10 conseils de vidéoconférence pour un travail à distance fluide

Dans le monde d’aujourd’hui, les salles de conférence sont échangées contre des salons et des chambres à coucher. Les travailleurs du monde entier utilisent des outils de chat vidéo comme Zoom et Microsoft Teams pour continuer les réunions quotidiennes et les interactions en face à face. Bien que cela satisfasse le besoin d’interaction sociale, cela peut également sembler un peu envahissant de permettre à des collègues et des coéquipiers de voir nos maisons. Utilisez ces étapes pour tirer le meilleur parti de chaque vidéoconférence.

Table des matières

• 1. Avoir le bon équipement
• 2. Trouver le bon éclairage
• 3. Envisager un arrière-plan virtuel
• 4. Configurer votre équipement avant l’appel
• 5. Tester l’audio et la vidéo sur Zoom
• 6. Vérifiez votre connexion Internet (et ayez une sauvegarde)
• 7. Connaître vos applications
• 8. Maintenir une étiquette appropriée pendant l’appel
• 9. Activer le mode Ne pas déranger
• 10. Après l’appel

Lisez aussi : 12 des meilleurs sites de recherche d’emploi pour le travail à distance

1. Avoir le bon équipement

Pour l’utilisateur quotidien, les caméras, microphones et haut-parleurs intégrés d’un ordinateur sont plus que suffisants. Cependant, si vous souhaitez améliorer la qualité globale, les options tierces sont nombreuses. Avoir le bon équipement est essentiel pour s’assurer que les autres lors d’un appel vidéo peuvent vous entendre et vous voir clairement. À cet égard, nous avons inclus quelques recommandations d’équipement ci-dessous pour améliorer votre expérience de vidéoconférence.

Caméras

Si vous vous trouvez dans une situation où la caméra de votre ordinateur n’est pas HD, en acheter une est un très bon choix. Avoir l’air professionnel est important, et avoir une caméra HD externe va vous aider. Les deux options ci-dessous vous aideront non seulement à avoir l’air plus professionnel, mais dans le cas du Razer, cela aidera également à augmenter l’éclairage avec une lumière annulaire intégrée.

• Razer Kiyo – C’est généralement considéré comme l’une des meilleures caméras pour le télétravail, grâce à sa qualité 720p et sa lumière annulaire intégrée. La lumière est votre amie, donc associez cela à un prix abordable, et c’est un match parfait.
• Logitech C920 – Certifiée dès sa sortie de la boîte pour Teams et Zoom, cette caméra 720p se fixe facilement sur n’importe quel ordinateur et est même livrée avec un trépied si vous souhaitez vous installer à côté d’un ordinateur.

Microphones

Si vous êtes en réunion vidéo toute la journée, il est judicieux d’investir dans un bon microphone à condensateur afin que vous ayez toujours un son clair. À moins que vous ne soyez toujours en déplacement, un microphone à condensateur aidera à réduire la fatigue des participants, car vous aurez l’air d’être avec eux en personne.

• HyperX SoloCast – La qualité plug-and-play garantit que ce microphone est bon pour les débutants et les utilisateurs avancés de Zoom. Un indicateur LED vous indique quand vous êtes “en direct”, tandis que le support ajustable vous aide à trouver une position confortable.
• Blue Yeti – Une autre option largement considérée comme “la meilleure” pour les microphones, cette option USB est prête pour Mac et Windows. Elle durera des années et ajoute une qualité qui est incomparable par rapport à une option intégrée.

Casques

Les casques sont une bonne alternative aux microphones à condensateur si vous avez un espace de bureau limité. De plus, c’est simplement une bonne étiquette de vidéoconférence de diriger l’audio de la réunion vers un casque ou un écouteur.

• Jabra Evolve 40 – Bien que la plupart des gens pensent aux microphones de bureau USB, un casque peut tout aussi bien améliorer la qualité audio. Le Jabra Evolve 40 prouve que vous n’avez pas besoin de dépenser beaucoup pour obtenir mieux que le microphone intégré de votre ordinateur.
• Jabra Evolve 65 UC – Équipé de Bluetooth, le Jabra vous permet de vous éloigner jusqu’à 100 pieds de votre ordinateur. Quatorze heures de temps de conversation garantissent que vous pouvez passer toute une journée de vidéoconférences sans avoir à vous soucier de recharger.

