8 façons de nettoyer les données dans Microsoft Excel

Des erreurs se produisent, surtout dans vos feuilles de calcul. Les fautes de frappe, les espaces supplémentaires, les doublons, les erreurs de formule et les cellules vides peuvent tous être problématiques au moment d’analyser vos données. Pour nettoyer votre feuille de calcul Microsoft Excel, essayez une ou plusieurs de ces méthodes pour vous occuper des “données sales”.

FYI : besoin de nettoyer également les données sur votre disque “C” ? Nous vous montrons comment.

Table des matières

• 1. Éliminer les espaces supplémentaires
• 2. Supprimer les caractères non imprimables
• 3. Supprimer les lignes vides
• 4. Corriger la casse des lettres
• 5. Trouver et supprimer les doublons
• 6. Effacer le formatage
• 7. Convertir le texte en colonnes
• 8. Mettre en surbrillance les erreurs
• Questions fréquentes

1. Éliminer les espaces supplémentaires

Que ce soit à cause d’importations ou de fautes de frappe, vous pouvez vous retrouver avec des espaces supplémentaires dans vos données. Cela peut inclure des espaces de début au début d’une cellule, des espaces de fin à la fin, ou des espaces divers entre des mots ou des valeurs. Bien qu’ils puissent sembler innocents, vous pouvez facilement rencontrer des problèmes lors du filtrage, du tri ou de la formulation de données avec des espaces supplémentaires.

Il existe deux façons simples de supprimer les espaces supplémentaires dans votre feuille Excel : la fonction TRIM et l’outil Rechercher et remplacer.

Utiliser la fonction TRIM

La fonction TRIM dans Excel fonctionne spécifiquement pour supprimer les espaces vides de vos données. La syntaxe de la formule est simplement TRIM(text). Entrez une référence de cellule ou le texte pour l’argument.

Prenons un exemple. Dans la cellule A1, nous avons des espaces de début, de fin et des espaces supplémentaires entre le texte. Allez dans une autre cellule et entrez la formule suivante pour supprimer les espaces vides :

=TRIM(A1)

La fonction supprime les espaces et nous fournit des données propres.

Pour un autre exemple, nous allons entrer le texte comme argument au lieu de la référence de cellule. Assurez-vous d’encadrer le texte entre guillemets en utilisant cette formule :

=TRIM(“   John    Jacob    Smith   ”)

Vous verrez que les espaces sont supprimés.

La chose importante à noter lors de l’utilisation de la fonction TRIM est que vous entrez la formule dans une cellule autre que celle qui contient les données, à moins que vous ne souhaitiez remplacer ces données.

Astuce : vous pourriez trouver ces formules Excel avancées très utiles.

Utiliser l’outil Rechercher et remplacer

Si vous avez des espaces supplémentaires éparpillés dans votre feuille, vous préférerez peut-être utiliser l’outil Rechercher et remplacer d’Excel au lieu de la fonction TRIM. Avec cette méthode, vous pouvez supprimer tous les espaces ou un nombre spécifique d’espaces.

1. Allez dans l’onglet “Accueil”, ouvrez le menu déroulant “Rechercher et sélectionner” dans la section Édition, et sélectionnez “Remplacer”.

1. Dans la boîte Rechercher et remplacer qui apparaît, utilisez la case “Rechercher quoi” pour entrer un espace unique si vous souhaitez tous les supprimer ou le nombre exact d’espaces que vous souhaitez supprimer.

1. Dans la case “Remplacer par”, entrez rien si vous souhaitez supprimer tous les espaces ou le nombre exact d’espaces que vous souhaitez conserver.

1. Sélectionnez “Remplacer tout” pour supprimer les espaces supplémentaires, et vous verrez votre feuille se mettre à jour immédiatement.

2. Supprimer les caractères non imprimables

Les caractères non imprimables sont similaires aux espaces supplémentaires qui peuvent apparaître. Ce sont les 32 premiers caractères, y compris zéro, dans le code ASCII 7 bits pour des choses comme un caractère nul, le début d’un en-tête, un saut de page, un retour chariot et un séparateur d’unité. Comme les espaces, ces caractères peuvent causer des problèmes lors du calcul de formules, du tri ou du filtrage dans votre feuille Excel.

Heureusement, vous pouvez utiliser une simple fonction pour supprimer les caractères non imprimables dans Excel. La fonction s’appelle CLEAN, et la syntaxe de la formule est CLEAN(text), où vous pouvez entrer le texte ou une référence de cellule pour l’argument.

Dans cet exemple, nous avons les caractères non imprimables CHAR(10) au début et à la fin de notre formule dans la cellule A1.

Utilisez cette formule pour les supprimer :

=CLEAN(A1)

Vous pouvez également entrer le texte comme partie de la formule CLEAN. Utilisez la formule suivante si vous souhaitez remplacer le texte existant par du texte propre plutôt que d’utiliser une cellule séparée.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

Les caractères non imprimables sont supprimés, ne laissant que le texte derrière.

