Comment utiliser des filtres dans Microsoft Excel

Lorsque vous avez une feuille de calcul Excel avec des centaines, voire des milliers de lignes de données, trouver les données exactes dont vous avez besoin peut être un défi. Mais en utilisant les filtres Excel, vous pouvez localiser ces données rapidement.

Vous pouvez utiliser un filtre de base, qui ajoute des boutons pour trier les données, un filtre avancé pour trouver des données qui répondent à diverses conditions spécifiques, ou la fonction FILTER pour afficher une valeur si les données ne sont pas trouvées.

Voyons comment utiliser chacune de ces méthodes pour filtrer des données dans Microsoft Excel.

Table des matières

• Comment utiliser un Autofilter de base dans Excel
• Utiliser des filtres numériques, textuels ou de date
• Effacer ou désactiver les filtres
• Comment utiliser un filtre avancé dans Excel
• Entrer les critères
• Appliquer le filtre
• Comment utiliser la fonction FILTER dans Excel
• Utiliser AND ou OR avec la fonction FILTER
• Questions fréquemment posées

Comment utiliser un Autofilter de base dans Excel

L’Autofilter de base dans Excel est la méthode la plus simple et fonctionne bien avec la plupart des feuilles de calcul. Choisissez les données que vous souhaitez afficher, puis voyez votre ensemble de données existant se mettre à jour pour n’afficher que ces valeurs.

1. Sélectionnez les données que vous souhaitez filtrer en faisant glisser une plage de cellules ou en sélectionnant des colonnes et des lignes entières.

1. Allez dans l’onglet “Données” et cliquez sur “Filtrer” dans la section “Trier et filtrer” du ruban.

1. Vous verrez des boutons de filtre ajoutés à chaque en-tête de colonne dans votre ensemble de données.

1. Sélectionnez le bouton pour la colonne que vous souhaitez filtrer. Dans la fenêtre contextuelle, entrez une valeur dans le champ de recherche, ou cochez les cases en bas pour les éléments que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur “OK”.

1. Votre ensemble de données se mettra à jour pour n’afficher que les données filtrées.

Utiliser des filtres numériques, textuels ou de date

En utilisant le filtre de base dans Excel, vous pouvez aller au-delà des bases. Au lieu de choisir les éléments exacts que vous souhaitez voir, vous pouvez ajouter une condition. Cela fonctionne pour les données qui incluent des nombres, du texte et des dates. Voyons un exemple de chacun.

Suivez les mêmes étapes ci-dessus pour sélectionner les données et appliquer le filtre pour afficher les boutons.

Sélectionnez le bouton de filtre pour la colonne que vous souhaitez utiliser pour trier. Dans la fenêtre contextuelle, passez aux filtres numériques, filtres textuels ou filtres de date.

Filtres numériques

Si vous avez des nombres dans vos données, choisissez de filtrer par des montants qui sont égaux ou non égaux, supérieurs ou inférieurs, au-dessus ou en dessous de la moyenne, ou même les 10 premiers.

1. Choisissez la condition que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant.

1. Si votre sélection nécessite une saisie supplémentaire, vous verrez apparaître la boîte “Autofilter personnalisé”. Confirmez la condition dans la première boîte déroulante, puis ajoutez la valeur dans la zone de texte, ou utilisez sa liste déroulante pour en sélectionner une.

1. En option, vous pouvez ajouter une autre condition en utilisant l’opérateur AND ou OR. Utilisez les cases pour configurer cette condition.

1. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur “OK” pour voir vos données filtrées.

Filtres textuels

Les filtres textuels fonctionnent de manière similaire aux filtres numériques dans Excel. Vous pouvez ajouter une condition comme “commence par”, “finit par”, “contient” ou “ne contient pas”.

1. Choisissez la condition que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant.

1. Entrez votre(s) condition(s) dans la boîte “Autofilter personnalisé”. Remarquez que vous pouvez entrer un point d’interrogation (?) pour représenter un seul caractère ou un astérisque (*) pour une série de caractères.

1. Cliquez sur “OK” et vous verrez votre ensemble de données mis à jour.

Filtres de date

Comme pour les nombres et le texte, vous pouvez ajouter des conditions à un filtre de date de base. Choisissez une condition comme “avant”, “après”, “entre”, “aujourd’hui” ou “hier” ainsi que “la semaine prochaine” ou “la semaine dernière”, “mois”, “année” ou “trimestre”.

