Comment utiliser le presse-papiers intégré de Microsoft Office sous Windows

Il y a de fortes chances que vous utilisiez le presse-papiers de votre système d’exploitation au quotidien, même si vous ne savez pas exactement ce qu’est un « presse-papiers » ! Le presse-papiers est l’endroit où les données vont lorsque vous les copiez ou les coupez et d’où viennent les données lorsque vous les collez. Si vous utilisez Windows, le presse-papiers que vous utilisez au jour le jour est probablement celui de Windows lui-même. En termes de fonctionnalité, le presse-papiers de Windows est très basique ; cependant, le presse-papiers de Microsoft Office est bien plus avancé et facilite beaucoup le travail dans la suite Office.

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En quoi est-il meilleur ?

Lorsque vous copiez ou coupez des données dans Windows, elles sont stockées dans son propre presse-papiers. À partir de là, vous pouvez coller ces données où vous le souhaitez, autant que vous le souhaitez. Au moment où vous copiez ou coupez quelque chose de différent, le presse-papiers est vidé et les nouvelles données le remplacent. Cela fonctionne bien pour la migration basique de données, mais ce n’est pas très pratique si vous souhaitez gérer la copie et le collage de plusieurs morceaux de données à la fois.

Le presse-papiers de Microsoft Office est quelque peu différent. Lorsque vous copiez des données dans le presse-papiers Office, cela occupe l’une des vingt-quatre emplacements que l’Office a sur son presse-papiers avancé. Cela signifie que vous pouvez copier vingt-quatre éléments différents sans qu’ils ne s’effacent les uns les autres ; chacun résidera dans son « emplacement » respectif, prêt à être collé chaque fois que vous en aurez besoin.

Comment accéder au presse-papiers ?

Vous avez peut-être utilisé Office pendant des années sans connaître son presse-papiers avancé. C’est parce qu’il n’est pas 100 % évident de savoir comment l’activer. Avec quelques étapes simples, vous pouvez tirer le meilleur parti de cette excellente (mais cachée !) fonctionnalité.

Tout d’abord, faisons ressortir le presse-papiers de sa cachette. Dans le ruban Accueil, sous la catégorie Presse-papiers, vous devriez voir une petite boîte en bas à droite. Cliquez dessus.

Le presse-papiers apparaîtra à gauche.

C’est ici que toutes vos données copiées et coupées seront conservées. Si vous avez copié plusieurs éléments avant d’ouvrir ce presse-papiers, seule la dernière entrée sera présente. Cela est dû au fait que le presse-papiers Office ne s’active pas tant que vous ne l’avez pas ouvert pour la première fois à chaque session. Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez faire en sorte que le presse-papiers Office stocke les données même si vous ne l’ouvrez pas, ce que nous aborderons plus tard.

Utilisation du presse-papiers

Si vous laissez ce presse-papiers ouvert, vous remarquerez que lorsque vous copiez ou coupez des données, elles apparaîtront dans le presse-papiers Microsoft Office.

Si vous cliquez sur chaque entrée, elle sera collée dans le document à l’endroit où se trouve le curseur de Word. Coller une entrée ne la supprimera pas de la liste, donc n’hésitez pas à utiliser chacune d’elles autant que vous le souhaitez. Encore mieux, si vous ouvrez un autre logiciel de la suite Office, votre presse-papiers vous suivra. Cela rend le presse-papiers Office très utile si vous transportez toujours des données entre les suites. Ici, nous pouvons prendre ce que nous avons copié dans Word et le coller dans une feuille de calcul Excel via le presse-papiers Microsoft Office.

Si vous vous retrouvez à importer des données de programmes dans Office, le presse-papiers peut également garder la trace de cela. Ici, nous copions la phrase « Fonctionnalités de remplissage automatique du navigateur » depuis un navigateur web, que l’Office détecte et place dans son propre presse-papiers.

Options

Si vous appréciez vraiment le presse-papiers Microsoft Office, il existe des paramètres supplémentaires dans le bouton Options en bas.

Afficher le presse-papiers Office automatiquement est idéal si vous prévoyez d’utiliser beaucoup cette fonctionnalité. Activez cela et il s’affichera toujours lorsque vous ouvrez Office, prêt à l’emploi.

Afficher le presse-papiers Office lorsque Ctrl + C est pressé deux fois est le choix idéal si vous utilisez cette fonctionnalité de temps en temps. Il restera caché lorsque vous ne le voulez pas, mais lorsque le besoin se présente, une double pression sur le raccourci de copie le fera réapparaître.

Collecter sans afficher le presse-papiers Office vous permettra de copier des éléments dans le presse-papiers Office même si vous ne l’avez pas ouvert pendant une session. C’est une bonne option à cocher si vous écrasez accidentellement du texte dans le presse-papiers lorsque vous utilisez Office. Avec cette option activée, vous pouvez simplement ouvrir le presse-papiers et récupérer des données précédentes.

Afficher l’icône du presse-papiers Office sur la barre des tâches affichera une icône sur votre barre des tâches lorsque le presse-papiers Office est actif. Vous pouvez cliquer droit sur cette icône pour effectuer des actions de base, comme afficher le presse-papiers ou l’empêcher de collecter des données.

Afficher un statut près de la barre des tâches lors de la copie affiche une notification en bas à droite chaque fois que vous copiez quelque chose, montrant combien de place il y a sur le presse-papiers. Une bonne option pour les utilisateurs avancés !

Presse-papiers astucieux

Alors que le presse-papiers par défaut de Windows peut être utile, Office l’améliore avec toute une série de fonctionnalités. Maintenant, vous savez comment accéder à ce presse-papiers spécial, ce qu’il peut faire, et comment en tirer le meilleur parti.

Utilisez-vous souvent le presse-papiers ? Pensez-vous que cette fonctionnalité sera utile dans votre vie quotidienne ? Faites-nous savoir ci-dessous.