3. Supprimer les lignes vides

Si vous vous retrouvez avec des lignes vides dans votre feuille, celles-ci peuvent prendre de l’espace précieux pour des données réelles. Vous pouvez supprimer les lignes vides dans Excel en quelques étapes et récupérer de l’espace dans votre feuille.

1. Allez dans l’onglet “Accueil”, ouvrez le menu déroulant “Rechercher et sélectionner” dans la section Édition, et sélectionnez “Atteindre spécial”.

1. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez “Vides”, puis cliquez sur “OK”.

1. Vous verrez tous les vides temporairement surlignés. Avant de supprimer les lignes, passez en revue pour confirmer qu’il n’y a pas d’autres données. Cela est particulièrement important si vous ne pouvez pas voir les colonnes supplémentaires sans faire défiler vers la droite. Pour supprimer les lignes vides, retournez à l’onglet “Accueil”, ouvrez le menu déroulant “Supprimer” et sélectionnez “Supprimer les lignes de la feuille”.

1. Vous verrez les lignes vides disparaître et les lignes restantes dans votre feuille se déplacer vers le haut.

Bon à savoir : apprenez à combiner du texte dans Microsoft Excel.

4. Corriger la casse des lettres

Si vous importez des données, vous pouvez trouver des cas de lettres mélangés parmi vos données. Vous pouvez utiliser quelques fonctions de casse simples dans Excel pour rendre la casse cohérente.

LOWER convertit toutes les lettres en minuscules, UPPER convertit toutes les lettres en majuscules, et PROPER met en majuscule la première lettre de chaque mot dans une chaîne de texte et change toutes les autres lettres en minuscules. De plus, PROPER met en majuscule la première lettre après un caractère autre qu’une lettre, comme 1a à 1A.

La syntaxe pour chacune est la même, LOWER(text), UPPER(text), et PROPER(text), où vous pouvez utiliser le texte ou une référence de cellule pour l’argument. Voyons des exemples.

Pour changer toutes les lettres en minuscules dans la cellule A1, utilisez cette formule :

=LOWER(A1)

Pour changer toutes les lettres en majuscules dans la même cellule, utilisez cette formule :

=UPPER(A1)

Pour mettre en majuscule la première lettre de chaque mot dans la chaîne de texte dans la cellule A1, utilisez cette formule :

=PROPER(A1)

Vous pouvez également utiliser une plage de cellules pour l’argument dans les formules. Nous pouvons utiliser la fonction PROPER pour changer la casse des lettres dans les cellules A1 à A5 avec cette formule :

=PROPER(A1:A5)

5. Trouver et supprimer les doublons

Les données en double sont d’autres données que vous pourriez vouloir nettoyer dans votre feuille Excel. Vous pourriez avoir le même nom de client, adresse e-mail, numéro de téléphone ou quelque chose de similaire, où le doublon est une donnée supplémentaire dont vous n’avez pas besoin.

Il existe plusieurs façons de trouver et de supprimer les doublons dans Microsoft Excel, et vous pouvez consulter notre tutoriel sur ce sujet pour les différentes méthodes. Ici, nous examinons juste l’option la plus simple, qui consiste à utiliser la fonction intégrée Supprimer les doublons d’Excel.

Notez qu’Excel conserve la première instance et supprime l’instance suivante.

1. Commencez par sélectionner la plage de cellules contenant les doublons, puis allez dans l’onglet “Données” et cliquez sur “Supprimer les doublons” dans le groupe Outils de données.

1. Dans la fenêtre contextuelle, vous pouvez restreindre les données à examiner et à supprimer. Tout d’abord, cochez les cases ou utilisez “Sélectionner tout” pour les colonnes que vous souhaitez examiner pour les doublons. Ensuite, cochez la case si vos données contiennent des en-têtes. Cliquez sur “OK” pour continuer.

1. Si Excel supprime avec succès les données en double, vous verrez un message contextuel vous informant du nombre de ce qui a été supprimé et conservé.

1. Votre feuille sera nettoyée avec ces doublons supprimés.

FYI : apprenez à prendre vos données dans un PDF et à les transformer en feuille de calcul Excel.

6. Effacer le formatage

Si vous avez plusieurs personnes travaillant sur une feuille ou qui ont copié et collé des données d’un autre endroit, vous pouvez avoir un formatage supplémentaire dont vous n’avez pas besoin. Cela peut inclure une police en gras, des couleurs de remplissage ou des bordures. Heureusement, vous n’avez pas à changer chaque cellule, ligne ou colonne une par une. Vous pouvez effacer le formatage dans votre feuille d’un simple clic.

Notez que si vous avez configuré un formatage conditionnel dans votre feuille, l’effacement du formatage comme expliqué ici supprimera également ce formatage.

1. Sélectionnez la plage de cellules contenant le formatage que vous souhaitez supprimer. Nous avons du texte en gras, coloré et en italique, ainsi qu’une couleur de remplissage et des bordures.