2. Trouver le bon éclairage

En matière de vidéoconférence, choisissez un endroit qui dispose de beaucoup de lumière naturelle, que ce soit près d’une fenêtre ou à l’extérieur. Plus vous avez de lumière naturelle, moins vous êtes susceptible de vous fatiguer. Séparément, votre arrière-plan compte également. Essayez de trouver un endroit avec le moins de distractions en arrière-plan. Une suggestion courante est une table de cuisine, car elle est souvent près de nombreuses fenêtres. L’inconvénient de compter sur la lumière naturelle est les instances où le coucher de soleil, les nuages et la pluie dominent le ciel.

Heureusement, lorsque les scénarios météorologiques interfèrent ou si changer de pièce n’est pas une option, il existe de nombreuses solutions d’éclairage. Les lumières annulaire, par exemple, peuvent être une solution matérielle idéale pour augmenter l’éclairage. Peu coûteuses, elles fournissent un éclairage doux et uniforme qui peut même être monté directement sur le matériel de l’ordinateur. Même quelque chose d’aussi basique qu’une lampe sur un bureau pointée vers le haut peut aider à augmenter la lumière naturelle.

3. Envisager un arrière-plan virtuel

Lorsque la vidéoconférence a vraiment augmenté à la mi-2020, les arrière-plans virtuels étaient à la mode, mais maintenant ils devraient principalement être utilisés comme un moyen de cacher votre arrière-plan physique. Si vous êtes dans une petite pièce ou si vous avez des étagères décoratives directement derrière vous qui pourraient distraire, un arrière-plan virtuel fonctionne très bien.

De plus, les employeurs ont créé leurs propres arrière-plans virtuels pour que les employés les utilisent, donc n’hésitez pas à les intégrer dans vos appels vidéo. Un arrière-plan physique fonctionne très bien, tant qu’il n’y a rien qui puisse détourner l’attention de quelqu’un. Tous les logiciels de vidéoconférence ajoutent également une fonction “flou” afin que vous n’ayez pas à faire de changements. Cela floutera légèrement les choses pour qu’elles soient floues et ne prennent pas le pas sur votre réunion.

4. Configurer votre équipement avant l’appel

Pour de nombreux employés, c’est leur première fois en vidéoconférence à domicile. Étant donné cela, il est important de comprendre comment tout configurer. Dans le cas le plus basique, configurer votre équipement intégré devrait être votre première action. Avant de courir acheter quoi que ce soit, assurez-vous que tout ce qui est déjà sur votre ordinateur fonctionne.

Tester la caméra et le microphone

Pour tester le microphone sous Windows 10, allez dans “Démarrer -> Paramètres -> Système -> Son.” Assurez-vous d’avoir la bonne entrée sélectionnée, que vous utilisiez le microphone intégré ou un externe. Parlez dans le microphone, et la barre bleue sous “Tester votre microphone” devrait monter et descendre pendant que vous parlez. Si la barre bouge, votre microphone fonctionne. Pour la caméra, appuyez sur votre bouton Démarrer et sélectionnez “Caméra” dans votre liste d’applications.

Tester la caméra sur un Mac est aussi simple que d’ouvrir n’importe quelle application qui peut utiliser la caméra. Par exemple, ouvrez l’application FaceTime et confirmez qu’une lumière verte s’allume à côté de la caméra en haut de l’écran. Testez le microphone en allant dans “Préférences Système -> Son -> Entrée” et commencez à parler. Si les barres s’allument pendant que vous tapez, parlez ou chantez, le microphone est prêt à l’emploi. N’oubliez pas de choisir la bonne entrée si vous avez un microphone externe branché.

