Sortez vos projets de votre e-mail avec CoordinateHQ

Dans le paysage des services clients, l’outil traditionnel de collaboration avec les clients a besoin d’une mise à jour. En s’appuyant sur des outils disjoints, les équipes rencontrent des défis en matière de flux d’informations, de communication et d’efficacité globale des projets. Bien qu’il existe de nombreux outils de gestion de projet sur le marché, CoordinateHQ a été spécialement développé pour rationaliser la collaboration entre les entreprises et les parties externes, telles que les clients et les freelances. Nous avons eu la chance de tester le logiciel et de fournir nos impressions dans cet article.

Ceci est un article sponsorisé et a été rendu possible par CoordinateHQ. Le contenu et les opinions réels sont les seuls points de vue de l’auteur, qui maintient son indépendance éditoriale même lorsqu’un article est sponsorisé.

Table des matières

• Qu’est-ce que CoordinateHQ ?
• Définir votre expérience utilisateur
• Créer un projet
• Configurer le flux de travail
• Gérer vos projets
• Tarification
• Pensées finales

Qu’est-ce que CoordinateHQ ?

Lancé en 2020 par des vétérans de la gestion des clients, Rick Morrison (PDG) et Jud Gardner (CTO), CoordinateHQ vise à transformer les opérations de service client dans divers secteurs. Inspirée par leur propre expérience à naviguer dans les limites des outils de collaboration traditionnels, la plateforme offre une solution novatrice pour rationaliser la communication et la gestion de projet avec des clients externes.

Conçu avec les utilisateurs à l’esprit, CoordinateHQ dispose d’une interface simple et intuitive pour une adoption rapide et facile. Son accent sur la collaboration permet aux clients d’accéder aux détails du projet en temps réel, facilitant ainsi une collaboration fluide. En remplaçant les échanges d’e-mails longs, cet outil favorise une communication transparente et améliore l’efficacité de la collaboration.

Commencer

Si vous êtes prêt à essayer CoordinateHQ, rendez-vous sur le site officiel et cliquez sur le bouton Commencer gratuitement en haut à droite. Ajoutez votre e-mail professionnel ou inscrivez-vous avec votre compte Google si vous l’utilisez à des fins professionnelles. C’est tout ce que vous devez faire pour débloquer votre essai gratuit de deux semaines de CoordinateHQ, qui vous donne accès à la plupart des fonctionnalités dont vous aurez besoin pour lancer votre premier projet. Je dois leur donner de gros points pour ne pas demander vos coordonnées bancaires avant même que vous ayez la chance de voir de quoi il s’agit.

CoordinateHQ fait tout pour vous mettre à l’aise. Une fois que vous vous connectez à la plateforme, elle vous guide activement à travers ses fonctionnalités, vous aidant à vous familiariser rapidement avec elles. J’ai commencé par la vidéo d’introduction, puis j’ai progressé à travers les mini-tâches, qui incluent la création d’un projet et l’invitation du premier collaborateur. Vous pouvez faire cela pour une efficacité maximale ou choisir d’explorer l’outil par vous-même, si vous préférez cette voie. J’ai fait un mélange des deux.

Définir votre expérience utilisateur

Au début, l’interface de CoordinateHQ semble un peu décevante. Avec un schéma de couleurs neutres composé principalement d’éléments noirs, blancs et gris, elle est censée mettre l’accent sur la fonctionnalité. Heureusement, vous pouvez y injecter un peu de peps. Pour une intégration de marque fluide, CoordinateHQ permet aux utilisateurs de télécharger leur logo d’entreprise et de choisir des couleurs qui reflètent leur palette de marque.

Personnalisez la plateforme via la page des paramètres dédiée. Cliquez sur votre nom dans le coin supérieur droit de l’affichage et sélectionnez Paramètres. Sous Paramètres du compte dans le menu à gauche, cliquez sur Votre logo et votre marque.

Créer un projet

L’interface intuitive de CoordinateHQ permet une création de projet facile. Accédez au menu Projet et sélectionnez Ajouter un projet pour initier votre premier projet. Assurez-vous également de vérifier la section Modèles, car j’ai trouvé quelques options vraiment utiles. Pour cet article, j’ai en fait utilisé le Modèle de projet de design pour les clients.

