Comment utiliser les règles Microsoft Outlook pour gérer votre boîte de réception

Gérer votre boîte de réception demande du travail, surtout lorsque vous recevez de nombreux emails chaque jour. En utilisant des règles dans Microsoft Outlook, vous pouvez vous occuper de votre boîte de réception automatiquement. Cela vous fait gagner du temps en évitant d’agir manuellement sur les messages et vous aide à gérer votre email.

Table des matières

• Comment fonctionnent les règles dans Outlook ?
• Comment créer une règle dans Outlook
• Créer une règle à partir de zéro
• Créer une règle basée sur un email
• Exemples de règles Outlook
• Déplacer des messages vers un dossier
• Marquer un email pour suivi
• Assigner une catégorie à un email
• Marquer les messages avec priorité
• Questions fréquentes

Comment fonctionnent les règles dans Outlook ?

Les règles dans Outlook vous permettent de configurer des actions pour les emails qui répondent à des critères particuliers. Lorsque les messages arrivent dans votre boîte de réception, les règles prennent le relais pour effectuer ces actions automatiquement.

Par exemple, vous pouvez déplacer des emails de votre magasin préféré vers un dossier de shopping, marquer les messages venant de votre superviseur comme importants ou transférer automatiquement des emails à votre partenaire.

Vous pouvez faire des choses comme cela automatiquement une fois que vous avez configuré des règles, puis vous détendre et laisser les règles Microsoft Outlook faire le travail de gestion de votre boîte de réception sans lever le petit doigt.

Comment créer une règle dans Outlook

La configuration d’une règle dans Outlook est un processus étape par étape que l’application vous guide à travers. Commencez par sélectionner les critères de l’email, passez à la sélection des actions, ajoutez éventuellement des exceptions à la règle, puis activez la règle.

Créer une règle à partir de zéro

1. Pour créer une règle dans Outlook à partir de zéro, sélectionnez « Fichier -> Informations », puis « Gérer les règles et alertes ».

2. Choisissez un compte email en haut si vous en avez plusieurs et cliquez sur « Nouvelle règle ».

3. La boîte de l’Assistant règles vous donne les types de déclencheurs de base pour commencer, similaires aux modèles dans Outlook. En dessous de « Démarrer à partir d’une règle vide », vous pouvez choisir si la règle s’appliquera aux emails que vous recevez ou envoyez.

4. Si vous choisissez des critères dans l’une des deux sections supérieures, utilisez les liens qui s’affichent en bas pour ajouter l’élément. Par exemple, si vous choisissez « Jouer un son lorsque je reçois des messages de quelqu’un », cliquez sur le lien « personnes ou groupe public » pour sélectionner la personne et le lien « son » pour sélectionner le son. Suivez cela en cliquant sur « Suivant ».

5. Confirmez la condition et ajoutez-en d’autres si vous le souhaitez. Gardez à l’esprit que toutes les conditions doivent être remplies pour que la règle s’applique. Cliquez sur « Suivant » lorsque vous avez terminé de choisir les conditions.

6. Confirmez l’action et ajoutez éventuellement d’autres actions. N’oubliez pas que toutes les actions que vous sélectionnez seront effectuées. Cliquez sur « Suivant » après avoir terminé d’ajouter des actions.

7. Les exceptions vous permettent de contourner la règle pour certains emails. Cochez les cases pour toutes les exceptions que vous souhaitez ajouter, utilisez les liens en bas pour choisir les éléments, et cliquez sur « Suivant ».

8. Donnez un nom à votre règle en haut et sélectionnez les « Options de configuration de la règle ». Cochez la case pour « Activer cette règle ». Facultativement, cochez les deux autres pour exécuter immédiatement la règle sur les emails actuels et utiliser la règle sur tous vos comptes email.

9. Confirmez les conditions, actions et exceptions dans la boîte Étape 3 en bas et cliquez sur « Terminer ».

10. Votre règle apparaît maintenant avec une coche à côté dans la boîte des Règles et Alertes. Si vous souhaitez désactiver la règle plus tard, vous pouvez revenir ici et décocher la case. Sélectionnez « OK » ou « Appliquer » pour enregistrer et sortir ou « Annuler » si vous changez d’avis.

Saviez-vous : vous pouvez transformer des emails en tâches dans Microsoft Outlook.

Créer une règle basée sur un email

1. Pour créer une règle basée sur un email existant, sélectionnez le message dans votre boîte de réception ou ouvrez-le dans sa propre fenêtre. Allez à l’onglet « Accueil », ouvrez le menu déroulant « Règles », et sélectionnez « Créer une règle ».

2. Dans la fenêtre « Créer une règle », vous verrez les conditions disponibles en haut. Comme vous créez une règle basée sur l’email, vous pouvez utiliser des critères tels que de cette personne, ce que le sujet contient, ou seulement envoyé à vous.

3. Choisissez l’action que vous souhaitez effectuer en fonction de la condition. Vous pouvez l’afficher dans la fenêtre d’alerte de nouvel élément, jouer un son, ou le déplacer vers un dossier.

4. Si vous souhaitez ajouter d’autres conditions ou actions, choisissez « Options avancées ». Vous verrez les mêmes cases que dans l’Assistant règles. Faites votre sélection pour créer votre règle.

5. Si vous êtes satisfait de la règle telle quelle, cliquez sur « OK » pour l’enregistrer et l’appliquer.

Astuce : la prochaine fois que vous prenez quelques jours de congé, configurez un message d’absence du bureau dans Outlook.

