Las Mejores Funciones de Gmail que Debes Conocer para Mejorar la Experiencia de Correo Electrónico
No ves muchas actualizaciones importantes en las funciones de Gmail. De alguna manera, ha permanecido cómodamente inalterado a lo largo de los años, mientras que rivales como Outlook parecen haber estado cambiando constantemente a los caprichos de un diseñador fácilmente distraído. En este artículo, te mostramos cómo aumentar tu productividad aprovechando una serie de funciones de Gmail menos conocidas durante tus actividades de correo electrónico.
Tabla de Contenidos
- Posponer
- Formato de Correo Electrónico Fácil
- Respuestas Inteligentes
- Modo Confidencial
- Gestión de Spam
- Establecer Gestos de Deslizamiento Personalizados
- Prevenir Acciones Accidentales
- Olvidar Recordatorios
- Configurar Rápidamente un Mensaje de Fuera de la Oficina
1. Posponer
No te estamos animando a posponer la respuesta a correos electrónicos importantes hasta una fecha posterior, ¡pero a veces simplemente no tienes otra opción! La función de Posponer oculta un correo electrónico y luego lo vuelve a colocar en la parte superior de tu bandeja de entrada en el día y la hora que especifiques.
Para posponer un correo electrónico, simplemente haz clic derecho sobre él, selecciona Posponer y luego elige la hora a la que deseas posponerlo. Si los tiempos listados no se adaptan a tu horario, puedes cambiar los valores predeterminados de Posponer en Google Keep. (También se aplicarán a Gmail.)
Ve a Google Keep, haz clic en el ícono de engranaje -> Configuración, luego cambia los Valores Predeterminados de Recordatorio a lo que mejor te convenga.
2. Formato de Correo Electrónico Fácil
Esta función tiende a pasarse por alto con frecuencia: puedes formatear rápidamente los correos electrónicos que escribes en tu teléfono con facilidad.
Simplemente abre un nuevo correo electrónico, mantén presionado un espacio vacío y luego toca Formato para mostrar un menú de opciones de formato de texto que van desde cambiar el color del texto, subrayar texto y más.
3. Respuestas Inteligentes
He estado posponiendo la revolución de las “Respuestas Inteligentes” en los teléfonos inteligentes, pero parece que es lo suficientemente popular como para haber llegado a la versión de escritorio.
Para los no iniciados, las Respuestas Inteligentes son respuestas rápidas predefinidas relacionadas con un correo electrónico que recibiste. Es un gran ahorro de tiempo, aunque hay algo distópico y de “muerte del lenguaje” en todo esto.
4. Modo Confidencial
La privacidad es un gran problema para muchas personas, por lo que Google ha añadido un “Modo Confidencial” a su aplicación de Gmail para dar a los usuarios control sobre correos electrónicos que contienen información sensible o privada.
Para acceder al Modo Confidencial en tu dispositivo, abre la aplicación de Gmail, luego toca el botón Redactar en la parte inferior derecha de la pantalla. Ahora, localiza el menú de tres puntos en la parte superior derecha, tócalo y desde allí selecciona “Modo Confidencial.”
Ahora puedes establecer una fecha de expiración para tu mensaje que varía de un día a cinco años, después de lo cual el mensaje se autodestruirá automáticamente. Si planeas enviar un correo electrónico aún más sensible, sería una buena idea establecer un código de acceso/código de SMS. Estos códigos son generados aleatoriamente por Google y se envían de manera segura a los destinatarios.
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5. Gestión de Spam
Hay muchas cosas bajo el capó que Google afirma pueden combatir el 99.9% de las estafas y correos electrónicos no confiables. (No hay forma de probar eso, pero bueno.)
Más tangiblemente, cuando arrojas correos electrónicos a la carpeta de Spam, Gmail ahora preguntará si deseas que intente darte de baja de la lista de correo del remitente, lo cual es considerado. Además, si Gmail detecta que nunca abres correos electrónicos de ciertos remitentes regulares, ahora preguntará si deseas bloquear a ese remitente.
6. Establecer Gestos de Deslizamiento Personalizados
Gmail para Android te permite asignar fácilmente diferentes acciones a tus gestos de deslizamiento. Deslizar a la izquierda o a la derecha en un mensaje archivará el mensaje por defecto, pero si lo deseas, puedes cambiar eso.
En tu aplicación de Gmail, toca el menú de hamburguesa ubicado en la esquina superior izquierda, encuentra Configuración en la parte inferior, tócalo y selecciona “Configuración General.” Desde allí, selecciona “Acciones de deslizamiento.”
Desde aquí puedes emparejar tus deslizamientos con una de estas acciones: Archivar, Eliminar, “Marcar como leído/no leído,” “Mover a” y “Posponer.” Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
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7. Prevenir Acciones Accidentales
A todos nos pasa en algún momento: enviar un correo antes de que esté listo o eliminar accidentalmente un correo electrónico porque estamos distraídos. Afortunadamente, Gmail ofrece una forma de prevenir estos pequeños contratiempos. Es extremadamente útil para aquellos de nosotros que tendemos a tener la cabeza en las nubes con frecuencia.
Siguiendo el camino descrito anteriormente, dirígete a “Configuración General,” luego busca la opción “Confirmación de Acción” y elige entre tres opciones: “Confirmar antes de eliminar,” “Archivar,” o “Enviar.”
Por ejemplo, cuando deseas eliminar un mensaje, Gmail te pedirá que confirmes. Ten en cuenta que este truco solo funciona cuando eliminas correos electrónicos de la manera clásica: abriendo un correo electrónico a la vez y presionando el ícono de papelera en la esquina superior derecha. Extrañamente, estas confirmaciones no aparecen si deslizas para eliminar tus mensajes. Aunque la opción de deshacer la acción aparece en la parte inferior de la pantalla inmediatamente después de haber eliminado un correo electrónico de esta manera, puedes recuperarlo si te mueves rápidamente.
8. Olvidar Recordatorios
Una función de Gmail es que puede recordarte automáticamente que respondas a correos electrónicos que has recibido recientemente sugiriendo “Responder y hacer seguimiento.” Sin embargo, muchos usuarios encuentran esto menos que útil y simplemente molesto. Si caes en esta última categoría, debes saber que puedes desactivarlo.
Para hacerlo tú mismo, necesitas regresar a “Configuración de Gmail -> Selecciona tu cuenta de Google -> Recordatorios -> Responder y hacer seguimiento.” Toca la función y desmarca ambas opciones. Ahora puedes estar tranquilo sabiendo que no serás molestado más por los recordatorios poco sutiles de Gmail.
9. Configurar Rápidamente un Mensaje de Fuera de la Oficina
¿Planeas tomarte unos días libres? Configura tu propio mensaje de fuera de la oficina en Gmail sin llamar al soporte técnico. Es bastante fácil. Sigue el mismo camino descrito anteriormente, pero en su lugar, busca “Respondedor de Vacaciones” bajo General.
Toca la opción y comienza a agregar tus detalles, comenzando con las fechas durante las cuales estarás ausente. Además, puedes agregar un mensaje rápido para informar a las personas que no estarás disponible durante el período mencionado y a quién pueden contactar en caso de emergencia. ¡Es súper simple!
¿Quieres seguir desbloqueando más funciones de Gmail? Puede que te interese aprender cómo acceder a Gmail desde tu escritorio o habilitar y usar Gmail sin conexión.
Crédito de la imagen: aplicaciones de correo de Google mostradas en iphone 6s por DepositPhotos