Cela crée automatiquement un plan de projet pour vous. Vous pouvez travailler à le remplir avec les détails uniques de votre projet, y compris le résumé, les objectifs, etc. Bien que je doive admettre que je préfère le format de carte d’applications telles que Trello, le design de plan de projet de CoordinateHQ remplit indéniablement son rôle.

Depuis la page du projet, vous pouvez ajouter des collaborateurs soit en tant que Clients (externes) soit en tant que membres de Votre équipe (que vous avez précédemment ajoutés via les paramètres). Une fois qu’ils se connectent à CoordinateHQ, ils peuvent également accéder au plan de projet et plus, selon leur rôle. Modifiez les autorisations d’un utilisateur dans les paramètres. Administrateur de facturation a le niveau d’accès le plus élevé, tandis qu’un Gestionnaire ne peut accéder qu’aux projets où il est propriétaire ou collaborateur.

Ajouter une tâche

Pour commencer à ajouter de nouvelles tâches, cliquez sur le bouton Modifier le plan. Ajoutez une Description pour votre tâche et une date d’échéance si vous le souhaitez. Vous pouvez également inclure une liste de contrôle, joindre des fichiers ou ajouter des étiquettes. N’oubliez pas de l’assigner à quelqu’un, y compris des clients ou des membres de l’équipe interne.

CoordinateHQ a une option utile, où vous assignez des rôles aux personnes travaillant sur votre projet pour gérer facilement les responsabilités communes sur un projet. Allez dans Paramètres, et cliquez sur Rôles de projet sous Gestion des données. Le rôle par défaut est Chef de projet, et c’est un rôle que vous ne pouvez pas modifier (bien que vous puissiez lui assigner des rôles supplémentaires depuis la page du projet).

Ce rôle est automatiquement attribué à l’Administrateur de facturation, mais vous pouvez créer d’autres rôles, tels que Client ou Designer. Ensuite, connectez l’adresse e-mail d’un collaborateur à un rôle, afin de ne pas avoir à toujours vous souvenir de qui est qui.

Lorsque vous assignez un rôle à une tâche, le système le réaffectera automatiquement à l’utilisateur occupant ce poste. Par exemple, vous pouvez assigner une tâche de redesign de logo à Designer. Si vous avez précédemment assigné ce rôle à l’un de vos membres d’équipe, son nom apparaîtra maintenant lorsque vous survolez la tâche.

Lorsqu’une tâche est en cours, vos collaborateurs externes recevront une notification dans leur propre tableau de bord CoordinateHQ pour commencer immédiatement à envoyer des messages aux membres de l’équipe assignés. Cela ressemble beaucoup à une interaction en temps réel, où vous n’avez pas à rafraîchir compulsivement votre boîte de réception pour voir les dernières nouvelles sur votre projet.

Configurer le flux de travail

CoordinateHQ s’assure que vous ne manquiez jamais d’importantes mises à jour de clients, même lorsque vous ne vérifiez pas constamment votre e-mail. Vous et votre équipe (y compris les clients) avez une source unique pour les détails de votre projet, les mises à jour et les éléments actionnables. Plus besoin de fouiller dans votre boîte de réception ou de vous demander où se trouve la dernière version d’un fichier, ce qui entraîne des flux de travail plus fluides et moins de temps perdu.

Pour donner un exemple de la façon dont vous pouvez améliorer votre flux de travail avec CoordinateHQ, disons que vous redessinez le portail web de votre client et que vous devez savoir chaque fois qu’un nouveau produit entre dans leur e-boutique. Votre client n’aura pas à vous envoyer un e-mail séparé chaque fois qu’un nouveau produit apparaît dans leur distribution. Au lieu de cela, vous pouvez créer un formulaire dans CoordinateHQ via les paramètres. Dans Gestion des données, accédez à Formulaires, et ajoutez les champs d’information souhaités au formulaire. Par exemple, Nom du produit et Prix.

De retour dans votre tableau de bord CoordinateHQ, vous pouvez ajouter un Lien d’action qui lancera le formulaire. Cela signifie que les clients peuvent ajouter les informations directement depuis leur tableau de bord CoordinateHQ. Remplir le formulaire crée automatiquement une nouvelle tâche dans votre plan de projet, capturant tous les détails pour une utilisation ultérieure. C’est super facile et pratique, et cela ne prend que quelques minutes à configurer. Vous pouvez également intégrer des formulaires dans des tâches.

