Comment utiliser les catégories de Microsoft Outlook pour organiser vos e-mails

Bien que les dossiers dans Microsoft Outlook vous offrent une méthode pratique pour stocker des e-mails, vous souhaiterez peut-être un moyen d’identifier facilement certains messages. En utilisant des catégories dans Outlook, vous pouvez assigner une ou plusieurs étiquettes codées par couleur à vos e-mails. Voyons comment utiliser les catégories dans Outlook sur Windows, Mac et le Web.

Table des matières

• Comment assigner une catégorie dans Outlook
• Assigner une catégorie par un clic rapide sur Windows
• Comment désassigner une catégorie
• Effacer une catégorie
• Effacer toutes les catégories
• Comment organiser votre boîte de réception par catégorie
• Comment gérer les catégories dans Outlook
• Renommer une catégorie
• Supprimer une catégorie
• Assigner un raccourci clavier à une catégorie sur Windows
• Ajouter une catégorie à vos favoris sur le Web
• Comment créer une catégorie Outlook
• Créer une catégorie sur Windows
• Créer une catégorie sur Mac
• Créer une catégorie sur le Web
• Questions fréquentes

Comment assigner une catégorie dans Outlook

Il existe plusieurs façons d’assigner une catégorie à un e-mail dans Outlook. Les options varient selon la plateforme que vous utilisez.

Sur Windows, faites l’une des choses suivantes :

• Faites un clic droit sur l’e-mail, allez sur « Catégoriser » et choisissez une catégorie dans le menu déroulant.
• Sélectionnez l’e-mail, allez à l’onglet « Accueil » et ouvrez le menu déroulant « Étiquettes ». Cliquez sur le menu « Catégoriser » et choisissez une catégorie.
• Avec l’e-mail ouvert, allez à l’onglet « Message » et ouvrez le menu déroulant « Étiquettes ». Cliquez sur « Catégoriser » et choisissez une catégorie.

Vous verrez le nom et la couleur de la catégorie en haut de l’e-mail ainsi que dans la colonne « Catégories » de votre boîte de réception.

Sur Mac, faites l’une des choses suivantes :

• Faites un clic droit sur l’e-mail, allez sur « Catégoriser » et choisissez une catégorie dans le menu déroulant.
• Sélectionnez l’e-mail, allez à l’onglet « Accueil » et ouvrez le menu déroulant « Étiquettes ». Cliquez sur le menu « Catégoriser » et choisissez une catégorie.
• Avec l’e-mail ouvert, allez à l’onglet « Message », ouvrez le menu déroulant « Catégoriser » et choisissez une catégorie.
• Sélectionnez « Message -> Catégoriser » dans la barre de menu et choisissez une catégorie.

Vous verrez le nom de la catégorie et la couleur en haut du message et dans la colonne « Catégories ».

Sur le Web, faites l’une des choses suivantes :

• Faites un clic droit sur l’e-mail, allez sur « Catégoriser » et choisissez une catégorie dans le menu déroulant.
• Sélectionnez l’e-mail, ouvrez le menu déroulant « Catégoriser » et choisissez une catégorie.

Vous verrez le nom et la couleur de la catégorie en haut de l’e-mail et à côté de la ligne de sujet dans votre boîte de réception.

Suivez le même processus pour votre plateforme afin d’assigner d’autres catégories à un e-mail.

Assigner une catégorie par un clic rapide sur Windows

Une autre façon facile d’assigner une catégorie à un e-mail dans Outlook sur Windows est de créer une action de clic rapide. Cela définit une catégorie par défaut, vous permettant de l’assigner en cliquant sur l’indicateur dans la colonne « Catégories ». À l’heure où j’écris ces lignes, la fonctionnalité de clic rapide est uniquement disponible sur Windows.

1. Ouvrez le menu « Catégoriser » et choisissez « Définir clic rapide ».

1. Lorsque la petite fenêtre apparaît, utilisez la liste déroulante pour sélectionner la catégorie par défaut et cliquez sur « OK » pour l’enregistrer.

