7 choses à faire lorsque vous utilisez Zoom (mais que vous ne le faites probablement pas)
Mon lieu de travail utilise Zoom pour toutes nos réunions internes et avec les clients. Par conséquent, j’utilise un certain nombre de fonctionnalités et d’intégrations de Zoom pour maximiser mon efficacité et offrir la meilleure expérience possible à mes clients. Je recommande vivement d’utiliser ces suggestions si vous êtes également un utilisateur régulier de Zoom pour le travail ou un usage personnel.
1. Synchronisez avec Google Calendar pour envoyer automatiquement des liens de réunion
L’une des fonctionnalités les plus pratiques de Zoom est son intégration transparente avec Google Calendar. La synchronisation de Zoom avec Google Calendar vous permet d’éviter la confusion et de gagner du temps en envoyant automatiquement des liens de réunion. Cela est particulièrement utile pour les réunions récurrentes, car le lien sera toujours disponible pour tous les participants via leur calendrier.
Pour configurer votre Google Calendar avec Zoom, allez sur le Zoom App Marketplace et recherchez l’intégration Google Workspace.
Une fois installé, vous devez accorder à Zoom l’accès à votre compte Google. Après quelques clics, chaque réunion sur votre Google Calendar recevra automatiquement un lien de réunion Zoom.
2. Modifiez les paramètres pour éviter les interruptions
Travailler à distance est génial, mais cela vient avec son lot de distractions. Heureusement, vous pouvez minimiser les interruptions, comme le bruit de fond ou les perturbations involontaires, pendant les réunions en modifiant juste quelques paramètres sur votre compte Zoom.
Par exemple, mettez-vous en mode muet à votre entrée dans toutes les réunions. Cela empêche le bruit de fond des autres, surtout si vous travaillez à domicile avec des chiens ou d’autres membres de la famille. Depuis l’application web ou l’application de bureau, allez dans Paramètres -> Audio, puis activez Couper mon microphone lors de la participation à une réunion.
De même, vous pouvez activer une salle d’attente afin que les gens ne puissent pas rejoindre avant vous (ou tout hôte utilisant votre compte). Connectez-vous à votre compte sur le Web, accédez à Paramètres -> Réunion -> Sécurité, puis activez le paramètre Salle d’attente.
Vous pouvez également contrôler plusieurs autres paramètres, y compris désactiver la fonctionnalité de chat, activer (ou désactiver) le partage d’écran et les contrôles vidéo.
3. Utilisez la vue en galerie pour voir tous les participants
En général, les réunions Zoom sont destinées à être collaboratives. Par conséquent, vous souhaitez pouvoir voir tout le monde en même temps. Vous pouvez contrôler qui vous pouvez voir en changeant votre configuration de la vue du locuteur (où seul le locuteur est affiché) à la vue en galerie (où vous pouvez voir jusqu’à 49 flux vidéo d’utilisateurs simultanément).
Pendant n’importe quelle réunion, que vous soyez ou non l’hôte, cliquez sur le bouton Affichage dans le coin supérieur droit de votre fenêtre Zoom. Ensuite, sélectionnez Galerie pour afficher une grille de participants.
4. Activez les fonctionnalités avancées de partage d’écran
Le partage d’écran peut être un excellent moyen d’enseigner ou de collaborer dans un cadre virtuel. Cependant, Zoom par défaut permet à tout le monde de partager leur écran entier, ce qui peut poser problème dans certaines situations. En activant certaines options de partage d’écran plus avancées, vous pouvez afficher ce que vous souhaitez sans distractions, que ce soit une application spécifique, une partie de votre écran, ou même juste de l’audio.
Pour contrôler qui a la capacité de partager l’écran, allez dans Paramètres -> En réunion (de base) -> Partage d’écran. Vous pouvez sélectionner qui peut partager, combien de personnes peuvent partager en même temps, et si les gens peuvent prendre le contrôle du partage d’écran.
Cependant, ce ne sont pas les seules fonctionnalités avancées : vous pouvez en trouver d’autres lors de réunions en direct. Il suffit de cliquer sur Partager l’écran en bas de votre fenêtre Zoom pour ouvrir les contrôles.
