10 Astuces et Trucs OpenOffice pour Améliorer la Productivité

Apache OpenOffice est une suite bureautique gratuite et open-source qui respecte la vie privée des utilisateurs et stocke tout votre travail au format OpenDocument (ODF). Le logiciel est compatible avec les alternatives bureautiques propriétaires populaires, telles que Microsoft Office, et couvre le traitement de texte, les tableurs, les présentations, les graphiques et les applications de base de données. Voici une liste d’astuces OpenOffice que vous devez connaître.

Table des matières

• 1. Familiarisez-vous avec les extensions
• 2. Changez la langue de l’interface utilisateur dans OpenOffice
• 3. Activez les aides à l’écriture
• 4. Personnalisez les raccourcis clavier
• 5. Créez une table des matières
• 6. Écrivez des formules et des expressions
• 7. Imprimez des documents de votre présentation
• 8. Recherchez sur le Web
• 9. Envoyez votre document par e-mail
• 10. Essayez une méthode alternative pour insérer des tableaux
• Questions Fréquemment Posées

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1. Familiarisez-vous avec les extensions

S’il y a des fonctionnalités que vous aimeriez utiliser et qu’OpenOffice n’a pas par défaut, envisagez d’installer une extension pour une fonctionnalité supplémentaire. Suivez les étapes ci-dessous pour accéder à la bibliothèque d’extensions d’OpenOffice depuis Writer.

Remarque : certaines de ces extensions n’ont pas été mises à jour depuis un certain temps, donc elles pourraient ne pas être compatibles avec la dernière version d’OpenOffice.

1. Allez dans “Outils -> Gestionnaire d’extensions.”

1. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, cliquez sur l’option “Obtenir plus d’extensions en ligne.”

1. Vous serez dirigé vers la bibliothèque d’extensions d’OpenOffice où vous pouvez rechercher diverses extensions en utilisant des mots-clés. Alternativement, vous pouvez simplement naviguer.

Si vous ne savez pas quoi télécharger en premier, nous avons quelques suggestions :

• Pack de modèles professionnels : avec le Pack de modèles Pro, vous avez accès à une bibliothèque de modèles professionnels qui couvrent tout, des documents d’affaires et des présentations aux affiches et communiqués de presse. C’est vraiment utile à avoir.
• BasicCommentHelper : activez la fonctionnalité de commentaires dans OpenOffice avec l’extension BasicCommentHelper. Une fois installée, ajoutez vos observations tout au long d’un document, tout comme vous le feriez dans Microsoft Word.
• Bibliothèques de langues : OpenOffice est livré avec une grande collection de dictionnaires qui vous permet d’ajouter plus de langues afin que vous puissiez taper dans votre langue maternelle.

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2. Changez la langue de l’interface utilisateur dans OpenOffice

OpenOffice est livré avec l’anglais comme langue d’interface utilisateur par défaut. Cependant, vous pouvez facilement le changer pour votre langue maternelle.

1. Allez sur la page de téléchargement d’OpenOffice et sélectionnez votre pack de langue dans le menu déroulant. Appuyez sur “Télécharger le pack de langue.”

1. Installez-le sur votre appareil.

2. Allez dans “Outils -> Options.”

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez “Paramètres de langue -> Langues.”

1. Sélectionnez une autre langue d’interface utilisateur dans le menu déroulant “Interface utilisateur” à droite.
2. Redémarrez le logiciel Apache OpenOffice pour que la langue de l’interface utilisateur soit changée.

3. Activez les aides à l’écriture

Si vous n’utilisez pas votre langue maternelle dans OpenOffice, vous pourriez avoir besoin de vérification orthographique, de césure, de thésaurus et d’autres fonctionnalités similaires pour vous aider dans votre écriture.

1. Allez dans “Outils -> Options -> Paramètres de langue -> Aides à l’écriture” pour une liste des modules linguistiques disponibles.

1. Cliquez sur le bouton Éditer en haut pour “Modules linguistiques disponibles” pour voir quels outils sont installés pour la langue actuelle.
2. Utilisez la liste déroulante pour voir quelles langues sont installées.

1. Si vous ne voyez pas votre langue, cliquez sur “Obtenir plus de dictionnaires en ligne.”

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4. Personnalisez les raccourcis clavier

OpenOffice propose une large gamme de raccourcis clavier prédéfinis, mais vous pouvez également créer les vôtres. Assignez différentes touches pour différentes fonctionnalités et accomplissez votre tâche sans toucher à la souris.