1. Pour assigner la catégorie par défaut avec un clic rapide, cliquez sur l’indicateur dans la colonne « Catégories » à côté de l’e-mail dans votre boîte de réception.

Comment désassigner une catégorie

Si vous utilisez vos catégories comme des drapeaux temporaires ou souhaitez simplement supprimer une catégorie d’un e-mail, vous pouvez le faire également.

Effacer une catégorie

Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit ci-dessus et désélectionnez la catégorie que vous souhaitez supprimer.

Effacer toutes les catégories

Ouvrez le menu « Catégoriser » et choisissez « Effacer toutes les catégories » sur Windows, « Effacer tout » sur Mac, ou « Effacer les catégories » sur le Web.

Comment organiser votre boîte de réception par catégorie

Bien que vous puissiez visualiser les catégories des messages, vous pouvez organiser ou trier votre boîte de réception par catégories. Cela vous donne un moyen simple de voir tous les e-mails dans une catégorie classés par ordre alphabétique par nom de catégorie.

Sur Windows, cliquez sur l’en-tête de la colonne « Catégories » ou choisissez « Catégories » dans la boîte de filtre/organiser/trier.

Sur Mac, cliquez sur l’en-tête de la colonne « Catégories » ou sélectionnez « Afficher -> Organiser par -> Catégories » dans la barre de menu.

L’organisation par catégorie n’est pas une fonctionnalité disponible sur le Web, à l’heure où j’écris ces lignes.

Astuce : consultez notre tutoriel sur comment trier votre boîte de réception Gmail également !

Comment gérer les catégories dans Outlook

Vous pouvez gérer votre liste de catégories dans Outlook en renommant ou en supprimant une catégorie. De plus, vous pouvez assigner une touche de raccourci sous Windows ou ajouter une catégorie à vos favoris sur le Web.

Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit précédemment et sélectionnez « Toutes les catégories » sous Windows, « Modifier les catégories » sur Mac, ou « Gérer les catégories » sur le Web.

Renommer une catégorie

Microsoft Outlook vous fournit des catégories par défaut nommées selon les couleurs. Par exemple, vous avez la catégorie Bleu, la catégorie Rouge, la catégorie Verte, etc. Heureusement, vous pouvez renommer une catégorie comme vous le souhaitez et vous n’êtes pas coincé avec les noms de couleur.

Sur Windows, sélectionnez la catégorie, cliquez sur « Renommer », entrez le nouveau nom et appuyez sur Entrée.

Sur Mac, double-cliquez sur le nom, entrez le nouveau et appuyez sur Retour.

Sur le Web, sélectionnez l’icône Modifier (crayon), entrez le nouveau nom et cliquez sur « Enregistrer ».

Supprimer une catégorie

Si vous souhaitez supprimer une catégorie, qu’il s’agisse d’une catégorie par défaut ou d’une catégorie que vous avez créée, vous pouvez le faire en quelques étapes.

Sur Windows, sélectionnez la catégorie, cliquez sur « Supprimer » et confirmez en cliquant sur « Oui » dans la fenêtre contextuelle.

Sur Mac, sélectionnez la catégorie, cliquez sur le bouton moins et confirmez en cliquant sur « Supprimer » dans la fenêtre contextuelle.

Sur le Web, cliquez sur l’icône Supprimer (corbeille) et cliquez sur « Supprimer » pour confirmer la suppression.

Assigner un raccourci clavier à une catégorie sur Windows

Pour catégoriser plus rapidement vos e-mails, vous pouvez assigner un raccourci clavier dans Outlook sur Windows.

Sélectionnez la catégorie et ouvrez la boîte déroulante « Touche de raccourci » sur la droite. Choisissez la combinaison de touches que vous souhaitez utiliser et cliquez sur « OK » pour l’enregistrer.

Lorsque vous souhaitez assigner une catégorie, sélectionnez l’e-mail dans votre boîte de réception et appuyez sur le raccourci clavier.

