Comment utiliser Google Sheets : conseils essentiels pour bien débuter
Depuis les débuts de Windows, Microsoft Excel a été le programme de référence pour le calcul, les tableaux, les factures et toutes les autres choses de la vie que vous souhaitez organiser en grilles infinies de lignes et de colonnes.
Mais depuis que le Cloud a pris de l’importance, Google Sheets est devenu le programme choisi par de nombreuses personnes. Il n’est peut-être pas aussi riche en fonctionnalités qu’Excel, mais il y a beaucoup plus à explorer qu’il n’y paraît au premier abord.
Voici quelques conseils et astuces pour utiliser Google Sheets qui devraient vous permettre de commencer en douceur.
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1. Importer des données d’un autre tableur
Vous pouvez facilement configurer Google Sheets pour importer dynamiquement des données d’un de vos tableurs vers un autre. C’est parfait si vous souhaitez afficher la somme de certains résultats dans un tableur, ou si vous voulez transférer une section entière d’un tableau. Notez que ce n’est pas la même chose que de copier des données, car lorsque vous mettez à jour les données dans la feuille d’origine, elles seront également mises à jour dans celle vers laquelle vous importez.
La formule pour cela est connue sous le nom de ImportRange et ressemble à ceci :
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","NomFeuille!A1:D200")Le long code cryptique est le nom URL de votre tableur, que vous trouverez dans la barre d’URL après “spreadsheets/d/“. Là où il est écrit “NomFeuille” ci-dessus, vous devez le remplacer par le nom exact de la feuille dont vous importez les données, puis la partie après le point d’exclamation représente la plage de lignes/colonnes à partir de laquelle vous souhaitez extraire des données.
2. Figer les lignes et les colonnes
Lorsque vous créez un tableur, dans presque tous les cas, vous voudrez qu’une certaine information soit affichée à l’écran en permanence. Par exemple, si vous suivez votre travail freelance, vous voudrez que des informations d’en-tête telles que “Montant payé”, “Date de la facture” et “Site web” soient constamment affichées même lorsque vous faites défiler la page.
Pour ce faire, vous devez “figer” la ligne ou la colonne que vous souhaitez toujours avoir à l’affichage. Cliquez simplement sur “Affichage -> Figer”, puis sélectionnez le nombre de lignes ou de colonnes que vous souhaitez figer. Si vous sélectionnez une cellule avant de cliquer sur “Affichage”, alors vous aurez l’option de figer chaque ligne ou colonne jusqu’à cette cellule.
3. Créer des formulaires avec Google Sheets
Une fonctionnalité peu connue mais remarquablement robuste de Google Sheets est l’option de créer des formulaires et des questionnaires. Ouvrez une nouvelle Google Sheet, cliquez sur “Outils -> Créer un formulaire”, et vous serez dirigé vers l’application de création de formulaires de Google.
C’est assez simple à utiliser. Donnez un titre et une description au formulaire, entrez une question où il est écrit “Question sans titre”, puis cliquez sur “Choix multiple” si vous souhaitez changer le format pour que les gens puissent répondre (choix multiples, cases à cocher, listes déroulantes, etc.).
En haut à droite des formulaires, vous verrez également un trio d’options qui vous permet de personnaliser davantage l’apparence de votre questionnaire.
4. Insérer une image dans une cellule
Avant de vous montrer que l’insertion d’images dans Google Sheets se fait simplement en cliquant sur “Insérer -> Image”, eh bien, pas tout à fait. Si vous utilisez cette méthode, une image apparaîtra au-dessus de votre tableur plutôt que de s’insérer correctement dans une cellule.
Pour insérer une image directement dans une cellule, cliquez sur la cellule, puis tapez =image("URL de l'image que vous souhaitez insérer"). Par défaut, l’image conservera son rapport d’aspect tout en s’adaptant à la taille de la cellule, mais il existe plusieurs variations que vous pouvez apporter à la formule pour obtenir la taille de l’image/cellule souhaitée.
=image("URL de l'image",2)– redimensionne l’image pour s’adapter à la taille de la cellule existante=image("URL de l'image",3)– l’image conserve sa taille d’origine sans modifier la taille de la cellule
5. Additionner rapidement des nombres
C’est une fonction classique des tableurs et pourtant étrangement facile à oublier. Heureusement, Google Sheets facilite les choses. Si vous souhaitez additionner rapidement les nombres dans une ligne ou une colonne, il vous suffit de mettre en surbrillance tout ce que vous souhaitez calculer avec un clic gauche, et vous verrez instantanément la somme de ces nombres dans le coin inférieur droit de Google Sheets.
Vous pouvez ensuite cliquer sur la somme dans le coin inférieur droit, et vous obtiendrez une liste d’options pour examiner plutôt la moyenne, le plus petit nombre, le plus grand nombre, et ainsi de suite.
Si vous souhaitez qu’une cellule affiche le total d’un groupe de chiffres dans une ligne ou une colonne, cliquez sur la cellule où vous souhaitez que le total soit affiché, puis tapez =sum(A1:A13) où A1 et A13 sont les cellules que vous souhaitez additionner.
6. Mise en forme conditionnelle
Il n’y a rien de tel qu’un peu de codage couleur pour simplifier toutes les données de la feuille affichées devant vous. Pour définir des règles automatiques pour la mise en forme et le coloriage des cellules, cliquez sur “Format -> Mise en forme conditionnelle”.
Dans un panneau à droite, vous verrez maintenant un ensemble de “règles de mise en forme conditionnelle”. Ici, vous pouvez amener votre tableur à colorier automatiquement une cellule en rouge, par exemple, si elle est vide (un excellent moyen de savoir instantanément si vous devez relancer quelqu’un pour des paiements en retard), ou peindre des cellules contenant un certain mot d’une couleur de votre choix.
Il y a plein d’options ici, alors amusez-vous ! Votre tableur est votre toile.
7. Ajouter une option de liste déroulante à votre cellule
Disons que vous souhaitez limiter le contenu d’une cellule à seulement deux (ou plusieurs) valeurs. La meilleure façon d’implémenter cela est d’ajouter une option de liste déroulante. Pour cela, vous devrez créer une nouvelle feuille pour contenir les valeurs d’option.
Créez une nouvelle feuille en cliquant sur l’icône “+” dans la barre d’outils en bas.
Dans la nouvelle feuille, entrez vos valeurs d’option dans la première colonne.
Retournez à la première feuille (ou à la feuille sur laquelle vous travaillez), sélectionnez la cellule où vous souhaitez insérer la liste déroulante.
Faites un clic droit dessus et sélectionnez “Validation des données” (tout à la fin du menu contextuel).
Dans le champ “Critères”, sélectionnez “Liste depuis une plage” et sélectionnez la feuille, les colonnes et les cellules dans le champ “Données”. Cochez l’option “Afficher la liste déroulante dans la cellule.”
- Cliquez sur OK. Vous devriez maintenant voir le champ de liste déroulante où vous pouvez limiter le contenu de la cellule à une gamme spécifique de valeurs.
La situation idéale avec un tableur est d’avoir un ensemble de règles qui automatisent des choses comme le codage couleur et les calculs afin que vous puissiez travailler le plus rapidement et efficacement possible. J’espère que ces sept conseils vous aideront à atteindre cela, à rendre les informations qu’il contient beaucoup plus claires et à pimenter le processus parfois stérile de gestion d’un tableur.