1. Allez dans l’onglet “Accueil”, ouvrez le menu déroulant “Effacer” et sélectionnez “Effacer les formats”.

1. Vous verrez tout le formatage dans ces cellules disparaître et vous aurez une toile vierge.

7. Convertir le texte en colonnes

Lorsque vous importez des données d’une autre source, elles ne sont pas toujours disposées comme vous le souhaitez. Vous pouvez avoir des lignes avec des données qui doivent être placées dans des cellules séparées dans des colonnes. Vous pouvez convertir ce texte en colonnes en quelques étapes afin qu’il soit plus facile à manipuler.

1. Sélectionnez les cellules que vous souhaitez convertir, allez dans l’onglet “Données” et choisissez “Texte en colonnes” dans le groupe Outils de données.

1. Lorsque l’assistant Convertir le texte en colonnes s’ouvre, suivez quelques étapes pour convertir vos données en fonction de leur état actuel et de la façon dont vous souhaitez les afficher. Commencez par choisir “Délimité” ou “Largeur fixe”. Excel vous fournit une recommandation en fonction de vos données, mais vous pouvez choisir l’option la plus applicable. Cliquez sur “Suivant”.

1. En fonction de l’option que vous choisissez à la première étape, vous verrez la deuxième étape correspondante. Par exemple, si vous choisissez des données délimitées, vous pouvez choisir le délimiteur, et si vous avez des données fixes, vous pouvez ajuster les largeurs de colonne. Cliquez sur “Suivant”.

1. Choisissez le format de données pour la colonne, comme texte ou date, et entrez la destination pour les données converties. Cliquez sur “Terminer”.

1. Vous verrez votre texte converti en colonnes, prêt à être utilisé.

Bon à savoir : apprenez lequel utiliser : Grammarly ou Microsoft Editor.

8. Mettre en surbrillance les erreurs

Bien qu’Excel fasse un bon travail pour signaler les erreurs dans les cellules, comme celles provenant de formules, vous pourriez ne pas remarquer ces erreurs si vous avez une feuille de calcul longue. Avec le formatage conditionnel, vous pouvez mettre en surbrillance les erreurs afin que vous soyez plus enclin à les voir et à les corriger.

1. Sélectionnez toute la feuille en cliquant sur le bouton “Sélectionner tout” (triangle) en haut à gauche de la feuille. Si vous préférez vérifier uniquement certaines cellules, sélectionnez celles-ci à la place.

1. Allez dans l’onglet “Accueil”, ouvrez le menu déroulant “Formatage conditionnel” dans le groupe Styles, et choisissez “Nouvelle règle”.

1. Lorsque les options de la fenêtre Nouvelle règle de formatage apparaissent, sélectionnez “Formater uniquement les cellules qui contiennent” en haut et “Erreurs” dans la liste déroulante en bas.

1. Cliquez sur le bouton “Format” pour choisir le formatage que vous souhaitez appliquer. Vous pouvez faire des choses comme remplir les cellules avec une couleur, mettre le texte en gras ou ajouter une bordure foncée. Sélectionnez “OK” après avoir configuré le formatage.

1. Vous verrez un aperçu de votre sélection en bas de la fenêtre Nouvelle règle de formatage. Cliquez sur “OK” pour enregistrer et appliquer la règle.

1. Lorsque vous visualisez votre feuille ou les cellules sélectionnées, vous verrez ces erreurs apparaître. Une fois que vous corrigez une erreur, le formatage disparaît et vous pouvez passer à la suivante.

Questions fréquentes

Comment vérifier les erreurs d’orthographe dans Excel ?

Comme les autres applications Microsoft Office, vous pouvez également utiliser un correcteur orthographique dans Excel. C’est pratique pour trouver des fautes de frappe ou des erreurs d’orthographe courantes.

Allez dans l’onglet “Révision” et sélectionnez “Orthographe” dans la section Vérification. Lorsque la boîte de vérification orthographique apparaît, vous verrez les mots dans votre feuille de calcul qui ne figurent pas dans le dictionnaire. Vous pouvez ignorer l’orthographe, ajouter le mot au dictionnaire, le modifier manuellement ou utiliser l’une des suggestions.

Comment savoir comment corriger une erreur Excel ?

Si vous voyez une erreur particulière dans votre feuille, sélectionnez la cellule et allez dans l’onglet “Formules”. Cliquez sur “Vérification des erreurs” dans le groupe Audit de formule. Vous verrez la fenêtre de vérification des erreurs apparaître avec des détails succincts sur l’erreur. Vous pouvez choisir d’obtenir de l’aide sur l’erreur de Microsoft sur le Web, afficher les étapes de calcul, ignorer l’erreur ou modifier la formule.

De plus, vous pouvez visiter la page Comment éviter les formules cassées sur le site de support Microsoft pour une liste d’erreurs de formule courantes avec des descriptions.

Comment convertir des lignes en colonnes ou vice versa dans Excel ?

Similaire à la fonction Texte en colonnes discutée ici, vous pouvez convertir des données d’une ligne en colonne ou d’une colonne en ligne dans Excel.

La façon la plus simple utilise le copier-coller avec la fonction Transposer. Alternativement, vous pouvez utiliser la fonction TRANSPOSE. Jetez un œil à notre tutoriel complet sur la transposition des données dans Excel, qui explique les deux méthodes.

Crédit image : Pixabay. Toutes les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.