5. Tester l’audio et la vidéo sur Zoom

Comprendre comment utiliser Zoom est un élément essentiel d’une bonne configuration de travail à domicile. Cela inclut savoir comment tester votre audio et votre vidéo et effectuer un appel test. Notez que toutes les étapes ci-dessous s’appliquent à la fois aux PC et aux Mac.

Tester l’audio de Zoom

1. Allez dans “Paramètres” en cliquant sur l’icône d’engrenage. Sur le côté gauche de la fenêtre contextuelle, cliquez sur “Audio”, qui devrait être la troisième option en haut.
2. Sélectionnez les bonnes options d’entrée et de sortie en fonction de si vous utilisez un microphone ou un casque externe. Cliquez sur “Tester le haut-parleur” et “Tester le microphone” pour les tester respectivement. Vous devriez voir la barre de niveau d’entrée bouger pendant que vous parlez dans le microphone.

Tester la vidéo de Zoom

1. Allez dans “Paramètres” en cliquant sur l’icône d’engrenage. Sur le côté gauche de la fenêtre contextuelle, cliquez sur “Vidéo”, qui devrait être la deuxième option en haut.
2. Une fois que la fenêtre Vidéo s’ouvre, votre caméra devrait être active. Il n’y a pas de test supplémentaire à effectuer. Si votre caméra fonctionne comme prévu, vous devriez vous voir dans le cadre. Sinon, assurez-vous que la caméra n’est pas bloquée et redémarrez votre ordinateur si nécessaire et vérifiez si le problème est résolu.
3. Une étape importante est de s’assurer que vous avez sélectionné “Activer HD” dans les options vidéo.

Effectuer un appel test sur Zoom

Avec l’audio et la vidéo tous configurés, la dernière étape avec Zoom est d’essayer un appel test. Visitez http://zoom.us/test et cliquez sur le bouton “Rejoindre” dans le navigateur. Dès que vous êtes dans la réunion test, Zoom vous permettra de tester à nouveau votre audio et vos haut-parleurs. Si vous avez un microphone ou une caméra tiers installés, vous aurez également la possibilité de choisir quel appareil d’entrée/sortie utiliser. Pour bien le tester, assurez-vous de cliquer sur “Rejoindre avec l’audio de l’ordinateur” et “Démarrer la vidéo”, puis vérifiez que tout fonctionne.

6. Vérifiez votre connexion Internet (et ayez une sauvegarde)

Une fois que votre ordinateur est configuré, la prochaine chose à faire est de tester votre connexion Internet, ce qui peut facilement être fait sur SpeedTest, Google ou SpeedOf. Si votre vitesse de téléchargement est lente, cela pourrait affecter la qualité vidéo. Dans ce cas, vous voudrez peut-être envisager de changer la position de votre routeur Internet afin qu’il soit plus proche d’un bureau à domicile ou de travailler depuis une autre pièce.

Lorsque votre Internet échoue, il est important d’avoir un plan de secours en tête. Que ce soit un point d’accès dédié, le point d’accès de votre téléphone ou le café au coin de la rue, ayez un plan en tête. Si le choix est de penser à une sauvegarde ou de manquer une vidéoconférence importante, ce n’est pas une décision difficile.

7. Connaître vos applications

Un autre conseil pour le travail à domicile est de connaître la technologie que vous utilisez. Google Hangouts, Zoom et Microsoft Teams ont tous leur propre mise en page logicielle unique. Essayez de vous familiariser avec ce logiciel à l’avance. Par exemple, sachez où se trouvent la fonction de partage d’écran, le chat et les boutons de sourdine.