1. Choisissez la condition que vous souhaitez ajouter dans le menu déroulant.

1. Si votre sélection nécessite une saisie, entrez-la dans la boîte “Autofilter personnalisé”. En option, ajoutez une autre condition si vous le souhaitez, puis cliquez sur “OK” pour appliquer le filtre de date.

1. Votre ensemble de données se mettra à jour.

Effacer ou désactiver les filtres

• Pour supprimer le filtre plus tard, cliquez sur le même bouton de filtre et choisissez “Effacer le filtre de”.

• Pour désactiver le filtre et supprimer les boutons, désélectionnez le bouton “Filtrer” dans le ruban.

Comment utiliser un filtre avancé dans Excel

Lorsque vous avez besoin d’un filtre plus précis ou d’un filtre qui place les données filtrées ailleurs plutôt que de mettre à jour les données existantes, utilisez le filtre avancé dans Excel.

1. Pour utiliser le filtre avancé, assurez-vous que vos données contiennent des en-têtes de colonne ou des “étiquettes”. Dans cet exemple, vous pouvez voir nos étiquettes Superviseur, Secteur, Département et Ventes.

1. Insérez au moins quelques lignes au-dessus de votre ensemble de données. C’est ici que vous allez entrer les critères pour votre filtre. Entrez les mêmes étiquettes que celles de votre ensemble de données.

Entrer les critères

Entrez les conditions pour votre filtre avancé en utilisant des opérateurs de comparaison pour “égal à” ou “différent de”, “supérieur à” ou “inférieur à”, “supérieur ou égal à” et “inférieur ou égal à”. De plus, placez le texte ou les valeurs entre guillemets pour un format qui ressemble à ceci : ="=condition".

Voici quelques exemples :

• Égal à Nord : ="=Nord"
• Différent de Nord : ="<>Nord"
• Supérieur à 500 : =">500"
• Inférieur à 500 : ="<500"
• Supérieur ou égal à 500 : =">=500"
• Inférieur ou égal à 500 : ="<=500"

Lorsque vous entrez la condition, Excel la reconnaît et la formate comme nécessaire pour le filtre.

• Pour un exemple de base, nous filtrons nos données par le nom du superviseur Brown. Dans la première ligne de la colonne Superviseur, nous avons entré la condition comme ="=Brown".

• Pour répondre à deux conditions dans la même colonne, entrez les critères dans la colonne correspondante dans des lignes différentes. Ici, nous filtrons à la fois par Brown et Martin. Nous avons entré ="=Brown" dans la première ligne de la colonne Superviseur et ="=Martin" dans la deuxième ligne de la colonne Superviseur.

• Pour répondre à deux conditions dans différentes colonnes, entrez les critères dans les colonnes correspondantes et dans la même ligne. Nous filtrons à la fois par Brown et Sud. Nous avons entré ="=Brown" dans la colonne Superviseur et ="=Sud" dans la colonne Secteur.

• Pour répondre à n’importe quelle condition, entrez les critères dans les colonnes correspondantes mais dans des lignes différentes. Nous avons filtré par Brown ou Alimentation en entrant ="=Brown" dans la première ligne de la colonne Superviseur et ="=Alimentation" dans la deuxième ligne de la colonne Département.

• Pour répondre à toutes les conditions plus n’importe quelle condition, utilisez une combinaison de différentes colonnes et lignes. Pour filtrer par Brown et Nord ou Alimentation, nous avons entré ="=Brown" et ="=Nord" dans la première ligne des colonnes Superviseur et Secteur, puis entré ="=Alimentation" dans la deuxième ligne de la colonne Département.

Appliquer le filtre

Après avoir entré les conditions que vous souhaitez utiliser, il est temps de mettre le filtre avancé au travail.

1. Allez dans l’onglet “Données” et sélectionnez le bouton “Filtre avancé” dans le ruban.

1. Lorsque la boîte “Filtre avancé” s’ouvre, configurez le filtre. Commencez par le haut en choisissant où vous souhaitez placer les données filtrées. Si vous sélectionnez “Copier vers un autre emplacement”, le champ “Copier vers” devient disponible pour que vous puissiez entrer cet emplacement.