1. Ouvrez un document dans OpenOffice.
2. Allez dans “Outils -> Personnaliser.”
3. Passez à l’onglet “Clavier” en haut pour trouver une liste de raccourcis.

1. Sélectionnez un logiciel individuel tel que Writer ou appliquez-le globalement en utilisant l’option OpenOffice en haut.
2. Pour changer ce que fait une combinaison de touches, trouvez-la dans la liste et appuyez sur le bouton “Modifier”.

1. Dans la section “Fonctions”, sélectionnez ce que la combinaison de touches déclenchera à la place. Par exemple, vous pouvez faire en sorte que Shift + 8 déclenche la création d’un document HTML.

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5. Créez une table des matières

Si vous travaillez sur un document long, avoir une table des matières peut être utile, car elle permettra aux lecteurs de parcourir rapidement le document. En utilisant OpenOffice, vous pouvez créer une table des matières d’un simple clic.

Avant de créer une table des matières, ajoutez quelques titres à votre document pour créer une structure.

1. Localisez les styles de titre en allant dans “Format -> Styles et formatage.”

1. Double-cliquez sur l’une des options qui apparaissent dans la fenêtre contextuelle pour ajouter vos titres.

1. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez que la table des matières apparaisse.
2. Allez dans l’option “Insérer -> Index et tables.”

1. Sur la page “Insérer Index/Table”, définissez le nombre de niveaux (ou numéros de titre) que vous souhaitez inclure. Changez le paramètre “Évaluer jusqu’au niveau” si vous ne souhaitez pas tous les inclure.

1. Assurez-vous que la case “Plan” est cochée et cliquez sur le bouton “…” à côté. Si le bouton apparaît grisé, vérifiez l’option “Styles supplémentaires”.

1. Sélectionnez l’un des différents styles pour personnaliser votre table des matières.
2. Cliquez sur “OK” dans l’onglet principal, et votre table des matières devrait apparaître dans votre document.
3. Si vous décidez d’ajouter du nouveau contenu à votre document plus tard, la table des matières ne se mettra pas à jour automatiquement. Pour la mettre à jour, faites un clic droit sur votre table des matières et sélectionnez l’option “Mettre à jour l’index/table”. Les nouveaux titres devraient remplir votre table.

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6. Écrivez des formules et des expressions

OpenOffice a un très bon support pour écrire des caractères spéciaux et des formules, et les insérer dans un document est très simple.

1. Allez dans “Insérer -> Caractère spécial.”

1. Trouvez le caractère spécial que vous souhaitez dans la petite fenêtre qui apparaît. Si vous en sélectionnez plusieurs, vous les verrez tous affichés en bas de la fenêtre, et ils seront tous insérés.

1. Écrire des formules est un peu plus complexe que d’ajouter des caractères spéciaux. Tout d’abord, allez dans “Insérer -> Objet -> Formule.”

1. Cela ouvrira une fenêtre d’édition en bas, une boîte où vous écrirez votre équation dans le document, et les fenêtres “Flottantes” où vous ajouterez vos éléments.

1. Sélectionnez parmi les différents éléments dans “Éléments” pour ajouter des fonctions, des multiplications, des opérateurs et des opérations telles que l’addition, la soustraction ou le booléen.
2. Pour changer les variables “a” et “b”, cliquez sur chacune dans la boîte d’équation dans le document. Une fois que vous avez terminé d’écrire votre équation, cliquez n’importe où à l’extérieur.

Astuce : utilisez les tableaux de référence de formules pour taper vos équations rapidement et efficacement.

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7. Imprimez des documents de votre présentation

Les documents peuvent offrir un aperçu rapide de votre présentation. Si vous imprimez votre présentation directement, chaque diapositive prendra une page, ce qui est inefficace. Avec des documents, cependant, vous pouvez obtenir de deux à six diapositives sur une page.

1. Ouvrez une présentation et cliquez sur l’onglet “Document” au-dessus de la vue des diapositives.

1. Dans l’onglet “Mises en page” sur le côté droit, choisissez le nombre de diapositives que vous souhaitez par page.

1. La mise en page par défaut est en paysage. Si vous souhaitez en portrait (vertical), choisissez “Format -> Page” et sélectionnez “Portrait.”
2. Pour ajouter des lignes horizontales pour que les gens prennent des notes, vous pouvez utiliser l’outil de ligne pour dessiner un ensemble de trois à quatre lignes par la première diapositive.