• Microsoft Teams – Teams est une application de chat et de vidéoconférence combinée, disponible à la fois en version personnelle et professionnelle, qui peut accueillir jusqu’à 1 000 membres par appel vidéo. Cela s’ajoute aux chats 1-1, aux appels vocaux et vidéo. Les utilisateurs de Teams peuvent changer d’arrière-plan, enregistrer des réunions et utiliser des salles de sous-groupes avec une disponibilité sur les plateformes de bureau et de mobile.
• Zoom – Zoom est en quelque sorte l’application de vidéoconférence par défaut pour les entreprises. Elle est gratuite pour un usage personnel et pour les petites entreprises, tandis que les grandes entreprises nécessitent une licence. Zoom est définitivement plus axé sur la vidéoconférence et idéal pour les grandes équipes. Vous pouvez communiquer par chat avec ou sans vidéoconférence, mais ce n’est pas aussi convivial que Teams.
• Google Meet – Le logiciel Meet de Google a été populaire auprès des écoles et pour les cas d’utilisation vidéo personnels, mais il est à la traîne par rapport à Zoom et Teams dans le monde professionnel. Les salles de sous-groupes sont parfaites pour les environnements de travail, et la fonction “lever la main” facilite la pose d’une question sans interrompre. Actuellement gratuit, Google Meet commencera à facturer les entreprises par utilisateur en janvier 2022.
• Skype – Le logiciel de vidéoconférence “héritage” de Microsoft, Skype a un abonnement payant peu coûteux qui en fait une option attrayante mais moins riche en fonctionnalités par rapport à Teams. Un service de messagerie vocale facilite la connaissance des appels manqués lorsque vous vous éloignez de l’ordinateur. Si vous devez faire un choix, Teams a plus de promesses, grâce à son inclusion dans Microsoft 365.

8. Maintenir une étiquette appropriée pendant l’appel

Mutez-vous

Lorsque vous êtes en réunion vidéo, il est utile qu’une seule personne parle à la fois. La meilleure règle est de ne vous désactiver que lorsque c’est votre tour de parler, ou de poser ou répondre à une question. La dernière chose dont tout le monde a besoin lors d’un appel est de crier les uns sur les autres, et être muet garantit que les appels peuvent commencer (et se terminer) à l’heure.

Soyez à l’heure

La ponctualité compte dans le bureau physique et dans le monde virtuel. C’est le respect de base pour tout le monde dans la réunion.

Habillez-vous correctement

Certains employeurs peuvent vouloir que leur personnel s’habille comme ils l’étaient au bureau, tandis que d’autres permettent un simple jean et un t-shirt. Assurez-vous de vous habiller correctement pour la réunion et de changer de vos pyjamas.

Regardez la caméra

Travailler à distance augmente l’opportunité de faire plusieurs choses à la fois. Pendant que vous êtes en appel vidéo, établir un contact visuel est important pour que les autres sachent que vous prêtez attention. Non seulement ils apprécieront l’attention, mais vous éviterez également de manquer quoi que ce soit.

9. Activer le mode Ne pas déranger

Nous y avons tous été à un moment ou à un autre. C’est un appel vidéo important et le téléphone de quelqu’un sonne. Cela devient plus acceptable mais c’est toujours quelque chose qui devrait être évité si possible. Lorsque vous êtes en vidéoconférence, utilisez les fonctions Ne pas déranger ou silencieuses de votre smartphone. Au-delà des appels téléphoniques, cela inclut également les notifications par e-mail et les notifications de texte/iMessage, les alertes FaceTime, etc. Aussi facile qu’il soit de configurer le DND de nos jours sur Android et iOS, il est tout aussi facile de le désactiver dès qu’un appel vidéo se termine.

10. Après l’appel

Une fois qu’un appel est terminé, quelqu’un devrait être responsable de prendre des notes et de les envoyer à l’équipe. Quelles sont les prochaines étapes ou ce qui était actionnable lors de l’appel ? Qui est responsable de quoi ? C’est un excellent moyen de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Si vous êtes le facilitateur, vous pouvez envoyer un remerciement à une équipe plus large que vous ne rencontrez pas régulièrement et les remercier pour leur temps, leurs idées, leur assistance, etc.

Conclusion

Bien que la vidéoconférence existe depuis des années, voire des décennies, les dernières semaines l’ont mise en lumière comme jamais auparavant. Savoir comment s’engager et interagir correctement avec ces plateformes est crucial en ce moment. Si vous envisagez Skype plutôt que Zoom, vous voudrez peut-être les comparer et voir lequel est le mieux adapté à vos besoins.