La Guía Completa de Filtros de Todoist

Si ya estás usando Todoist para llevar un control de tu vida, podrías preguntarte cómo hacerlo aún más útil. La respuesta simple: filtros de Todoist. Estos tienen el poder de simplificar y organizar mejor todas tus tareas, especialmente cuando has añadido tantas tareas que ni siquiera sabes por dónde empezar. La buena noticia es que puedes usar filtros integrados o crear los tuyos propios. Sigue leyendo para aprender más.

Tabla de Contenidos

• ¿Qué Son los Filtros de Todoist?
• Mejores Filtros Predeterminados de Todoist
• Creando Tus Propios Filtros
• Creando Filtros Avanzados de Todoist
• Filtros Más Útiles
• Encontrando Inspiración para Filtros de Todoist
• Preguntas Frecuentes

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¿Qué Son los Filtros de Todoist?

Todoist ya tiene una barra de búsqueda útil para encontrar tareas rápidamente. Sin embargo, los filtros de Todoist llevan esto un paso más allá al permitirte crear búsquedas personalizadas para aquellas que usas a menudo. Por ejemplo, podrías crear un filtro para llamadas o correos electrónicos a los que necesitas responder antes de que termine el día. Puedes filtrar por etiqueta y fecha de vencimiento para ver rápidamente solo esas tareas.

Si tienes unos cientos de tareas en tu lista de tareas, simplemente desplazarte no es suficiente. Incluso si las categorizas cuidadosamente con etiquetas y prioridades, aún podrías perder tiempo valioso tratando de encontrar lo que necesitas y podrías fácilmente pasar por alto una tarea importante.

Para ver realmente cuán útiles pueden ser los filtros de Todoist, imaginemos que un profesional ocupado tiene varios cientos de tareas listadas para la semana. Esto podría ser una mezcla de correos electrónicos, llamadas, proyectos e incluso cosas que hacer en su camino a casa. Cuando inician sesión para ver sus tareas al comienzo del día, quieren comenzar a trabajar de inmediato.

Crean un filtro para mostrar primero solo las tareas de alta prioridad. Personalizan aún más el filtro para mostrar tareas que vencen ese día, posiblemente incluso tareas que vencen antes del almuerzo. Si siempre manejan los correos electrónicos que quedaron del día anterior como primera cosa en la mañana, personalizarían el filtro una vez más para mostrar solo tareas de correo electrónico. De repente, esa lista extremadamente larga solo muestra el puñado de tareas que la persona necesita hacer tan pronto como comienza a trabajar ese día.

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Lo mismo es cierto para cuando se van por el día. Filtrarían las tareas por Casa junto con el día actual. También podrían filtrar por persona si quisieran ver tareas próximas (como actividades extracurriculares escolares) para sus hijos, cónyuge, amigos u organizaciones benéficas.

Mejores Filtros Predeterminados de Todoist

Por defecto, Todoist te ofrece algunos filtros. Estos pueden variar según la plataforma que estés utilizando. Para los propósitos de esta publicación, estoy usando la versión gratuita para Web.

Los siguientes filtros están incluidos por defecto sin necesidad de que crees nada:

• Asignado a mí – solo lista tareas que te han sido asignadas
• Prioridad 1 – lista tareas etiquetadas como Prioridad 1
• Sin fecha de vencimiento – solo lista tareas sin fecha de vencimiento
• Ver todo – muestra todas tus tareas en una lista

Si no ves los cuatro, no te preocupes: puede que solo tengas algunos de estos. Sin embargo, úsalos para probar cómo funcionan los filtros. Incluso puedes hacer clic en el ícono de editar (lápiz) junto a un filtro para ver los detalles de la consulta utilizada. Esto te ayuda a familiarizarte más con cómo crear tus propios filtros.

De estos predeterminados, Prioridad 1 y Asignado a mí son probablemente los más útiles, ya que puedes ver rápidamente cuáles son tus tareas más urgentes.

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Creando Tus Propios Filtros

En el gran esquema de las cosas, los filtros predeterminados de Todoist son extremadamente básicos y pueden no ser tan útiles. Ahí es cuando es mejor crear tus propios filtros.

Para hacer que los filtros sean mejores, es importante usar etiquetas, fechas (si corresponde) y prioridades al crear tareas. De lo contrario, es difícil crear filtros basados en esos criterios. Puedes crear etiquetas al crear o editar una tarea o utilizando la sección “Filtros y Etiquetas”.

1. Para crear tu propio filtro, selecciona “Filtros y Etiquetas” en el panel izquierdo. En Android, arrastra el menú desde la parte inferior y selecciona “Filtros”. En iOS, toca “<” para abrir el menú y selecciona “Filtros y Etiquetas”.

