Comment créer un modèle d'email dans Gmail

S’il y a un outil que vous pouvez utiliser pour accélérer la création d’emails, c’est un modèle. Lorsque vous composez le même message email encore et encore, vous pouvez configurer un modèle Gmail réutilisable pour gagner du temps. Ensuite, il vous suffit de remplacer de petits détails, comme les noms et les dates, au besoin. Il existe deux façons de créer et d’utiliser des modèles dans Gmail : l’une est disponible pour tout le monde, et l’autre est réservée aux utilisateurs de Google Workspace. Voyons comment travailler avec les deux.

Table des matières

• Comment créer un modèle Gmail pour des messages répétitifs
• Comment créer un modèle Gmail pour des messages marketing
• Utiliser un modèle Gmail
• Modifier un modèle Gmail
• Supprimer un modèle Gmail
• Questions fréquemment posées

Astuce : accélérez vos routines d’email en activant et en utilisant les raccourcis clavier de Gmail.

Comment créer un modèle Gmail pour des messages répétitifs

Vous pouvez configurer un modèle pour des messages de remerciement ou des mises à jour hebdomadaires. Vous pouvez également créer un modèle à utiliser comme réponse automatique pour les clients, les employés ou les collègues.

Activer les modèles dans Gmail

Avant de pouvoir créer un modèle, vous devez activer la fonctionnalité dans vos paramètres Gmail. Rendez-vous sur le site Gmail, connectez-vous et suivez ces étapes.

1. Cliquez sur l’icône “Paramètres” (engrenage) en haut à droite et choisissez “Voir tous les paramètres.”

1. Allez dans l’onglet “Avancé”, puis cochez l’option “Activer” à côté de “Modèles.”

1. Cliquez sur “Enregistrer les modifications” en bas, puis retournez dans votre boîte de réception pour configurer un modèle.

Astuce : découvrez comment automatiser les réponses Gmail avec un modèle, ainsi que d’autres suggestions similaires, dans notre guide d’automatisation pour augmenter votre productivité quotidienne.

Créer un modèle dans Gmail

Pour créer un modèle Gmail, tapez le message que vous souhaitez utiliser, puis enregistrez le modèle pour le réutiliser ultérieurement.

1. Cliquez sur “Composer” en haut à gauche pour ouvrir une nouvelle fenêtre d’email. Vous devrez peut-être ouvrir le menu en utilisant l’icône “Afficher le menu principal” (trois lignes) en haut à gauche.

1. Saisissez le sujet, le message et, optionnellement, les destinataires, tout en gardant ces éléments à l’esprit : - Si vous ajoutez automatiquement une signature email aux messages sortants, vous voudrez peut-être la supprimer du modèle. Sinon, la signature sera dupliquée.

• Si vous insérez des destinataires, ceux-ci seront automatiquement ajoutés lorsque vous utilisez le modèle, bien que vous puissiez les modifier.

1. Lorsque vous êtes prêt à enregistrer le modèle, cliquez sur l’icône “Plus d’options” (trois points) en bas.

1. Déplacez votre curseur sur “Modèles -> Enregistrer le brouillon comme modèle”, puis choisissez “Enregistrer comme nouveau modèle.”

1. Donnez un nom à votre nouveau modèle et cliquez sur “Enregistrer.”

Envoyez l’email que vous avez composé, ou fermez simplement la fenêtre de composition.

Comment créer un modèle Gmail pour des messages marketing

Si vous utilisez Gmail pour commercialiser votre entreprise, profitez d’une fonctionnalité intégrée appelée “Mises en page” pour votre modèle. Les mises en page comprennent un appel à l’action, un texte simple, une annonce, une newsletter, un nouveau service et un style de marketing par référence.

Vous pouvez personnaliser les mises en page avec un style par défaut, insérer une mise en page et faire vos modifications avant de l’enregistrer comme modèle.

Remarque : à l’heure où j’écris cela, vous devez vous abonner à l’un de ces plans Google Workspace pour utiliser les Mises en page : Workspace Individuel ; Business Standard ou Plus ; Enterprise Starter, Standard ou Plus ; ou Education Standard ou Plus.

Astuce : vous pouvez gagner encore plus de temps en automatisant partiellement votre boîte de réception Gmail avec des scripts Google.

Prévisualiser les mises en page

Lorsque vous êtes prêt à utiliser l’une des mises en page, ouvrez une nouvelle fenêtre d’email en utilisant le bouton “Composer” en haut à gauche.

1. Cliquez sur l’icône “Sélectionner une mise en page” (grille) en bas de la fenêtre Composer.

1. Sélectionnez une option de mise en page pour voir un aperçu sur la droite. Pour changer le style, passez à la section suivante. Sinon, cliquez sur “Insérer.”

Ajuster le style par défaut

Si vous prévoyez d’utiliser différentes mises en page, vous souhaiterez peut-être ajuster les styles par défaut. Cela inclut l’ajout d’un logo, le changement du schéma de couleurs, l’utilisation d’un pied de page, et l’inclusion de liens, tous liés à votre entreprise.

