Comment utiliser le formatage conditionnel dans Microsoft Outlook

Lorsque vous souhaitez repérer rapidement des emails dans votre boîte de réception Outlook, vous pouvez appliquer automatiquement un formatage de police basé sur des conditions. Ainsi, dès que des messages arrivent et répondent à ces conditions, ils obtiennent ce formatage sans que vous ayez à lever le petit doigt. Configurer le formatage conditionnel dans Microsoft Outlook ne prend que quelques minutes et vous aide à voir certains emails d’un coup d’œil. Ce tutoriel montre comment créer une règle de formatage conditionnel, modifier des règles de formatage, et désactiver ou supprimer une règle dont vous n’avez plus besoin.

Saviez-vous : vous pouvez automatiquement transférer des emails dans Outlook, soit en masse, soit en fonction de règles personnalisées.

Table des matières

• Configurer le formatage conditionnel dans Outlook
• Conditions pour la règle de formatage
• Modifier une règle de formatage conditionnel
• Supprimer une règle de formatage conditionnel
• Questions fréquemment posées

Configurer le formatage conditionnel dans Outlook

À l’heure actuelle, la fonctionnalité de formatage conditionnel est uniquement disponible dans la version Windows de Microsoft Outlook. Pour commencer, ouvrez Outlook et suivez ces étapes pour configurer votre règle.

1. Allez dans l’onglet “Affichage” et sélectionnez “Paramètres d’affichage” dans la section “Affichage actuel” du ruban.

1. Cliquez sur “Formatage conditionnel” dans la boîte qui apparaît.

1. Une boîte s’ouvrira ensuite, où vous pourrez consulter les règles par défaut actuellement configurées par Outlook. Celles-ci incluent l’affichage des messages non lus en bleu et des emails périmés avec une police barrée.

1. Pour configurer votre propre règle, cliquez sur “Ajouter” dans le coin supérieur droit.

1. Entrez un titre pour la règle dans la boîte “Nom”.

1. Sélectionnez le bouton “Police” pour choisir le formatage que vous souhaitez utiliser.

1. Vous pouvez sélectionner la famille de police, le style, la taille, la couleur, et ajouter un soulignement ou un barré. Cliquez sur “OK” lorsque vous avez terminé.

1. Sélectionnez le bouton “Condition” pour configurer les critères de votre règle.

1. Vous verrez trois onglets avec des options allant de basiques à avancées. Passons en revue chacun d’eux plus en détail ci-dessous.

Conseil : utilisez les modèles d’email Outlook pour automatiser encore plus vos flux de travail.

Conditions pour la règle de formatage

En fonction du type de règle que vous souhaitez créer, de nombreuses options s’offrent à vous. Utilisez l’onglet approprié pour commencer.

Onglet Messages

Allez dans l’onglet “Messages” pour configurer des critères communs, comme des mots-clés dans l’email ou la ligne d’objet, d’un contact particulier, une mention dans la ligne CC, ou en fonction d’une période de temps.

Par exemple, nous avons sélectionné des emails d’un groupe qui doivent arriver demain.

Onglet Plus d’options

Allez dans l’onglet “Plus d’options” pour ajouter plus de critères, comme des emails qui incluent une catégorie, sont lus ou non lus, contiennent des pièces jointes, ont une priorité particulière, ou sont d’une taille spécifique.

Par exemple, nous avons sélectionné des emails avec la catégorie Bleue, qui sont non lus, et qui ont des pièces jointes.

Onglet Avancé

1. Allez dans l’onglet “Avancé” pour configurer des conditions personnalisées pour votre règle.

1. Utilisez le menu déroulant “Champ” pour choisir parmi des champs fréquemment utilisés, d’adresse et de date, ainsi que des champs de mail, de contact et de tâches.

1. Choisissez le champ exact à utiliser, sélectionnez une “Condition” dans la boîte déroulante, et ajoutez une “Valeur” à droite. Les options Condition et Valeur peuvent ou non s’afficher ou peuvent être différentes, en fonction du champ que vous sélectionnez.