1. Pour ajouter un numéro de page en bas de chaque feuille (pas de chaque diapositive), utilisez l’outil “Texte” pour dessiner une zone de texte en bas de la page et tapez le mot “Page.”

1. Allez dans “Insérer -> Champs -> Numéro de page” pour ajouter un numéro de page qui s’incrémente automatiquement.

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8. Recherchez sur le Web

Vous pouvez utiliser OpenOffice pour rechercher n’importe quelle URL et mot-clé à partir de votre document.

1. Allez dans “Affichage -> Barres d’outils -> Barre de liens hypertexte.” Cliquez dessus, et vous devriez voir une nouvelle barre apparaître en haut de votre document.

1. Chaque fois que vous souhaitez rechercher sur le Web un certain terme qui apparaît dans votre document, surlignez le(s) mot(s) dans le texte.

1. Appuyez sur l’icône des jumelles dans la barre d’outils et sélectionnez un moteur de recherche. Vous n’avez que quelques options, mais Google est inclus.
2. Cela ouvrira les résultats de recherche de votre(s) mot(s) surligné(s) dans votre navigateur par défaut.
3. Alternativement, vous pouvez utiliser la barre d’URL en haut pour aller directement sur un site depuis OpenOffice.

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9. Envoyez votre document par e-mail

Vous pouvez utiliser OpenOffice pour envoyer des documents directement depuis le programme. Cette fonctionnalité sera pratique si vous devez envoyer plusieurs e-mails par jour.

1. Cliquez sur “Fichiers -> Envoyer.”

1. Vous avez plusieurs options, y compris “Document en tant qu’e-mail” et “E-mail en tant que texte OpenDocument.”

1. Après avoir cliqué sur l’une des options ci-dessus, OpenOffice ouvrira votre client de messagerie par défaut avec le document en pièce jointe. Cette technique ne fonctionne pas si vous avez un client de messagerie basé sur le Web comme Gmail. Vous devez installer un client de messagerie natif comme Thunderbird ou Mailspring pour résoudre le problème.

10. Essayez une méthode alternative pour insérer des tableaux

Dans OpenOffice, vous pouvez également insérer des tableaux en utilisant une série de tirets (-) ou de tabulations séparés par des signes plus (+). Les signes plus sont utilisés pour indiquer les diviseurs de colonnes, tandis que les tirets (ou tabulations) sont utilisés pour définir la largeur d’une colonne.

Pour vous assurer que cette astuce fonctionne, vérifiez que la fonction est activée.

1. Allez dans “Outils -> Autocorrect”, et dans l’onglet “Options”, assurez-vous que l’option “Créer un tableau” est cochée.

1. Allez dans “Format -> AutoCorrect” et si “Pendant la saisie” n’est pas activé, cliquez dessus.

1. Écrivez (ou copiez/collez) quelque chose comme ceci dans OpenOffice : +—————–+—————+——+

1. Appuyez sur Entrée pour créer instantanément le tableau.

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Questions Fréquemment Posées

OpenOffice Impress prend-il en charge les animations ?

Oui. OpenOffice Impress a un excellent support pour l’animation des éléments et les transitions de page. Notez que si vous importez un fichier de présentation Microsoft Office, Impress peut ne pas reconnaître l’animation.

OpenOffice peut-il remplacer complètement Microsoft Office ?

Selon vos besoins, la suite OpenOffice pourrait offrir juste assez pour que vous puissiez accomplir vos tâches. Cependant, vous devez garder à l’esprit que certaines fonctionnalités de Microsoft Office n’ont pas de substitut dans OpenOffice. D’un autre côté, vous pourriez être en mesure d’ajouter certaines de ces options manquantes à OpenOffice via des extensions.

Comment convertir un document Word au format OpenOffice ?

Faites un clic droit sur le document Word en question et trouvez “Ouvrir avec.” Sélectionnez OpenOffice pour ouvrir le fichier Word. Si le document n’est pas formaté correctement, vous pouvez le formater manuellement. Ensuite, cliquez sur l’option “Fichier -> Enregistrer sous”, puis sélectionnez le document texte ODF (.odt) pour l’enregistrer ainsi. Alternativement, vous pouvez utiliser l’un des nombreux convertisseurs de fichiers en ligne, comme Convertio.

Crédit image : Amy Hirschi via Unsplash. Toutes les captures d’écran ont été prises par Hrishikesh Pathak.