2. Junto a “Filtros”, selecciona el botón “ +” para agregar un nuevo filtro. (Para este ejemplo, estoy creando un filtro que muestra tareas vencidas. Esto funciona bien para aquellas tareas que se pasan por alto pero que aún necesitan hacerse. Esto solo funciona si tus tareas tienen una fecha de vencimiento.)

1. Comienza ingresando un nombre para tu filtro. Usa algo descriptivo para que recuerdes para qué es.
2. Ingresa tu consulta de filtro. En este caso, es solo una palabra: “vencido”. (También puedes usar “v.”). Puedes agregar otros detalles, como una etiqueta, para ver solo las tareas vencidas de un proyecto específico. Luego, selecciona un color para tu filtro (si lo deseas). Encuentro que el uso de colores ayuda con mi propia organización personal. Finalmente, elige si deseas agregarlo a tus favoritos. (Puedes hacer esto más tarde.)
3. Haz clic en “Agregar” para crear el filtro.

Cuando hagas clic en el nombre del filtro ahora, obtendrás una lista de tareas vencidas.

Al crear filtros básicos, hay algunas cosas a tener en cuenta:

• Si tu consulta se basa en una etiqueta, siempre usa el símbolo “@” antes del nombre de la etiqueta, como “@trabajo”.
• Si tu consulta se basa en un proyecto/sección principal o solo en una subsección, siempre usa “#” antes del nombre, como “#Bandeja de entrada”.
• Si deseas que tu consulta incluya una sección principal junto con todas sus subsecciones, usa “##” antes del nombre.
• Si deseas excluir una subsección específica, agrega un “!” antes del nombre de la subsección, como “##Bandeja de entrada & !#Seguimientos”. (Esto incluye todas las secciones en la sección principal de Bandeja de entrada, excluyendo cualquier cosa de la subsección de Seguimientos).
• Si deseas buscar secciones con el mismo nombre en múltiples proyectos, usa “/“ antes del nombre, como “/Correos electrónicos”, que podría ser una subsección en múltiples secciones principales.

Para una lista de los filtros más útiles, siéntete libre de saltar a la sección de Filtros Más Útiles a continuación. Si deseas más información, sigue leyendo para ver cómo crear filtros de Todoist más avanzados.

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Creando Filtros Avanzados de Todoist

Crear un filtro básico es bastante fácil. Simplemente usa el nombre de una etiqueta, sección, fecha o palabra o frase específica (como vencido, recurrente, sin fecha, sin etiqueta). Sin embargo, no estás limitado a un solo criterio de filtro. Por ejemplo, en la sección anterior, viste cómo excluir una subsección en un filtro.

Antes de crear filtros avanzados, debes saber que algunos tipos de filtros son solo para usuarios premium. Además, los usuarios gratuitos están limitados a solo tres filtros a la vez.

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Para usar múltiples criterios, utiliza los siguientes operadores:

• “&” (y) – Usa esto para combinar dos criterios, como “Hoy & vencido” o “Hoy & #Bandeja de entrada”. Las tareas deben cumplir ambos criterios para aparecer en la lista.

• “|” (o) – Usa esto para filtrar por uno u otro criterio. Las tareas pueden cumplir cualquiera de los criterios, como “Hoy | Prioridad 1” o “@trabajo | @artículo”.

• “!” (excluir) – Usa esto para excluir algo del filtro. Por ejemplo, podría buscar tareas en mi Bandeja de entrada que no estén etiquetadas como artículo con “#Bandeja de entrada & !@artículo”.

• Combina múltiples filtros usando comas – Si deseas un filtro de Todoist aún más avanzado, crea múltiples filtros y sepáralos con comas. Por ejemplo, busca tareas de Prioridad 1 que vencen mañana y tareas de Prioridad 2 vencidas con “p1 & mañana, p2 & vencido”.

• ““ (comodín) – Haz que tu filtro sea más abarcador con un símbolo comodín. Por ejemplo, busca todas las tareas asignadas a cualquier persona con el apellido Crowder con “asignado a: crowder”.

Puedes colocar múltiples criterios entre paréntesis. Por ejemplo, “(mañana | vencido) & #Bandeja de entrada”. Esto mostraría tareas que vencen mañana o están vencidas y en la sección de Bandeja de entrada.

Si te encanta crear filtros de búsqueda en todas las aplicaciones de productividad que usas, aprende a dominar VLOOKUP en Excel y Google Sheets.

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Filtros Más Útiles

Para ayudarte a comenzar, Todoist tiene un generador de consultas de filtro de IA. Puede que no lo haga del todo bien, pero puede darte un punto de partida.

