Comment mieux organiser les e-mails dans Gmail

Votre boîte de réception Gmail reçoit-elle une quantité incroyable d’e-mails chaque jour ? Si tel est le cas, l’idée de tenter de trouver un e-mail peut sembler une mission impossible.

Feuilleter vos e-mails page par page n’est pas seulement un gaspillage de temps mais aussi épuisant. Heureusement, nous avons des conseils que vous pouvez essayer pour organiser et trouver vos e-mails en un rien de temps.

Faire sauter les e-mails de la boîte de réception

S’il y a des e-mails que vous n’avez pas besoin de voir et qui peuvent être archivés, alors ce conseil vous sera utile. Vous pouvez automatiquement classer les e-mails en allant dans “Paramètres -> Créer un nouveau filtre.” Remplissez les informations nécessaires pour faire archiver les e-mails.

Une fois que vous avez rempli les informations, cliquez sur “Créer un filtre avec cette recherche” et décidez de ce que vous voulez que le filtre fasse. Cochez la case qui dit “Sauter la boîte de réception (Archiver).” Il y a aussi une option pour marquer ces e-mails comme lus s’il n’est pas nécessaire de les consulter.

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Voir tous les e-mails d’un expéditeur

Vous vous rappelez que c’était Mark qui vous a envoyé cet e-mail, mais vous n’avez aucune idée de la date à laquelle il l’a envoyé. Pour trouver les e-mails d’un expéditeur particulier, trouvez le dernier e-mail que ce contact a envoyé.

Une nouvelle fenêtre apparaîtra, et lorsque cela se produira, cliquez sur l’option E-mails en bas. Vous serez dirigé vers une partie de votre boîte de réception où vous ne verrez que des e-mails de cette personne.

Organiser vos e-mails par sujet

Vous avez cette importante présentation professionnelle qui approche et vous devez trouver tous les e-mails liés à la présentation. Pour les voir, cliquez sur le menu déroulant dans la barre de recherche de Google. Remplissez les zones “Sujet” et “Contient les mots” avec les mots-clés que les e-mails doivent avoir.

Si vous souhaitez limiter la recherche uniquement aux e-mails que vous avez étoilés ou aux discussions, cliquez simplement sur le menu déroulant de cette nouvelle fenêtre et choisissez l’option dont vous avez besoin.

Envoyer des réponses de vacances ou d’absence

Informer tout le monde que vous êtes hors du bureau avec une réponse automatique est également une tâche facile. Accédez aux paramètres et faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez la section “Répondeur de vacances”. Remplissez le message, la période et le sujet.

Si vous souhaitez que seuls vos contacts voient votre réponse de vacances, assurez-vous de cocher cette case également. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications, et votre message sera envoyé automatiquement.

Effacer des e-mails en masse avant ou après une certaine date

Pour effacer des e-mails avant une date spécifique, vous devrez taper la phrase before:2017/5/18 dans la boîte de recherche. Vous pouvez évidemment changer cette date pour celle que vous souhaitez.

Après avoir cliqué sur l’icône de recherche, vous verrez une liste de tous les e-mails envoyés/reçus avant cette date. Cliquez sur le menu déroulant de sélection et choisissez tout. Cliquez sur l’icône de corbeille, et tous ces e-mails seront supprimés.

Pour effacer des e-mails après une date spécifique, il vous suffit de changer le mot “before” en “after” dans la phrase de recherche. Assurez-vous également d’entrer la date correcte, mais veillez aussi à les parcourir pour vous assurer que vous ne supprimez rien d’important.

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Comment ajouter des étiquettes (dossiers) à vos e-mails

Les étiquettes sont un excellent moyen d’organiser vos e-mails. Pensez à elles comme à des dossiers qui regrouperont tous vos e-mails de présentation ainsi que tous vos e-mails de soirée du week-end.

Tout d’abord, cliquez sur l’e-mail que vous voulez organiser et cliquez sur l’icône d’étiquette en haut. Vous pouvez également choisir plusieurs e-mails et leur donner la même étiquette. Si vous ne voyez pas l’étiquette dont vous avez besoin, cliquez sur l’option “Créer nouveau”.

Opérateurs de recherche avancés dans Gmail

Si l’e-mail que vous recherchez n’a pas un mot-clé qui vous aidera à le trouver, voici quelques opérateurs de recherche que vous pouvez utiliser :

• Si vous souhaitez exclure vos discussions de votre recherche, tapez -label:chats.

• Pour rechercher des étiquettes spécifiques, vous devrez taper +label:Nom de l'étiquette.

• Pour rechercher des e-mails entre une période spécifique, tapez before:aaaa/mm/jj et after:aaaa/mm/jj.

• Pour rechercher des pièces jointes, tapez filename:PDF si la pièce jointe que vous recherchez est un fichier PDF.

• Si l’e-mail dont vous avez besoin se trouve dans la corbeille ou le spam pour une raison quelconque, tapez trash (mot-clé ici) ou in:spam (mot-clé ici).

Conclusion

Avec les conseils ci-dessus, vous serez en mesure de mieux organiser vos e-mails dans Gmail. Manque-t-il votre astuce préférée ? Faites-le nous savoir dans les commentaires ci-dessous.