Comment créer une liste de contacts ou de distribution dans Outlook

Avez-vous souvent besoin d’inclure le même groupe de personnes par e-mail ? Facilitez-vous la vie en apprenant à créer une liste de contacts ou de distribution dans Outlook. Envoyez des e-mails à plusieurs destinataires d’un simple clic, vous évitant ainsi la corvée de taper chaque adresse e-mail à chaque fois. Ce tutoriel vous montre comment procéder.

Note : Les listes de distribution sont appelées listes de contacts dans les versions plus récentes d’Outlook.

Table des matières

• Créer et modifier une liste de contacts dans Outlook sur bureau
• Créer et modifier une liste de contacts dans Outlook sur le Web (Outlook.com)
• Liste de Contacts Outlook vs. Groupe

Créer et modifier une liste de contacts dans Outlook sur bureau

Le client de messagerie Outlook pour Windows et macOS est un outil puissant qui offre de nombreuses fonctionnalités pour rendre votre expérience de messagerie aussi efficace que possible. Cela dit, avec un grand pouvoir vient une certaine complexité, qui s’étend sans aucun doute au processus de création de listes de contacts ou de distribution dans Outlook. Suivez nos instructions étape par étape pour naviguer dans le labyrinthe qu’est l’interface utilisateur d’Outlook.

Astuce : pour vider votre boîte de réception plus rapidement, essayez de créer des règles pour vos e-mails Outlook.

Windows

Gardez à l’esprit que nos instructions sont destinées à la version la plus récente. Si vous utilisez une version antérieure, certaines étapes peuvent légèrement varier.

Lancez Outlook et passez à l’onglet Contacts en cliquant sur l’icône correspondante dans la barre latérale à gauche.

Cliquez sur la petite flèche à côté du bouton Nouveau contact, et sélectionnez l’option Nouvelle liste de contacts.

Nommez votre nouvelle liste de contacts et saisissez toutes les adresses e-mail que vous souhaitez inclure dans le champ d’entrée d’e-mail, en cliquant sur le bouton Ajouter après chaque adresse. Cliquez sur le bouton Créer pour enregistrer votre liste de distribution Outlook.

Vous pouvez trouver votre liste dans la section Toutes les listes de contacts de l’onglet Contacts. Pour ajouter ou supprimer des adresses, sélectionnez la liste et cliquez sur le bouton Modifier dans la barre d’outils en haut.

Mac

Dans Outlook pour Mac, ouvrez le menu Aide. Sélectionnez l’option Revenir à l’Outlook Héritage. Malheureusement, cette étape est obligatoire, car la fonctionnalité de liste de contacts ou de distribution n’est actuellement pas incluse dans la version la plus récente du client de messagerie.

Passez à l’onglet Contacts en cliquant sur l’icône correspondante en bas de la barre latérale gauche.

Sélectionnez l’option Nouvelle liste de contacts dans la barre d’outils en haut. Si l’option est grisée, ouvrez Paramètres Outlook, allez dans la section Général, et désactivez l’option Masquer les dossiers sur Mon ordinateur.

Nommez votre nouvelle liste de contacts et cliquez sur le bouton Ajouter pour inclure tous les destinataires prévus. Cliquez sur Enregistrer et Fermer une fois que vous êtes satisfait de l’apparence de votre liste de distribution Outlook.

Pour modifier toute liste de distribution créée dans Outlook pour Mac, navigatez jusqu’à l’onglet Contacts, sélectionnez le carnet d’adresses dans la section Sur Mon Ordinateur, et cliquez sur la liste que vous souhaitez modifier.

Astuce : en plus des listes de contacts ou de distribution, Outlook pour Windows et Outlook pour Mac prennent en charge les modèles d’e-mail, qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps si vous vous retrouvez souvent à envoyer des messages similaires.

Créer et modifier une liste de contacts dans Outlook sur le Web (Outlook.com)

Vous utilisez Outlook.com ? Ne vous inquiétez pas ; vous n’êtes pas exclu du jeu des listes de contacts. L’interface Web a beaucoup en commun avec la dernière version de bureau d’Outlook pour Windows, donc apprendre à créer une liste de contacts dans Outlook sur le Web (comme l’Outlook.com est parfois appelé) est un jeu d’enfant :

Dans votre compte Outlook.com, accédez à l’onglet Contacts en sélectionnant l’icône pertinente dans la barre latérale à gauche.

Cliquez sur la petite flèche déroulante à côté du bouton Nouveau contact, et choisissez l’option Nouvelle liste de contacts.

Attribuez un nom à votre nouvelle liste de contacts et saisissez toutes les adresses e-mail souhaitées dans le champ désigné, en cliquant sur Ajouter après chacune. Cliquez sur le bouton Créer pour finaliser et enregistrer votre nouvelle liste de distribution Outlook.

Trouvez votre liste enregistrée dans la section Toutes les listes de contacts de l’onglet Contacts. Pour ajouter ou supprimer des adresses e-mail, surlignez votre liste et appuyez sur le bouton Modifier dans la barre d’outils supérieure.

Liste de Contacts Outlook vs. Groupe

Vous ne seriez pas le premier utilisateur d’Outlook à se demander quelle est la différence entre une liste de contacts et un groupe. Les deux fonctionnalités semblent offrir des fonctionnalités similaires – grouper plusieurs adresses e-mail sous un seul nom – mais ne sont pas entièrement interchangeables :

• Liste de contacts : vous permet d’envoyer un e-mail à plusieurs personnes sans avoir à sélectionner chaque adresse une par une.
• Groupe : un espace de travail partagé qui donne à plusieurs membres de l’équipe accès à une boîte de réception, un calendrier et un stockage de fichiers partagés.

Si votre objectif principal est d’envoyer des e-mails à plusieurs personnes aussi facilement que possible, alors une liste de contacts est ce dont vous avez besoin. Mais si votre équipe a besoin d’un environnement plus collaboratif avec des fichiers partagés, des calendriers et un espace central pour les conversations, alors un groupe Outlook est le bon choix.

Maîtriser Microsoft Outlook

Voilà, un simple plan pour créer une liste de contacts dans Outlook sur diverses plateformes. Maintenant que vous avez compris le principe, pourquoi ne pas améliorer vos compétences Outlook ? Permettez-nous de vous montrer comment utiliser le formatage conditionnel dans Microsoft Outlook, ce qui vous aidera à garder votre boîte de réception plus organisée.

Crédit de l’image : Unsplash. Tous les captures d’écran par David Morelo.