4 façons de transformer des e-mails en tâches dans Microsoft Outlook

Si vous cherchez un moyen d’être plus productif, envisagez de transformer des e-mails en tâches. Sans avoir à copier et coller manuellement tous les détails dont vous avez besoin, vous pouvez créer une tâche à partir d’un e-mail dans Outlook. Ce guide vous montre quatre options.

Table des matières

• 1. Faire glisser un e-mail vers les tâches Outlook
• 2. Faire glisser un e-mail vers les tâches en utilisant des options supplémentaires
• 3. Suivre un e-mail avec un rappel
• 4. Configurer une étape rapide pour créer une tâche à partir d’un e-mail
• Questions fréquemment posées

1. Faire glisser un e-mail vers les tâches Outlook

Le glisser-déposer est un excellent moyen de déplacer rapidement des éléments, et il en va de même pour transformer des e-mails en tâches dans Outlook.

1. Sélectionnez l’e-mail dans votre boîte de réception, faites-le glisser vers l’onglet “Tâches” et relâchez.

1. Vous verrez apparaître la nouvelle boîte de tâche avec l’objet de l’email comme nom de la tâche et le message dans le corps de la tâche.

1. Complétez les champs restants, selon vos souhaits, pour la tâche. Vous pouvez ajouter des dates de début et d’échéance, définir une priorité et choisir un statut. Sélectionnez “Enregistrer et fermer” en haut à gauche lorsque vous avez fini.

Vous verrez la tâche dans votre liste dans l’onglet “Tâches” et l’e-mail reste dans votre boîte de réception.

2. Faire glisser un e-mail vers les tâches en utilisant des options supplémentaires

Si vous souhaitez créer la tâche avec l’e-mail en pièce jointe ou déplacer l’e-mail vers vos tâches au lieu de le copier, vous pouvez ajouter une étape supplémentaire à l’option de glisser-déposer ci-dessus.

1. Sélectionnez l’e-mail dans votre boîte de réception en utilisant le bouton droit de votre souris, faites-le glisser vers l’onglet “Tâches” et relâchez.

1. Vous verrez une petite fenêtre contextuelle avec trois options. Vous pouvez copier l’e-mail dans les tâches avec du texte ou avec une pièce jointe ou le déplacer vers les tâches avec une pièce jointe. Choisissez l’action que vous souhaitez effectuer.

Tout comme la méthode simple de glisser-déposer précédemment, vous verrez la nouvelle fenêtre de tâche s’ouvrir, prête pour que vous complétiez les champs supplémentaires et enregistriez lorsque vous avez terminé.

3. Suivre un e-mail avec un rappel

Peut-être que vous n’utilisez pas les tâches Outlook pour vos choses à faire. Vous pouvez utiliser la fonction de suivi avec un rappel pour effectuer ce dont vous avez besoin sur un e-mail à la place.

1. Sélectionnez l’e-mail dans votre boîte de réception et allez dans l’onglet “Accueil”. Si vous avez le message ouvert dans sa propre fenêtre, allez dans l’onglet “Message”. Ouvrez la boîte déroulante “Suivre” dans la section Tags du ruban.

1. Sélectionnez “Ajouter un rappel” dans la liste. Alternativement, vous pouvez choisir une heure pour le suivi à la place ; cependant, cela ne remplira pas automatiquement le rappel pour vous.

1. Dans la fenêtre contextuelle personnalisée, vous verrez la case “Rappel” cochée en bas. Utilisez les boîtes déroulantes en dessous pour choisir la date et l’heure du rappel.

1. Vous pouvez également sélectionner les options en haut de la boîte si vous le souhaitez. Vous pouvez choisir le type de drapeau, une date de début et une date d’échéance. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “OK.”

1. À la date et à l’heure que vous avez sélectionnées, vous recevrez un rappel Outlook pour que vous preniez l’action associée à l’e-mail. Vous devriez également voir les e-mails que vous marquez pour suivi dans l’onglet “Tâches”.

Remarque : vous pouvez également programmer des e-mails dans Outlook et configurer un transfert automatique.

4. Configurer une étape rapide pour créer une tâche à partir d’un e-mail

Un moyen supplémentaire de transformer un e-mail en tâche dans Outlook est d’utiliser la fonction Étapes rapides. Vous pouvez configurer une étape rapide pour créer une tâche, puis sélectionner cette étape rapide ou utiliser un raccourci que vous lui attribuez.

1. Allez dans l’onglet “Accueil” dans Outlook et cliquez sur la flèche “Plus” en bas de la boîte Étapes rapides dans cette section du ruban ou utilisez le menu déroulant Étapes rapides si votre ruban est condensé.

1. Allez à “Nouvelle étape rapide” et sélectionnez “Personnalisé.”

1. En haut de la fenêtre Modifier l’étape rapide, donnez un nom à votre nouvelle étape rapide.

1. Dans la section Actions, ouvrez la liste déroulante et allez à la section “Catégories, Tâches et Drapeaux”. Choisissez soit “Créer une tâche avec pièce jointe” soit “Créer une tâche avec le texte du message.”

1. Si vous souhaitez attribuer un raccourci clavier à l’étape rapide, ouvrez la boîte déroulante “Touche de raccourci” en bas et choisissez la combinaison que vous souhaitez utiliser.

1. Cliquez sur “Terminer” pour enregistrer l’étape rapide.

1. La nouvelle étape rapide apparaît dans la boîte Étapes rapides sur l’onglet “Accueil”. Pour l’utiliser, sélectionnez un e-mail dans votre boîte de réception et cliquez sur l’étape rapide que vous avez configurée pour créer une tâche ou utilisez le raccourci clavier que vous avez attribué.

1. Lorsque la nouvelle boîte de tâche s’ouvre, complétez les champs et enregistrez la tâche.

Questions fréquemment posées

Puis-je convertir des e-mails marqués en tâches dans Outlook ?

Lorsque vous utilisez la fonction de suivi décrite ci-dessus, vous pouvez convertir ces e-mails marqués en tâches dans Microsoft To-Do si c’est votre application de tâches préférée. Assurez-vous d’être connecté à Microsoft To-Do et Outlook avec le même compte.

Cliquez sur l’onglet “À faire” dans Outlook et sélectionnez l’icône d’engrenage pour voir les paramètres. Dans la section “Applications connectées”, activez le bouton pour “E-mail marqué.” Utilisez le “X” en haut à droite pour fermer les paramètres, et vous verrez un dossier pour “E-mail marqué” dans la liste.

Comment puis-je convertir un e-mail en tâche dans l’application web Outlook ?

Dans Outlook sur le Web, vous pouvez utiliser la fonction Mon Jour pour transformer un e-mail en tâche.

Sélectionnez le bouton “Mon Jour” dans la barre d’outils en haut à droite pour ouvrir Mon Jour. Faites glisser l’e-mail de votre boîte de réception vers l’onglet “À faire” ou la zone “Ajouter comme tâche”.

Puis-je attribuer des e-mails que je transforme en tâches ?

Lorsque la nouvelle boîte de tâche est ouverte en utilisant l’une des méthodes ci-dessus, sélectionnez “Attribuer une tâche” dans l’onglet “Tâche”. Entrez le nom de l’assigné dans le champ À et cliquez sur “Envoyer” pour leur attribuer la tâche.

Pour un e-mail de suivi, allez dans l’onglet “Tâches”, sélectionnez la tâche e-mail dans la liste. Utilisez le bouton “Attribuer une tâche” dans l’onglet “Tâche”, puis envoyez la tâche à l’assigné.

Crédit image : Pixabay. Toutes les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.