7 conseils Microsoft To-Do pour vous aider à en faire plus

Nous sommes tous occupés, ce qui signifie que la plupart d’entre nous cherchent tout type de levier pour utiliser notre temps plus efficacement et accomplir plus de tâches. Bien qu’il existe d’innombrables applications de productivité, Microsoft To-Do est une excellente option pour ceux qui recherchent une application gratuite et relativement facile à utiliser. Si vous utilisez Microsoft To-Do, vous pouvez utiliser ces sept conseils pour en faire plus.

Table des matières

• 1. Planifiez des dates d’échéance
• 2. Utilisez Mon Jour pour planifier à l’avance
• 3. Personnalisez les listes
• 4. Créez des sous-tâches pour rester sur la bonne voie
• 5. Utilisez des étiquettes (#Tags) pour trier les tâches
• 6. Partagez vos listes Microsoft To-Do
• 7. Programmez un raccourci Siri Microsoft To-Do (pour les utilisateurs d’iPhone)
• Questions fréquentes

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1. Planifiez des dates d’échéance

Bien que vous puissiez ajouter des tâches à votre liste Microsoft To-Do sans aucune autre stipulation, il est généralement utile d’inclure des dates d’échéance afin que vous puissiez prioriser les éléments en fonction de la date à laquelle vous devez les terminer. Heureusement, il est facile d’ajouter des dates d’échéance à n’importe quelle tâche, que ce soit lors de sa création ou en modifiant la tâche après l’avoir ajoutée à votre liste.

Lorsque vous ajoutez une nouvelle tâche, vous pouvez ajouter une date d’échéance en appuyant sur “Définir la date d’échéance” en bas à gauche. Vous pouvez également rendre la tâche récurrente pour qu’elle se répète aussi souvent que nécessaire ou définir un rappel si besoin.

Pour ajouter une date d’échéance ou en modifier une sur une tâche déjà créée, cliquez sur la tâche, puis appuyez sur “Ajouter une date d’échéance” pour sélectionner une date. Si la tâche a déjà une date d’échéance, vous pouvez appuyer dessus pour apporter des modifications.

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2. Utilisez Mon Jour pour planifier à l’avance

L’application Microsoft To-Do comprend une liste unique intitulée “Mon Jour”. Cette liste peut vous aider à organiser des tâches provenant de n’importe laquelle de vos listes en un seul endroit – de plus, vous pouvez ajouter des tâches ponctuelles à cette liste sans les saisir ailleurs. Pour quelqu’un qui jongle avec plusieurs listes de tâches dans l’application Microsoft To Do, Mon Jour peut vraiment vous aider à gérer votre temps judicieusement afin qu’aucune tâche ne tombe à travers les mailles du filet.

Pour ajouter un nouvel élément à Mon Jour, cliquez simplement sur le signe plus (+) en bas à droite de l’écran. À partir de là, ajoutez une tâche comme vous le feriez pour n’importe quelle autre liste et appuyez sur la coche pour enregistrer. Si vous n’assignez pas cette tâche à une liste existante, l’application l’enregistrera automatiquement dans la liste “Tâches” en plus de votre liste Mon Jour.

Vous pouvez également ajouter des éléments de vos autres listes de tâches à Mon Jour en appuyant sur le bouton qui dit “Suggestions” au centre inférieur de l’écran. Si un élément que vous souhaitez ajouter à Mon Jour n’apparaît pas sous “Suggéré”, vous pouvez aller à la liste où vous avez enregistré l’élément, ouvrir la tâche et choisir “Ajouter à Mon Jour” parmi les options listées sous le titre de la tâche.

Si vous utilisez Mon Jour, rappelez-vous que la liste se réinitialise à minuit chaque jour, donc toutes les tâches que vous n’accomplissez pas ce jour-là disparaîtront de la liste. Cependant, elles apparaîtront sous la section “Suggestions” afin que vous puissiez les ajouter à nouveau à votre liste.

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3. Personnalisez les listes

Parfois, il est difficile de distinguer facilement quelle liste de tâches est laquelle lorsque vous y jetez un coup d’œil rapide. Cependant, Microsoft To-Do offre d’excellentes options de personnalisation des listes pour vous aider à éviter ce problème.

Tout d’abord, vous pouvez nommer chaque liste de tâches comme vous le souhaitez et même inclure des emojis dans le titre. Cela peut vous aider à facilement différencier votre liste de tâches professionnelles de, disons, votre liste de corvées à la maison ou votre liste de courses. Vous pouvez ajouter des emojis à vos listes à deux endroits : à la place de l’icône de liste par défaut ou dans le titre de votre liste.

Pour ajouter l’icône dans l’icône de liste, ouvrez le menu pour renommer la liste, puis cliquez sur le bouton emoji (le visage avec un signe plus) pour sélectionner un emoji pour la liste. Pour ajouter un emoji à votre titre à la place, ouvrez simplement les emojis depuis le clavier de votre smartphone et tapez-les comme vous le feriez avec des lettres.

En plus d’utiliser des emojis, vous pouvez également personnaliser le thème de chaque liste de tâches pour l’aider à se démarquer. Vous pouvez soit personnaliser la couleur de la liste avec l’une des 14 options de couleur fournies par Microsoft, soit choisir un thème photo (mais uniquement parmi les options fournies par Microsoft).