Bien que les participants au projet reçoivent des e-mails de progression avec les dernières mises à jour et nouvelles tâches de CoordinateHQ, il est tellement plus facile de suivre les e-mails depuis une seule source que de garder un œil sur les innombrables fils d’e-mails de plusieurs parties qui peuvent ou non être liés à ce projet spécifique.

Gérer vos projets

En ce qui concerne la gestion de vos projets, CoordinateHQ facilite grandement les choses. Cliquez sur Projets dans le menu supérieur pour obtenir rapidement un aperçu de tous vos projets jusqu’à présent. Vous pouvez voir des informations d’un coup d’œil, telles que État du projet, Étiquettes, Gestionnaire, etc. Vous pouvez utiliser des filtres pour afficher les projets en fonction de certains critères. Pour voir toutes vos tâches, vous pouvez passer à l’onglet Tâches.

Si vous souhaitez ajouter encore plus d’informations dans le tableau, cliquez sur l’icône en forme de roue dentée dans le coin supérieur droit. J’ai ajouté le champ % de tâches complétées. Mais que faire si vous souhaitez ajouter quelque chose qui n’est pas sur la liste ?

Vous pouvez aller dans les paramètres, puis cliquer sur Champs personnalisés sous Gestion des données. Vous pouvez introduire, par exemple, une Case à cocher pour savoir si le projet a été payé ou non.

Lorsque vous revenez à votre vue des projets et cliquez sur l’icône en forme de roue dentée, vous devriez voir l’option d’ajouter la case à cocher au tableau.

Tarification

Une fois l’essai gratuit expiré, vous devrez passer à un plan payant si vous souhaitez continuer à utiliser CoordinateHQ. Il existe un forfait Pro à 65 $ par utilisateur et par mois, qui débloque quelques options supplémentaires, y compris la possibilité de configurer un nom de domaine personnalisé et jusqu’à 100 Go de stockage de fichiers.

CoordinateHQ propose également un niveau Entreprise, mais vous devrez contacter leur équipe commerciale pour discuter des spécificités.

Pensées finales

Pendant mon temps d’utilisation de CoordinateHQ, j’ai découvert que l’outil favorise une gestion de projet efficace en promouvant une communication claire, une gestion organisée des tâches et une collaboration en temps réel, conduisant finalement à une réalisation plus rapide des projets.

Contrairement aux e-mails, où les mises à jour peuvent facilement être enterrées ou perdues, CoordinateHQ offre des flux d’activité en temps réel, tenant tout le monde informé des derniers développements du projet et minimisant le besoin d’échanges d’e-mails et de mises à jour de statut. Vous devez juste vous souvenir de vérifier votre tableau de bord CoordinateHQ chaque jour !

La facilité d’utilisation de la plateforme est ce qui m’a vraiment impressionné. De plus, si vous êtes jamais bloqué, vous pouvez facilement vous connecter avec CoordinateHQ pour une session individuelle, un véritable sauveur dans certaines situations.

Bien que l’interface m’ait globalement impressionné, l’ajout manuel de champs, tels que les descriptions de tâches, était un peu fastidieux. Cela ressemblait à une étape supplémentaire qui aurait pu être facilement éliminée en ajoutant un champ pour une description de tâche par défaut. J’ai également remarqué qu’il n’y a pas d’option de vue calendrier pour voir vos projets dans une chronologie, donc vous devrez peut-être vous fier à un autre outil pour cela.

D’un autre côté, le programme offre une API Webhook + une intégration Zapier (avec plus d’options à venir), vous permettant d’améliorer considérablement la fonctionnalité et de rationaliser divers processus. Par exemple, ils peuvent intégrer CoordinateHQ avec leur application de calendrier préférée comme Google Calendar via Zapier.

Pour résumer, CoordinateHQ s’est avéré être un outil puissant qui améliore considérablement le flux de travail et favorise l’exécution réussie des projets.

Crédit photo : Pexels. Tous les captures d’écran par Alexandra Arici.