Certaines options que vous pouvez modifier incluent :
- Quelles sections de votre écran ou applications vous partagez
- Si vous souhaitez partager le son
- Si vous voulez partager des documents, même depuis le stockage cloud
- La mise en page que vous souhaitez pour votre vue de partage d’écran
- Options supplémentaires, comme des vues de caméra secondaires, le partage de fichiers vidéo, et l’utilisation d’AirPlay pour afficher quelque chose
5. Essayez les options d’annotation
Les annotations peuvent clarifier des points complexes et encourager la collaboration. C’est un excellent moyen pour les gens de mettre en évidence des éléments, d’attirer l’attention sur ce que les autres doivent voir, ou d’ajouter des visuels pour des explications verbales. C’est probablement l’une de mes fonctionnalités préférées de Zoom.
Utiliser l’outil d’annotation est facile. Pendant le partage d’écran, cliquez sur le bouton Annoter dans la barre d’outils.
Utilisez des outils – comme un stylo, un surligneur ou une zone de texte, pour annoter votre écran. Vous pouvez effacer les annotations avec le bouton Effacer.
6. Configurez Otter.ai ou un outil de transcription similaire
J’ai souvent du mal à capturer tout ce qui est dit pendant une réunion. Quand cela arrive, il est utile d’avoir une transcription à consulter. Zoom enregistre des vidéos, mais pour moi, avoir simplement la conversation sous forme écrite est plus facile à suivre.
Il existe plusieurs outils que vous pouvez utiliser pour capturer des transcriptions, mais les étapes ici concernent l’utilisation d’Otter.ai, car je le préfère.
Une fois que vous avez configuré un compte avec Otter.ai ou un outil similaire, vérifiez vos paramètres d’enregistrement en allant dans Personnel -> Paramètres -> Enregistrement.
Vérifiez que les options suivantes sont configurées :
- Enregistrement cloud : Activé
- Enregistrer des fichiers audio uniquement : Activé
- Autoriser le partage d’enregistrements cloud : Activé
- Enregistrement automatique : Activé
- Enregistrer dans le cloud : Activé
- Contrôle d’accès par adresse IP : Désactivé
- Exiger que les utilisateurs s’authentifient avant de visionner les enregistrements cloud : Désactivé
- Exiger un code d’accès pour accéder aux enregistrements cloud partagés : Désactivé
- Définir l’enregistrement comme à la demande par défaut : Désactivé
Ensuite, vous devez retourner à votre service de transcription (Otter.ai) et vous connecter à Zoom et à la plateforme de transcription. Les étapes pour cela peuvent varier en fonction de votre programme de transcription, mais la plupart sont assez simples.
7. Enregistrez automatiquement les enregistrements dans le stockage cloud
Bien que les transcriptions fonctionnent bien pour les idées exprimées lors d’une réunion, vous pourriez également avoir besoin de visionner les séquences vidéo à une date ultérieure. Zoom facilite relativement l’enregistrement des vidéos, mais elles peuvent prendre beaucoup d’espace sur votre disque dur ou dans le stockage de Zoom. Heureusement, des outils comme Zapier facilitent l’enregistrement automatique sur Google Drive ou Dropbox.
Vous aurez besoin d’un compte Zoom et d’un compte Zapier. Une fois que vous avez intégré ces deux plateformes, vous pouvez créer un zap avec l’événement “Nouvel enregistrement” comme déclencheur.
Allez sur Google Drive et créez un dossier où vous souhaitez que les enregistrements soient téléchargés. Retournez sur Zapier et définissez l’action comme Télécharger un fichier avec Google Drive, puis spécifiez le dossier que vous avez créé.
Avec quelques petits ajustements à vos paramètres Zoom, vous pouvez réduire les distractions lors des réunions et gagner du temps. Lisez la suite pour apprendre comment intégrer Zoom avec d’autres outils comme Slack et automatiser d’autres parties de votre journée de travail.
Crédit image : Canva. Toutes les captures d’écran par Megan Glosson.
