Comment utiliser la matrice d'Eisenhower pour gérer vos tâches

Avez-vous du mal à prioriser vos tâches ou à terminer les choses à temps ? Si vous êtes prêt pour une nouvelle technique de gestion des tâches, essayez la matrice d’Eisenhower. Avec elle, vous pouvez prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance, vous aidant à déterminer quelles tâches aborder en premier.

Table des matières

• Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?
• Comment utiliser la matrice d’Eisenhower
• Outils et modèles de la matrice d’Eisenhower
• Questions fréquentes

Qu’est-ce que la matrice d’Eisenhower ?

Comme vous l’avez peut-être deviné, le nom de la matrice d’Eisenhower est dérivé du 34ème président des États-Unis, Dwight D. Eisenhower.

En tant que leader politique et militaire, il avait de nombreuses tâches importantes à accomplir chaque jour. Cela l’a amené à inventer le principe d’Eisenhower pour gérer sa charge de travail. Cette technique l’a aidé, et maintenant nous aide, à prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

J’ai deux types de problèmes : l’urgent et l’important. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent. — Dwight D. Eisenhower

Parfois appelée matrice Urgence-Importance ou matrice de priorité, la matrice d’Eisenhower organise les tâches dans une structure de grille facile à gérer.

Il y a deux colonnes et deux lignes dans la grille. Là où chaque colonne et ligne se rencontrent, vous avez un quadrant, vous donnant un total de quatre. Les tâches sont placées dans les quadrants correspondant à leurs niveaux d’urgence et d’importance.

Bien que vous puissiez voir des variations dans la formulation, le concept reste le même.

• Urgent et Important (Quadrant 1) : tâches qui doivent être faites en premier et d’ici la fin de la journée.
• Pas Urgent et Important (Quadrant 2) : tâches qui sont importantes mais pas urgentes, donc elles peuvent être faites plus tard.
• Pas Important et Urgent (Quadrant 3) : tâches qui sont urgentes mais pas importantes et qui doivent être déléguées à d’autres.
• Pas Important et Pas Urgent (Quadrant 4) : tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes et qui ne devraient pas être faites du tout.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

En utilisant cette méthode de gestion des tâches, vous cesserez d’essayer de décider quelle tâche aborder en premier, car la matrice s’en charge pour vous. Placez vos tâches dans leurs quadrants et mettez-vous simplement au travail.

Lorsque vient le temps de décider dans quel quadrant ajouter vos tâches, ces détails devraient vous aider à trier les éléments de votre liste.

• Quadrant 1 (À faire, À faire maintenant, À faire aujourd’hui) : tâches qui doivent être faites en premier, maintenant ou aujourd’hui. Pensez à un élément avec une date limite aujourd’hui, une tâche qui aura un effet néfaste si elle n’est pas terminée immédiatement, ou des tâches du Quadrant 2 qui sont devenues urgentes.
• Quadrant 2 (À faire plus tard, Planifier) : tâches qui sont essentielles mais pas urgentes et peuvent être planifiées. Cela inclut des tâches qui nécessitent une planification, ont une dépendance, ou ne tombent (pas encore) dans le Quadrant 1. Beaucoup de vos tâches tomberont probablement dans ce quadrant.
• Quadrant 3 (Déléguer, Assigner) : tâches qui sont moins importantes mais plus urgentes que vous devriez déléguer à quelqu’un. Ces choses à faire qui ne nécessitent pas vos compétences particulières et peuvent être assignées à une autre personne. Cela est souvent appelé le Quadrant de Délégation.
• Quadrant 4 (Ne pas faire, Supprimer) : tâches que vous ne ferez pas du tout et que vous pouvez supprimer. Cela peut inclure des tâches que vous avez déplacées d’autres quadrants qui ne sont plus importantes ou urgentes ou celles que vous jugez inutiles.

Outils et modèles de la matrice d’Eisenhower

Bien que vous puissiez facilement utiliser votre application de gestion des tâches actuelle et ses outils intégrés, vous voudrez peut-être quelque chose de spécifique pour cette méthode. Vous voudrez peut-être consulter ces outils et modèles de matrice d’Eisenhower.

Utiliser une matrice d’Eisenhower en ligne

Un excellent outil basé sur le web que vous pouvez utiliser est fourni par Eisenhower.me. Il offre des quadrants pour À faire d’abord, Planifier, Déléguer et Ne pas faire avec quelques fonctionnalités supplémentaires utiles. L’outil est gratuit, et vous pouvez vous connecter avec Google, Facebook ou un e-mail et un mot de passe.

1. Une fois que vous avez créé votre compte gratuit, vous verrez votre matrice d’Eisenhower prête pour vos tâches. Entrez votre tâche dans la section “Créer une nouvelle tâche” du quadrant.

1. La matrice affiche le nombre total de tâches par quadrant en haut de chacune, le nombre de tâches complètes en bas de chacune, et des statistiques pour toutes les tâches complètes en haut.

1. Sélectionnez les trois points à droite d’une tâche pour des actions supplémentaires. Les actions rapides incluent “Marquer comme complet” et “Supprimer”. Notez que vous pouvez également marquer une tâche comme complète en utilisant la coche à droite.

1. Si vous choisissez “Déléguer”, vous verrez une nouvelle fenêtre de message s’ouvrir en utilisant votre service de messagerie par défaut contenant les détails de la tâche, prête à être complétée et envoyée.

1. Si vous sélectionnez “Mode de concentration”, vous serez invité à entrer un temps pour vous concentrer sur cette tâche particulière. Lorsque le temps est écoulé, vous pouvez marquer la tâche comme complète, réinitialiser le minuteur, ou utiliser le “X” en haut à gauche pour quitter et revenir à la matrice.