Si no estás seguro de por dónde empezar para crear tus propios filtros, considera usar algunas de las consultas de filtro más útiles, incluyendo:

• Asignado por: nombre – Encuentra tareas asignadas por una persona específica. Puedes usar “yo” como el nombre para ti mismo.
• Asignado a: nombre – Encuentra tareas asignadas a una persona específica. Esto es genial para ver solo las tareas que te han sido asignadas. Solo asegúrate de usar el nombre de la persona en Todoist. Por ejemplo, si el nombre de alguien es Robert Jones, pero está listado como Bob Jones en Todoist, usa Bob Jones en tu filtro.
• (hoy | vencido) & #NombreDelProyecto – Reemplaza #NombreDelProyecto con tu proyecto/sección deseada. Usa esto cada mañana para ver qué vence hoy y qué está vencido desde ayer.
• vencido antes: fecha y vencido después: fecha – Ve tareas que vencen antes o después de una fecha específica. Puedes usar días u horas, como “vencido antes: 10 de febrero” o “vencido después: 4 PM”.
• recurrente – Ve todas las tareas recurrentes. También puedes agregar filtros de etiquetas o de proyecto/sección para filtrar mejor tu búsqueda.
• sin fecha, sin hora, !asignado – Estos son perfectos para ver cualquier tarea que no tenga una fecha, hora o persona asignada. Si estás delegando y programando tareas, puedes usar estos tres a menudo.
• p1, p2, p3, y p4 – Filtra según la etiqueta de prioridad. También puedes usar “sin prioridad” para ver tareas sin prioridad listada.
• creado, creado antes y creado después – Encuentra tareas creadas en, antes o después de una fecha o cantidad de días. Por ejemplo, encuentra tareas creadas dentro de las últimas dos semanas con “creado después: -14 días”. O, ve tareas creadas antes del 1 de diciembre de 2021 con “creado antes: 1 de diciembre de 2021”.
• buscar – Si deseas realizar una búsqueda simple por palabra clave, usa “buscar: palabra clave” para filtrar solo por esa palabra. Combina esto con otros criterios para limitar tu búsqueda a solo una sección o etiqueta.

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Encontrando Inspiración para Filtros de Todoist

¿Quieres convertirte en un maestro de los filtros de Todoist? Todo lo que necesitas es la inspiración adecuada. El blog de Doist tiene 24 filtros increíbles y muy útiles para ayudarte a organizarte rápidamente. Estos también son grandes ejemplos de cómo usar filtros más complejos.

Sin embargo, el mejor lugar para encontrar inspiración o recibir ayuda para crear filtros avanzados es el subreddit r/todoist. La comunidad activa de más de 40,000 siempre está feliz de ayudar y mostrar sus propios filtros de Todoist, consejos y trucos. Este hilo, por ejemplo, es específicamente sobre encontrar inspiración para filtros.

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Preguntas Frecuentes

1. ¿Cómo puedo acceder a mis filtros más usados más rápido?

Si solo tienes unos pocos filtros, ir a la sección “Filtros y Etiquetas” no es un problema. Sin embargo, si tienes docenas de filtros, encontrar el correcto puede llevar tiempo.

Puedes agregar cualquier filtro a tu lista de Favoritos (que aparece en la barra lateral o menú en las aplicaciones) haciendo clic o tocando el ícono de corazón junto al nombre del filtro. Luego, simplemente busca en Favoritos tu filtro.

Alternativamente, si conoces el nombre o al menos parte del nombre de tu filtro, comienza a escribirlo en el cuadro de búsqueda y haz clic en el resultado de filtro aplicable.

2. ¿Puedo filtrar tareas completadas?

Actualmente, los filtros de Todoist no se aplican a tareas completadas. Para ver cualquier tarea completada, abre el proyecto aplicable, haz clic en el ícono del menú de tres puntos junto al proyecto y selecciona “Mostrar tareas completadas”.

3. ¿Tengo que crear un filtro para todas mis búsquedas?

No. Puedes ingresar cualquier criterio de filtro en el cuadro de búsqueda. Los filtros están diseñados para búsquedas que realizas a menudo, especialmente búsquedas complejas. En lugar de escribirlas cada vez, simplemente haz clic en el nombre del filtro. Si hay una búsqueda que usas raramente, no necesitas guardarla como un filtro si no quieres.

4. ¿Cómo puedo organizar mis filtros?

Es fácil que los filtros se descontrolen. Hay varias maneras de mantenerlos organizados:

• Agrega los que más usas a Favoritos.
• Agrupa filtros similares con etiquetas codificadas por colores.
• Arrastra y suelta para organizar los filtros como desees en tu lista de Filtros y Etiquetas.
• Si hay filtros que ya no usas, elimínalos. Cuantos menos filtros tengas, más fácil será encontrar lo que necesitas.