Comment nettoyer et gérer votre boîte de réception Gmail

Gmail – la boîte de réception de nos vies, le casier de nos affaires – est intégral pour des millions d’entre nous cherchant à garder nos affaires quotidiennes en ordre. En tant que client de messagerie, Gmail est devenu très bon ces dernières années pour diviser le flot incessant d’emails en différentes étiquettes et tags, sans oublier d’éloigner le spam.

Mais même si Gmail fait bien son travail, il y a encore plein de petites choses supplémentaires que vous pouvez faire pour que votre boîte de réception soit encore plus rangée, en veillant à ce que tous les emails aillent aux bons endroits et que vous ne soyez pas surpris par des courriers indésirables.

À lire aussi : Comment bloquer les emails indésirables dans Gmail

Transformer les étiquettes en boîtes de réception

Je reçois beaucoup d’emails que je considère suffisamment importants pour y jeter un œil à un moment donné mais pas si importants que je veuille qu’ils apparaissent tout le temps en haut de ma boîte de réception “Principale”. Par exemple, je reçois une multitude d’emails de sociétés de relations publiques dans le domaine du jeu qui contiennent parfois des informations qui m’intéressent, mais je tiens à les examiner à mon rythme.

Pour cela, j’ai configuré une étiquette “PR Jeux” et ai fait en sorte que ces emails passent en dehors de la boîte de réception. Cela fait essentiellement de PR Jeux une boîte de réception distincte qui accumule passivement ces emails pour que je ne reçois pas de notifications à leur arrivée et que je puisse les consulter à mon rythme.

Pour ce faire, vous pouvez commencer par cocher la case à côté d’un (ou plusieurs) des emails pour lesquels vous souhaitez créer une nouvelle boîte de réception, puis cliquer sur l’icône du menu à trois points juste en dessous de la barre de recherche Gmail et sélectionner “Filtrer les messages similaires”.

Une boîte apparaîtra montrant les expéditeurs de ces emails. Vous pouvez être plus précis ici et filtrer les emails par ligne de sujet ou même baser le filtre sur les mots qu’ils contiennent, mais nous allons garder cela simple pour l’instant et configurer un filtre pour les emails provenant d’expéditeurs spécifiques.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur “Créer un filtre”, ce qui fera apparaître un certain nombre d’options concernant ce que vous souhaitez réellement faire avec les emails sélectionnés. Dans mon cas, je coche la case “Passer la boîte de réception” et la case “Appliquer l’étiquette”, puis à côté de “Appliquer l’étiquette”, je choisis l’étiquette “PR Jeux”. (Vous aurez la possibilité de créer une nouvelle étiquette ici si celle-ci n’existe pas encore.)

En bas de cette boîte, vous pouvez également sélectionner l’option d’appliquer le filtre à tous les emails précédents qui répondent aux critères, donc tous les anciens emails de ces expéditeurs seront également envoyés dans la boîte de réception PR Jeux.

Remarque : créer une étiquette en soi ne “déplace” pas les emails vers d’autres boîtes de réception. (C’est l’option “Passer la boîte de réception” qui le fait effectivement.) Vous pouvez avoir plusieurs étiquettes pour certains emails si vous le souhaitez, et ces étiquettes apparaissent dans le panneau de gauche de Gmail.

Gérer les paramètres de boîte de réception et de filtre

Il y a de nombreux algorithmes mystérieux qui dictent où Gmail place les emails dans votre boîte de réception. Mais vous pouvez aider Gmail dans une certaine mesure en utilisant la petite étiquette “Important” à côté des emails. C’est ce symbole de flèche jaune ou grise entre l’étoile et le nom de l’expéditeur.

S’il est jaune, cet email est jugé important et remplacera tous les filtres pour apparaître dans votre boîte de réception principale. S’il est gris, cela signifie qu’il “n’est pas important” et fonctionnera conformément à vos règles de filtre. Cliquez sur l’icône pour basculer entre le gris et le jaune, selon que vous jugez cet email important. Cela aidera Google à juger de l’importance des futurs emails.

Si vous ne souhaitez pas que Google utilise son initiative concernant l’importance des emails, cliquez sur “Paramètres -> Boîte de réception”, et en bas, sélectionnez “Ne pas remplacer les filtres.” À côté du titre “Marqueurs d’importance”, vous pouvez également demander à Google de ne pas utiliser du tout les marqueurs et de ne pas utiliser vos actions passées pour prédire l’importance des emails.

Pendant que vous êtes dans les Paramètres, cliquez sur “Filtres et adresses bloquées” pour voir tous les paramètres de filtre que vous avez configurés. Ici, vous pouvez modifier et supprimer tous vos filtres existants, menant à la même écran dont nous avons parlé sous l’en-tête “Transformer les étiquettes en boîtes de réception”.

À lire aussi : Comment envoyer un mail merge dans Gmail

Se désinscrire des emails marketing et des newsletters

Au fil des ans, vous vous êtes probablement inscrit à de nombreux emails marketing qui sont si courants qu’ils sont devenus le bruit de fond indésirable de votre boîte de réception. Au lieu de définir des règles pour savoir quoi faire avec ces emails une fois qu’ils arrivent (auto-suppression, par exemple), vous devriez vous assurer qu’ils ne soient pas envoyés en premier lieu en vous désinscrivant.

Chaque email de marketing/newsletter que vous recevez devrait avoir une option “Se désinscrire” en bas. Cela se trouve généralement dans un texte très petit et cliquer dessus vous redirigera vers le site qui envoie cet email. En général, cliquer sur ce bouton suffit pour se désinscrire, mais certains sites en font plus ennuyeux en vous demandant de vous connecter pour le faire. Quoi qu’il en soit, c’est un processus rapide qui coupe ces emails à la source.

Dans la plupart des cas, Gmail est bon pour filtrer ce genre d’emails et les jeter dans la catégorie ‘Promotions’, qui devrait être sélectionnable en haut de votre boîte de réception. Alors parcourez cet onglet Promotions, cherchez les plus gros délinquants, et commencez à vous désinscrire !

Conclusion

Il y a de nombreuses autres façons de gérer votre boîte de réception Gmail, mais celles-ci devraient au moins vous donner une idée de comment la mettre en ordre. Je jure par les méthodes ci-dessus et rien d’autre et j’ai trouvé ma boîte de réception être un endroit plus heureux en conséquence. Comment gérez-vous votre boîte de réception Gmail ? Des plugins que vous recommandez ? Faites-nous savoir !