Exemples de règles Outlook

Maintenant que vous savez comment créer une règle dans Outlook, parcourons quelques exemples utiles. Nous créons ces règles à partir de zéro en utilisant les instructions ci-dessus.

Déplacer des messages vers un dossier

Si vous déplacez souvent vos messages vers des dossiers pour garder votre boîte de réception organisée, vous pouvez configurer une règle pour les déplacer automatiquement et gagner du temps.

1. Dans la première boîte de l’Assistant règles, sélectionnez « Déplacer les messages de quelqu’un vers un dossier ». Alternativement, choisissez l’une des deux autres conditions « Déplacer les messages ». Sélectionnez « personnes ou groupe public » en bas pour choisir le contact et « spécifié » pour choisir le dossier. Cliquez sur « Suivant ».

Dans notre exemple, nous sélectionnons « [email protected] » et « Ressources Marketing », respectivement.

2. Passez à travers l’Assistant règles comme montré ci-dessus en choisissant éventuellement plus de conditions et d’actions, en ajoutant des exceptions, et enfin en nommant et en activant la règle.

Marquer un email pour suivi

Marquer un email est une autre bonne façon d’organiser les messages, car cela vous permet d’assigner et de voir le drapeau dès que l’email arrive.

1. Dans la première boîte de l’Assistant règles, sélectionnez « Marquer les messages de quelqu’un pour suivi ». Sélectionnez « personnes ou groupe public » pour choisir le contact et « suivre à cette époque » pour choisir le type et le timing du suivi.

Dans cet exemple, nous sélectionnons « [email protected] », « Appeler », et « Demain ».

2. Suivez les invites restantes pour passer à travers l’Assistant règles et enregistrer et activer votre règle.

Remarque : une fois un message marqué apparu, vous pouvez planifier votre réponse dans Outlook.

Assigner une catégorie à un email

Pour rapidement repérer les emails qui tombent dans certaines catégories, pourquoi ne pas créer une règle pour le faire à l’avance ? Cela mettra les messages dans leurs catégories respectives pour que vous les voyiez d’un seul coup d’œil.

1. Dans la première boîte de l’Assistant règles, sélectionnez « Appliquer la règle sur les messages que je reçois ». Cliquez sur « Suivant » pour configurer les conditions.

2. Cochez les cases pour les conditions et les spécificités que vous souhaitez utiliser. Dans notre exemple, nous utilisons « avec des mots spécifiques dans le sujet » et choisissons « mots spécifiques » pour ajouter le mot « projet ». Cliquez sur « Suivant ».

3. Cochez la case pour « l’assigner à la catégorie », puis cliquez sur « catégorie » pour sélectionner celle que vous souhaitez utiliser. Nous choisissons notre catégorie « Clients ». Cliquez sur « Suivant ».

4. Ajoutez éventuellement des exceptions et cliquez sur « Suivant ».
5. Nommez la règle, activez-la, confirmez la configuration, et cliquez sur « Terminer ».

Marquer les messages avec priorité

Si vous assignez une priorité à sélectionner des emails, comme ceux de votre patron ou d’un client spécial, vous pouvez les marquer comme importants dès le départ. Ou peut-être souhaitez-vous marquer les emails où vous êtes inclus en CC comme faible priorité.

1. Comme pour la règle ci-dessus, sélectionnez « Appliquer la règle sur les messages que je reçois » dans l’Assistant règles et cliquez sur « Suivant » pour sélectionner les conditions.

2. Cochez les cases pour les conditions que vous souhaitez utiliser et cliquez pour ajouter les spécificités. Ici, nous utilisons « où mon nom figure dans la case CC ». Cliquez sur « Suivant ».

3. Cochez la case pour « marquer comme importance » et cliquez sur « importance » pour choisir le niveau que vous souhaitez utiliser. Nous choisissons « faible importance ». Cliquez sur « Suivant ».

4. Ajoutez éventuellement des exceptions et cliquez sur « Suivant ».
5. Nommez la règle, activez-la, confirmez la configuration, et cliquez sur « Terminer ».

Astuce : devenez un pro de l’email avec les raccourcis clavier d’Outlook.

Questions fréquentes

Où puis-je trouver mes règles Outlook ?

Vous pouvez accéder à vos règles si vous souhaitez désactiver, éditer ou supprimer une ou plusieurs d’entre elles dans la fenêtre Gestionnaire de règles.

Il suffit d’aller à « Fichier -> Informations » ou d’ouvrir le menu « Règles » dans l’onglet « Accueil » et de sélectionner « Gérer les règles et alertes ».

Pourquoi ma règle Outlook ne fonctionne-t-elle pas ?

Il peut y avoir plusieurs raisons pour lesquelles une règle que vous avez configurée dans Outlook ne fonctionne pas comme prévu. Voici quelques points à vérifier :

• Vérifiez la case « Gérer les règles et alertes » pour vous assurer que la règle est activée.
• Assurez-vous que la règle appelle un dossier ou un contact valide et non un que vous avez supprimé.
• Confirmez qu’une autre règle n’est pas appliquée en premier.

Pour des causes et des solutions supplémentaires, consultez la page d’assistance Microsoft.

Puis-je configurer une règle de mise en forme conditionnelle dans Outlook ?

La mise en forme conditionnelle est disponible dans Outlook à un emplacement séparé des règles de boîte de réception d’email discutées ici.

Allez à l’onglet « Affichage » et sélectionnez « Paramètres d’affichage » dans le ruban. Dans la boîte qui s’affiche, choisissez « Mise en forme conditionnelle », puis configurez la règle dans la boîte de mise en forme conditionnelle suivante.

Crédit image : Pixabay. Toutes les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.