Ajouter une catégorie à vos favoris sur le Web

Pour un accès rapide à une catégorie, vous pouvez l’ajouter à vos favoris dans Outlook sur le Web. Elle sera affichée dans la section « Favoris » dans la barre latérale gauche.

1. Cliquez sur l’étoile sur le côté droit d’une catégorie existante ou à droite du nom d’une nouvelle catégorie.

1. Développez « Favoris » à gauche pour voir tous les e-mails dans cette catégorie.

Comment créer une catégorie Outlook

Si vous souhaitez aller au-delà des catégories par défaut dans Outlook, vous pouvez créer les vôtres, ce qui vous permet de lui donner un nom personnalisé et de choisir une couleur.

Créer une catégorie sur Windows

1. Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit précédemment, soit en faisant un clic droit soit en ouvrant le menu « Étiquettes », puis sélectionnez « Toutes les catégories ».

2. Cliquez sur « Nouveau » sur le côté droit.

1. Ajoutez l’étiquette dans le champ « Nom » et choisissez une couleur dans le menu déroulant « Couleur ». En option, vous pouvez ajouter une « Touche de raccourci » en utilisant cette boîte déroulante.

1. Cliquez sur « OK » pour enregistrer votre nouvelle catégorie.

Créer une catégorie sur Mac

1. Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit ci-dessus, soit par un clic droit soit en ouvrant le menu « Étiquettes », puis sélectionnez « Modifier les catégories ». Alternativement, allez dans « Outlook -> Paramètres » dans la barre de menu et sélectionnez « Catégories ».

1. Cliquez sur le « signe plus » en bas de la liste.

1. Entrez un nom de catégorie dans la case correspondante et sélectionnez l’indicateur de couleur pour choisir une couleur.

1. Cliquez sur « Ajouter » pour enregistrer la catégorie.

Créer une catégorie sur le Web

1. Ouvrez le menu « Catégoriser » comme décrit précédemment, soit en faisant un clic droit soit en ouvrant la liste déroulante « Catégoriser », puis sélectionnez « Nouvelle catégorie ».

1. Entrez une étiquette pour la catégorie dans la case « Nom », choisissez une couleur et cliquez sur « Enregistrer ».

Questions fréquentes

Pourquoi mes catégories Outlook ne s’affichent-elles pas ?

Il y a plusieurs raisons possibles pour lesquelles vous ne pouvez pas voir les catégories dans Outlook. Tout d’abord, la fonctionnalité des catégories n’est pas disponible pour les comptes e-mail IMAP.

De plus, il se peut que vous n’ayez pas la colonne « Catégories » affichée dans votre boîte de réception. Pour ce faire sous Windows, allez dans l’onglet « Affichage », sélectionnez « Paramètres d’affichage » et choisissez « Colonnes ». Sous « Colonnes disponibles », choisissez « Catégories » et cliquez sur « Ajouter ».

Sur Mac, faites un clic droit sur un en-tête de colonne et cliquez sur « Catégories » pour marquer une coche à côté.

Puis-je rechercher par catégorie dans Outlook ?

Vous pouvez utiliser les options de recherche avancée sous Windows et Mac pour rechercher par catégorie. Sur Windows, sélectionnez l’icône Filtre à droite du champ « Recherche » et utilisez la boîte déroulante « Catégories » pour choisir une catégorie. Sur Mac, cliquez à l’intérieur du champ « Recherche » pour ouvrir l’onglet « Recherche » et choisissez « Catégories ». Ensuite, sélectionnez une catégorie en haut.

Sur le Web, tapez le nom de la catégorie dans le champ « Recherche » et sélectionnez-le dans les résultats.

Puis-je créer des sous-catégories dans Outlook ?

Vous ne pouvez pas actuellement créer de sous-catégories dans Outlook. Cependant, vous pouvez imiter cela en utilisant une convention de nommage et des couleurs correspondantes. Par exemple, vous pouvez avoir une catégorie nommée « Clients », puis des catégories supplémentaires nommées « Clients – Anderson », « Clients – Brown » et « Clients – Carlson » avec la ou les couleurs de votre choix.