1. Ouvrez les options de mise en page comme décrit ci-dessus, puis cliquez sur “Style par défaut” pour ajuster les éléments suivants.

• Logos, couleurs et polices : téléchargez un logo, choisissez une palette de couleurs ou sélectionnez un nouveau style de police.
• Détails du pied de page : ajoutez le nom de votre entreprise, les coordonnées ou un avertissement dans le pied de page de chaque mise en page.
• Liens : choisissez et insérez des liens à utiliser dans les mises en page. Ajoutez une adresse email, une adresse web ou des liens vers vos réseaux sociaux.

1. Cliquez sur “Enregistrer les modifications.”

Modifier le message

Après avoir inséré une mise en page et avant de l’enregistrer comme modèle, vous souhaiterez probablement apporter des modifications, puisque les mises en page incluent un texte de remplacement que vous voudrez éditer. Vous pouvez également modifier les éléments de mise en page, que vous ayez changé le style par défaut ou non.

1. Avec la mise en page dans la fenêtre de composition d’email, sélectionnez un élément pour voir les actions disponibles. Pour l’en-tête et d’autres images, changez l’image, modifiez le texte alternatif, ajoutez un lien ou supprimez l’en-tête.

1. Pour les boutons, vous pouvez prévisualiser ou changer le lien, ou supprimer complètement le bouton.

1. Pour les zones de texte, sélectionnez le texte de remplacement et remplacez-le par le vôtre. Sinon, supprimez la section.

1. Vous souhaiterez peut-être également ajouter la ligne de sujet pour que le message soit prêt à être envoyé, en attendant vos destinataires ou votre liste de diffusion.

Lorsque vous êtes satisfait du message final, vous pouvez l’enregistrer comme modèle et le réutiliser à tout moment, ainsi que faire de légers ajustements avant de l’envoyer.

Enregistrer la mise en page comme modèle

Enregistrez ce modèle de mise en page comme le modèle de base. Suivez les étapes 3 à 5 de ces instructions, puis envoyez l’email ou fermez simplement la fenêtre de composition d’email.

Remarque : avant de partir en vacances, assurez-vous de configurer le répondeur automatique d’absence de Gmail.

Utiliser un modèle Gmail

Après avoir enregistré un modèle, qu’il s’agisse d’un modèle de base ou d’un message marketing, vous pouvez l’insérer dans un nouvel email en quelques clics.

1. Sélectionnez “Composer” en haut à gauche pour ouvrir une nouvelle fenêtre d’email.

2. Cliquez sur l’icône “Plus d’options” en bas.

3. Déplacez votre curseur vers “Modèles” et sélectionnez le nom du modèle sous “Insérer le modèle.”

1. Avec votre modèle dans la fenêtre email, ajoutez ou modifiez les destinataires, et apportez les changements que vous souhaitez à la ligne de sujet ou au message.

Modifier un modèle Gmail

Vous pouvez apporter des modifications à un modèle que vous avez enregistré, puis simplement le réenregistrer.

1. Ouvrez le modèle dans un nouveau message email comme décrit ci-dessus.

2. Apportez vos modifications, puis cliquez sur l’icône “Plus d’options”. Déplacez-vous vers “Modèles -> Enregistrer le brouillon comme modèle”, et choisissez le nom du modèle sous “Écraser le modèle.”

1. Confirmez cette action en cliquant sur “Enregistrer.”

Supprimer un modèle Gmail

Suivez ces étapes pour supprimer un modèle Gmail dont vous n’avez plus besoin :

1. Ouvrez un nouveau message, mais au lieu d’insérer le modèle, ouvrez la fenêtre “Composer”.

2. Déplacez votre curseur vers “Modèles -> Supprimer le modèle” et choisissez le nom du modèle sous “Supprimer le modèle.”

1. Confirmez cette action en cliquant sur “Supprimer” dans la fenêtre contextuelle.

Questions fréquemment posées

Pourquoi n’ai-je pas d’option de modèle dans Gmail ?

Pour afficher l’option de modèle, activez le paramètre “Modèle” dans Gmail, comme indiqué précédemment. Si vous avez un compte Google Workspace pris en charge et que vous ne voyez pas l’option Mises en page, veuillez contacter votre administrateur Workspace.

Puis-je utiliser des modèles dans l’application mobile Gmail ?

À l’heure où j’écris cela, les modèles ne sont disponibles que sur le site Gmail, pas sur l’application mobile. Une alternative possible est de créer et d’insérer un modèle dans un email sur le site Gmail, puis de l’enregistrer en tant que brouillon. (Adressez et fermez le message sans l’envoyer.) Ouvrez le dossier “Brouillons” dans l’application mobile Gmail, puis modifiez ou envoyez l’email depuis là.

Puis-je créer et utiliser des modèles dans Microsoft Outlook aussi ?

Si vous utilisez Outlook en plus de Gmail, vous pouvez utiliser des modèles avec cette application également. Cela vous permet de gagner du temps, peu importe l’application que vous utilisez.

Découvrez notre tutoriel complet sur l’utilisation des modèles dans Microsoft Outlook.

Crédit d’image : Pixabay. Toutes les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.