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4. Créez des sous-tâches pour rester sur la bonne voie

Bien que certaines de vos tâches sur votre liste de choses à faire puissent être simples, d’autres peuvent impliquer plusieurs étapes. Des études montrent que décomposer ces tâches plus importantes en étapes plus petites augmente en fait votre productivité. Heureusement, Microsoft To-Do rend ce processus facile avec des sous-tâches ou étapes.

Une fois que vous avez créé une tâche, cliquez sur la tâche pour la modifier. À partir de ce menu, vous avez l’option “ajouter une étape”, qui crée des sous-tâches au sein de la tâche. Vous pouvez ajouter autant d’étapes que nécessaire, cocher chaque étape au fur et à mesure que vous la terminez, et suivre vos progrès avec le compteur en cours du nombre d’étapes qu’il y a par rapport à combien vous en avez complétées.

Créer des sous-tâches peut vraiment vous aider à vous assurer que vous ne manquez aucune étape dans le processus lors de l’accomplissement de tâches plus complexes. Cependant, même après avoir coché toutes les étapes d’une tâche, Microsoft To-Do ne cocher pas automatiquement la tâche principale, donc vous devrez toujours cocher l’ensemble de la tâche sur votre liste de choses à faire une fois toutes les étapes complétées.

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5. Utilisez des étiquettes (#Tags) pour trier les tâches

Parfois, des tâches provenant de différentes listes nécessitent la même concentration, les mêmes éléments ou le même emplacement. Dans ces cas, il est probablement logique de les faire en même temps, mais il peut être difficile de s’en rendre compte si vous ne pouvez pas consulter toutes vos listes de tâches simultanément. Cependant, Microsoft To-Do rend cela assez simple grâce à l’utilisation de hashtags.

Vous pouvez ajouter des étiquettes lorsque vous créez la tâche pour la première fois ou en modifiant la tâche après sa création. De plus, vous pouvez ajouter des étiquettes dans n’importe quelle partie de la tâche, comme le titre, la note ou même les sous-tâches au sein de la tâche principale. Peu importe où vous ajoutez l’étiquette, vous verrez toujours la tâche lorsque vous recherchez l’étiquette en utilisant la recherche en haut à droite de la page principale de l’application.

6. Partagez vos listes Microsoft To-Do

Que vous travailliez avec une équipe entière de personnes ou que vous ayez une liste de courses en cours pour votre foyer, il y a des moments où vous devez partager une liste sur Microsoft To-Do avec quelqu’un d’autre. Heureusement, c’est assez facile à faire par texto ou par e-mail.

Pour partager votre liste avec quelqu’un d’autre, cliquez simplement sur l’icône “Partager” en haut à droite de la liste. À partir de là, vous aurez la possibilité d’envoyer une invitation à quiconque par e-mail, message texte ou même une application de médias sociaux ou une application de messagerie instantanée comme Slack.

Une fois que vous avez partagé la liste avec d’autres, ils pourront ajouter des tâches eux-mêmes, ou vous pouvez attribuer des tâches à des individus ayant accès à la liste. Vous pouvez également révoquer l’accès à la liste à tout moment dans les paramètres “Gérer l’accès”.

7. Programmez un raccourci Siri Microsoft To-Do (pour les utilisateurs d’iPhone)

Si vous manquez de temps et utilisez un iPhone, vous pouvez encore augmenter votre productivité en ajoutant un raccourci Siri pour Microsoft To-Do. Pour ajouter un raccourci Siri, suivez ces étapes :

1. Dans vos paramètres To-Do, sélectionnez “Raccourcis Siri”.
2. Appuyez sur l’icône plus (+) à côté de l’élément pour lequel vous souhaitez ajouter un raccourci (comme ajouter une tâche ou ouvrir une liste).
3. Choisissez la phrase que vous souhaitez utiliser avec Siri pour exécuter la tâche, puis sous “à faire”, sélectionnez la liste à laquelle vous souhaitez que l’élément soit ajouté et définissez d’autres étapes supplémentaires avec le bouton “Afficher plus”.
4. Une fois que vous avez terminé de choisir tous les paramètres dont vous avez besoin, cliquez sur “Retour -> Ajouter à Siri”.

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Questions fréquentes

1. Comment Microsoft To-Do peut-il m’aider à travailler plus efficacement ?

Microsoft To-Do est une application de gestion des tâches simple qui offre de nombreuses fonctionnalités gratuitement. Avec To-Do, vous pouvez créer des listes de tâches, ajouter des sous-tâches, partager des listes et collaborer avec d’autres, et intégrer votre liste To-Do avec Outlook Calendar ou d’autres applications.

2. Quelles applications peuvent s’intégrer à Microsoft To-Do ?

Comme la plupart des autres applications Microsoft, Microsoft To-Do s’intègre facilement avec tout ce qui fait partie de la famille Office 365. Cependant, l’intégration avec la plupart des applications en dehors de la famille Microsoft nécessite une application d’automatisation tierce comme Zapier.

3. Quelles sont les limitations de Microsoft To-Do ?

Bien que Microsoft To-Do offre de nombreuses excellentes fonctionnalités, il présente certaines limitations. Par exemple, To-Do n’offre pas beaucoup en termes d’intégration avec des applications tierces. De plus, vous ne pouvez pas ajouter de notes ou de dates d’échéance aux sous-tâches, seulement à la tâche principale. Il n’y a également pas de moyen d’accéder à des rapports sur votre productivité, ce que certaines personnes trouvent bénéfique.