1. Cliquez sur “Ajouter à la liste” pour placer la condition dans la boîte de critères en haut.

Par exemple, nous avons sélectionné le Champ Fréquemment utilisé pour le Statut du drapeau où la Condition est Égal et la Valeur est Drapeau de suivi.

1. Lorsque vous avez terminé de créer votre règle en utilisant tous ou certains des onglets ci-dessus, cliquez sur “OK” pour la sauvegarder.

Sauvegarder et appliquer la règle

1. Retournez à la boîte “Formatage conditionnel” initiale et assurez-vous que votre règle a une coche à côté d’elle en haut. Cliquez sur “OK” pour finir et appliquer la règle.

1. Cliquez sur “OK” dans la boîte “Paramètres d’affichage avancés” pour compléter le processus.

1. À partir de maintenant, tout email qui arrive, ou que vous envoyez en fonction de la configuration de votre règle, aura le formatage de police que vous avez sélectionné.

Conseil : apprenez comment transformer des emails en tâches dans Outlook.

Modifier une règle de formatage conditionnel

Vous pouvez modifier une règle que vous avez configurée et aussi modifier les règles par défaut d’Outlook. Cependant, vous ne pouvez pas modifier une condition pour l’une des règles par défaut, seulement le formatage de la police.

1. Retournez à “Affichage -> Paramètres d’affichage,” sélectionnez “Formatage conditionnel,” et choisissez la règle dans la liste. - Pour une règle par défaut, sélectionnez “Police” pour changer le formatage et cliquez sur “OK” pour l’enregistrer.

• Pour une règle personnelle, sélectionnez “Police,” “Condition,” ou les deux pour apporter vos modifications. Cliquez sur “OK” pour enregistrer.

1. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “OK” dans la boîte “Formatage conditionnel”, puis “OK” une fois de plus dans la boîte “Paramètres d’affichage avancés”.

Supprimer une règle de formatage conditionnel

Si vous créez une règle que vous ne souhaitez plus utiliser, vous pouvez soit la désactiver, soit la supprimer. Pour les règles par défaut, vous pouvez les désactiver, mais vous ne pouvez pas les supprimer.

1. Retournez à “Affichage -> Paramètres d’affichage,” sélectionnez “Formatage conditionnel,” et choisissez la règle dans la liste. - Pour désactiver une règle, décochez la case à côté de celle-ci dans la liste. Vous pouvez cocher la case à nouveau plus tard pour la réactiver si vous le souhaitez.

• Pour supprimer une règle personnelle, sélectionnez-la et cliquez sur “Supprimer.” Vous ne serez pas invité à confirmer cette action.

1. Lorsque vous avez terminé vos modifications, cliquez sur “OK” pour les sauvegarder, puis “OK” une fois de plus dans la boîte “Paramètres d’affichage avancés”.

Questions fréquemment posées

Comment puis-je coder par couleur des emails dans Outlook pour le Web ou sur Mac ?

Bien que le formatage conditionnel ne soit actuellement disponible que pour Outlook sur Windows, vous pouvez utiliser d’autres règles Outlook pour marquer des emails, bien que différemment, sur le Web ou sur Mac.

Vous pouvez appliquer automatiquement une catégorie, ce qui place un indicateur de couleur sur le message lui-même plutôt que de formater la police. Consultez nos guides pour utiliser les catégories dans Outlook et configurer des règles Outlook pour obtenir des détails sur ces deux fonctionnalités.

Puis-je formater la police pour les contacts, les tâches et les événements de calendrier ?

Lorsque vous configurez votre règle de formatage conditionnel comme décrit ici, utilisez l’onglet “Avancé” pour définir les conditions, puis choisissez parmi “Tous les champs de contact,” “Tous les champs de rendez-vous,” ou “Tous les champs de tâche” pour définir des critères personnalisés pour les contacts, les tâches ou les événements de calendrier.

Comment puis-je changer la police pour la liste des messages dans ma boîte de réception ?

Allez dans “Affichage -> Paramètres d’affichage,” sélectionnez “Police de ligne,” et choisissez la famille de police, le style et la taille. Cliquez sur “OK” pour voir le De et l’objet de votre liste de messages se mettre à jour avec la nouvelle police.

Crédit d’image : Pixabay. Tous les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.