1. Entrez l’ensemble de données dans le champ “Plage de liste”. Vous pouvez également sélectionner les cellules en faisant glisser votre curseur à travers elles, ce qui remplit ce champ.

1. Entrez la “Plage de critères” dans ce champ. C’est la plage au-dessus de votre ensemble de données où vous avez ajouté les nouvelles lignes. Encore une fois, vous pouvez faire glisser votre curseur à travers la plage pour remplir automatiquement le champ.

1. Si vous souhaitez localiser des enregistrements distincts, cochez la case “Enregistrements uniques uniquement”. Sélectionnez “OK” pour appliquer le filtre.

1. Vous verrez les données filtrées soit sur place, soit à l’emplacement que vous avez sélectionné.

Astuce : si vous souhaitez trouver des doublons plutôt que des valeurs uniques, consultez notre guide sur la recherche et la suppression des doublons dans Excel.

Comment utiliser la fonction FILTER dans Excel

Une autre façon de filtrer dans Excel est avec la fonction du même nom. En utilisant la fonction FILTER, vous pouvez filtrer par un nombre, du texte ou une date en utilisant sa référence de cellule. De plus, vous pouvez entrer une valeur si la formule ne trouve pas les éléments.

La syntaxe de la formule est FILTER(plage, inclure, non_trouvé), où seuls les deux premiers arguments sont requis.

Pour commencer, nous utilisons un exemple simple. Nous filtrons la plage A1 à D6 par la plage B1 à B6, où l’élément est égal à la valeur dans la cellule B2 (Sud).

=FILTER(A1:D6,B1:B6=B3)

Vous pouvez également utiliser cette formule avec l’élément à filtrer entre guillemets :

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Sud")

Nous avons reçu deux résultats pour notre filtre en utilisant les deux formules.

Nous filtrons maintenant les mêmes plages et incluons l’argument optionnel pour si aucun résultat n’est trouvé. Il s’affichera comme “Aucun”.

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Bas","Aucun")

Utiliser AND ou OR avec la fonction FILTER

Si vous souhaitez filtrer par plusieurs critères avec la fonction, vous pouvez insérer un astérisque (*) pour répondre aux deux conditions (AND) ou un signe plus (+) pour répondre à l’une ou l’autre condition (OR).

Nous filtrons le même ensemble de données par Sud et Vêtements en utilisant cette formule :

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)*(C1:C6=C3))

Nous avons reçu un résultat, comme prévu. Bien qu’il y ait deux enregistrements avec Sud dans la plage B1 à B6, un seul d’entre eux a également Vêtements dans les cellules C1 à C6.

Pour montrer comment l’opérateur OR fonctionne pour la fonction FILTER, nous filtrons le même ensemble de données par Sud ou Alimentation avec cette formule :

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)+(C1:C6=C6))

Cette fois, nous avons reçu trois résultats : deux incluant Sud et un incluant Alimentation.

Questions fréquemment posées

Quelle est la différence entre filtrer et trier ?

Comme vous l’avez appris ici, le filtrage montre les données qui correspondent à vos conditions et cache le reste. Le tri, en revanche, réorganise vos données dans un ordre, comme alphabétique ou chronologique.

Existe-t-il un raccourci pour filtrer dans Excel ?

Pour activer l’Autofilter dans Excel, utilisez le raccourci clavier Ctrl + Shift + L sur Windows ou Command + Shift + F sur Mac.

Ensuite, choisissez la colonne et appuyez sur Alt + Flèche vers le bas sur Windows ou Option + Flèche vers le bas sur Mac pour ouvrir la fenêtre contextuelle de filtre et faire votre sélection.

Comment puis-je filtrer des cellules dans Excel avec des formules ?

Sélectionnez une plage de cellules ou votre feuille entière. Allez dans l’onglet “Accueil” et choisissez “Rechercher et sélectionner -> Aller à spécial”. Dans la boîte, cochez “Formules” et cochez éventuellement les éléments en dessous, puis sélectionnez “OK”. Vous verrez les cellules contenant des formules mises en surbrillance.

Crédit image : Pixabay. Toutes les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.