Por qué Excel es la única herramienta de gestión de proyectos que necesito
He probado numerosas herramientas de gestión de proyectos, pero sigo volviendo a Excel para la gestión de proyectos. Aunque puede que no sea perfecto para todos, es una solución simple pero efectiva que ya sabes cómo usar.
Gratis para empezar
Es difícil discutir con lo gratis. Descubrí que muchas herramientas de gestión de proyectos que quería usar mantenían algunas de las mejores características detrás de un muro de pago. Con Excel, casi todo es gratis desde el principio. Solo me he encontrado con un par de opciones de formato que requerían una suscripción a Office 365, aunque hay beneficios en una suscripción.
Es gratis usar Excel en línea. Incluso obtienes 5 GB de almacenamiento gratuito para documentos de Office.
Si necesitas una opción de escritorio gratuita, hay múltiples alternativas gratuitas de Excel.
Ya sé cómo usarlo
Usar Excel para la gestión de proyectos se convirtió en algo obvio cuando me di cuenta de que no necesitaba pasar horas o semanas tratando de aprender a usarlo. Lo he usado durante años. Si ya sabes cómo crear fórmulas, mejorar la apariencia con formato y organizar tus pestañas, tienes todo lo que necesitas para gestionar casi cualquier proyecto.
El tiempo que ahorré en aprender a usar algo nuevo, lo gasté en diseñar algunas plantillas para usar en nuevos proyectos.
Amplias plantillas gratuitas y baratas
Me doy cuenta de que muchas personas no están tan interesadas en diseñar hojas de cálculo, pero filas y columnas simples se difuminan y no son tan efectivas para gestionar proyectos.
Simplemente comienza con una plantilla de gestión de proyectos gratuita o barata. Encontrarás numerosas opciones dentro de Excel mismo. Estas te permiten rastrear tareas, cronogramas, presupuestos y más. Todo lo que tienes que hacer es ingresar tus propios datos y disfrutar.
Personalízalo completamente a mis necesidades
La mayoría de las herramientas de gestión de proyectos ofrecen opciones de personalización mínimas. Claro, puedo cambiar los colores y tal vez incluso agregar/quitar algunos campos, pero estoy atrapado con su diseño, que no siempre es eficiente para mí.
Al usar Excel para la gestión de proyectos, tengo control total sobre cómo se ve y se siente todo. Ni siquiera necesita parecer una hoja de cálculo.
Es cierto que lleva un tiempo personalizar completamente una hoja de cálculo. Sin embargo, puedes usarla mientras haces ajustes. Por ejemplo, tengo una hoja de cálculo que creé hace más de una década para rastrear fechas de vencimiento que todavía ajusto de vez en cuando.
Fácil de expandir o copiar
No siempre necesitas crear una nueva hoja de cálculo de Excel desde cero para cada proyecto. ¿Cambió tus requisitos? Simplemente ajusta tu hoja de cálculo. ¿Agregaste nuevos miembros al equipo? Expande tu hoja con pestañas para cada nuevo miembro.
Me gusta tener una hoja de cálculo separada para cada cliente. Puede que prefieras una hoja de cálculo diferente para cada proyecto individual o incluso solo una nueva cada año para rastrear mejor los resultados. Una vez que tengo una creada, solo puedo copiarla y hacer algunos ajustes para comenzar con un nuevo cliente o proyecto.
Simplemente ve a Archivo -> Crear una copia.
Puedo compartirlo con otros
Si estoy trabajando con alguien más o un pequeño equipo, es fácil compartir mi hoja de cálculo con otros. Incluso si una persona no tiene Excel, aún puede acceder a ella de forma gratuita en línea o descargarla y usarla con una alternativa gratuita de Excel.
Dado que los formatos de archivo de Excel son tan populares, la mayoría de las alternativas gratuitas pueden ser leídas y guardadas en esos formatos. Si quiero compartir sin que nadie edite, simplemente puedo compartirlo como un PDF.
Lo que me encanta es que puedo compartir mis hojas de cálculo y saber que otros probablemente ya saben cómo usar todo. Podemos actualizar detalles según sea necesario sin tener que hacer demasiadas preguntas sobre la herramienta de gestión de proyectos real.
El formato condicional me mantiene en el camino
Es algo simple, pero el formato condicional es una de mis características favoritas al usar Excel para la gestión de proyectos. Abro mi hoja y veo instantáneamente una visión general codificada por colores que muestra los plazos próximos y si estoy atrasado.
También puedo ver si se ha recibido el pago por un proyecto o si necesito enviar correos electrónicos de recordatorio, etc. Solo tengo que configurar el formato condicional para celdas específicas, y estoy listo. Puedo resaltar celdas, agregar escalas de colores e insertar fórmulas.
Ve a Inicio -> Formato condicional. Dependiendo de cómo esté configurada tu barra de herramientas, es posible que debas ir primero a Inicio -> Estilos.
Crea diferentes pestañas para varios aspectos
Al igual que con cualquier herramienta de gestión de proyectos, necesitarás más que solo una lista de tareas. Necesitarás un cronograma, una lista de tareas, quién es responsable, notas, detalles de contacto, presupuesto y mucho más. Crear un cuadro de búsqueda para encontrar rápidamente detalles en tu hoja de cálculo es una buena idea para diseños más complejos.
Al usar Excel para la gestión de proyectos, simplemente crea una pestaña o hoja diferente para cada aspecto. Ten una para tu presupuesto, otra para contactos, otra para tareas y notas, y otra más para tu cronograma.
Cada hoja puede verse completamente diferente. Por ejemplo, rastrea el cronograma de tu proyecto creando un gráfico de Gantt. Si bien puedes hacerlo desde cero, te sugeriría usar una plantilla gratuita como esta, que también puedes encontrar buscando dentro de Excel.
Para equipos más grandes, Excel puede no ser siempre la mejor opción. Pero, si eres un poco creativo y quieres ahorrar dinero, Excel es ideal para gestionar casi cualquier proyecto como individuo o pequeño equipo.
Crédito de la imagen: Pexels. Todas las capturas de pantalla por Crystal Crowder.