1. Pour plus, sélectionnez l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit. Vous pouvez alors changer l’arrière-plan, définir un temps par défaut pour le mode de concentration, recevoir des notifications, et changer la langue.

Utiliser un gestionnaire de tâches et de projets en ligne

Les outils de gestion de projet en ligne structurés dans une mise en page Kanban sont également excellents pour la matrice d’Eisenhower. Ils vous donnent la visualisation dont vous avez besoin pour vos quadrants et tâches. Vous pouvez utiliser des applications comme Trello, Asana, Monday ou MeisterTask. Pour un exemple de la façon de configurer votre matrice avec l’un de ces outils, nous utilisons Trello.

1. Créez un tableau pour votre matrice d’Eisenhower et ajoutez une liste pour chaque quadrant en commençant par urgent, important à gauche et en terminant par pas urgent, pas important à droite. En option, vous pouvez inclure une liste à l’extrême droite pour les tâches complètes.

1. Insérez une carte pour chaque tâche dans la liste correspondante (quadrant). Sélectionnez “Ajouter une carte” et entrez le nom de la tâche.

1. Vous pouvez organiser les tâches dans le quadrant dans l’ordre que vous souhaitez. Faites glisser une carte vers le haut ou vers le bas pour la placer à la position souhaitée. Alternativement, sélectionnez les trois points en haut à droite de la liste et choisissez “Trier par” pour ordonner les cartes par date de création ou par ordre alphabétique.

1. En option, ouvrez une carte pour ajouter plus de détails à la tâche. Vous pouvez inclure une description, ajouter des étiquettes, entrer des commentaires ou insérer une liste de contrôle.

1. Si vous devez déplacer une tâche d’un quadrant à un autre, il vous suffit de faire glisser la carte de sa liste actuelle vers la nouvelle.

1. Au fur et à mesure que vous terminez les tâches de vos listes, vous pouvez ouvrir les cartes et sélectionner Archiver pour les déplacer vers les éléments archivés. Si vous incluez une liste Fait comme mentionné ci-dessus, il vous suffit de faire glisser une carte vers celle-ci lorsque vous terminez la tâche.

Astuce : Il existe plusieurs autres façons d’utiliser Trello pour gérer des projets.

Utiliser un modèle pour Microsoft Word ou Google Docs

Un autre bon outil pour la matrice d’Eisenhower est un modèle avec les quadrants configurés et prêts à l’emploi. Si vous utilisez Microsoft Word ou Google Docs, vous pouvez utiliser ce modèle gratuit de Smartsheet.

1. Lorsque vous ouvrez ce modèle dans l’une ou l’autre application, vous verrez les quadrants codés par couleur “À faire”, “Décider”, “Déléguer” et “Supprimer”, avec un court prompt de but à côté de chacun.

1. Il vous suffit d’entrer les tâches dans les quadrants dans l’ordre dans lequel vous souhaitez qu’elles soient listées. Pour rendre les listes nettes et propres, vous pouvez également insérer des points de balle ou créer des listes numérotées si vous le souhaitez.

1. Lorsque vous terminez une tâche, vous pouvez utiliser le format de texte barré pour la marquer ou simplement la retirer du quadrant.

Remarque : vous pouvez également créer une liste de contrôle dans Microsoft Word.

Utiliser un modèle pour Excel ou Google Sheets

Si vous préférez un modèle pour Microsoft Excel ou Google Sheets, Vertex42 propose ce modèle gratuit de matrice d’Eisenhower.

1. Commencez par ajouter votre nom ou logo en haut à droite, puis entrez le sujet, le titre ou l’objectif dans la case en dessous.

1. Ajoutez les tâches à chaque quadrant sur les lignes fournies.

1. Si vous devez déplacer une tâche d’un quadrant à un autre, sélectionnez la cellule et faites-la glisser vers le quadrant souhaité.

1. Une fonctionnalité pratique de ce modèle est qu’il inclut également des cases à cocher pour marquer facilement vos tâches complètes.

Essayez ceci : modèles Excel gratuits pour gérer votre budget.

Questions fréquentes

Dois-je limiter le nombre de tâches dans la matrice ?

Il n’est jamais bon de surcharger votre liste de tâches, alors essayez de ne pas ajouter trop de tâches aux quadrants de la matrice d’Eisenhower pour éviter de vous sentir submergé.

En règle générale, ne gardez pas plus de six à huit tâches non complètes dans chaque quadrant à un moment donné. Si vous décidez d’utiliser l’outil de matrice d’Eisenhower en ligne décrit ici, vous pouvez choisir de recevoir une notification lorsque vous ajoutez plus de huit tâches à un quadrant.

Qu’est-ce que la mise en page Kanban mentionnée ci-dessus ?

La mise en page visuelle est utilisée dans la méthode Kanban de gestion de projet agile, qui utilise des tableaux, des listes (ou catégories) et des cartes. En utilisant ce système, vous déplacez des cartes d’une liste à l’autre au fur et à mesure que vous progressez dans un projet jusqu’à ce qu’il soit terminé.

Cette technique permet à vous et à votre équipe de visualiser les étapes d’un projet et de voir les tâches passer par chaque phase.

Quelle est une bonne façon de se concentrer sur l’accomplissement des tâches ?

Il peut être difficile de se concentrer sur l’achèvement des tâches lorsque vous avez de multiples distractions. Envisagez d’utiliser un outil utile disponible pour votre appareil.

Par exemple, vous pouvez consulter une application qui peut vous aider à rester concentré lorsque vous utilisez votre appareil mobile. Vous pouvez également regarder la fonctionnalité d’assistance à la concentration dans Windows ou essayer le mode de concentration d’Apple sur Mac.

Crédit d’image : Pixabay. Tous les captures d’écran par Sandy Writtenhouse.