Comment voir et revenir sur les modifications apportées dans Google Docs

L’un des plus grands avantages de travailler sur un document dans le cloud est la possibilité de le partager en temps réel. Vous n’avez plus besoin de faire circuler des modifications pour essayer de maintenir un document cohérent ; maintenant, tout le monde peut contribuer au même document et même l’éditer en même temps. Bien que cela soit très utile, des problèmes se posent naturellement lorsque plusieurs personnes modifient le même document. Un jour, vous pourriez ouvrir le document pour découvrir qu’un grand nombre de modifications ont été apportées, dont certaines avec lesquelles vous n’êtes pas d’accord !

Heureusement, avec tout bon logiciel permettant l’édition collaborative, il existe un moyen de découvrir qui a apporté quelles modifications et de les revenir à une version précédente. Voici comment faire dans Google Docs.

Lisez aussi : Comment ajouter une signature écrite à Google Docs

Voir les modifications

Dans cet exemple, nous allons analyser un document qui a subi des modifications. Quelqu’un a essayé d’ajouter une image à cet article sur Toutankhamon, mais ce faisant, il a accidentellement supprimé un paragraphe au-dessus de l’image qui discutait de sa jeunesse et de ses parents.

Heureusement, nous pouvons toujours récupérer le paragraphe, même s’il a été supprimé. Tout d’abord, cliquez sur « Fichier », puis sur « Voir l’historique des révisions ». Vous pouvez également appuyer sur le raccourci « Ctrl + Alt + Maj + H », bien que cela puisse être difficile à retenir !

L’historique des révisions apparaîtra. Ce qui se passe ici, c’est que Google Docs « se souvient » des différents états de l’article au fur et à mesure qu’il est écrit. Il enregistre également qui a écrit quelle entrée, afin que vous puissiez revenir en arrière et voir qui a modifié le document.

Si nous parcourons l’historique, nous pouvons voir que notre document a été modifié par Paul :

Nous pouvons cliquer sur chaque révision pour voir les modifications qui ont été apportées dans cette version de l’historique du document. Notez que vous devez cocher la case « Afficher les modifications » en bas de l’historique des révisions pour les voir.

En regardant les modifications dans une révision, tout texte qui a été modifié sera coloré de la même couleur que l’utilisateur qui l’a modifié. Dans ce cas, la couleur de Paul est le violet, donc toutes ses modifications apparaîtront en violet. Le texte coloré avec une ligne barrée est ce que l’utilisateur a supprimé, tandis que le texte coloré sans ligne barrée est ce qui a été ajouté.

En parcourant les modifications, nous pouvons voir le moment où Paul a accidentellement supprimé notre paragraphe :

Maintenant que nous savons quand la modification a été apportée, il est temps de la récupérer !

Restaurer les révisions

Tout d’abord, nous allons sélectionner la révision juste avant que le paragraphe ne soit supprimé.

Maintenant, en haut à gauche, il y a un bouton appelé « Restaurer cette révision ». Cliquez dessus.

Ensuite, cliquez sur « Restaurer » dans la fenêtre contextuelle qui apparaît.

Le document revient maintenant à son ancien état. Notez que toutes les révisions apportées après ce point spécifique dans le temps sont toujours enregistrées. Revenir à une révision plus ancienne n’effacera ni ne remplacera automatiquement les révisions qui ont suivi. Nous pouvons utiliser cela pour transférer le contenu ajouté dans les révisions plus récentes dans celle-ci, afin de pouvoir conserver le paragraphe supprimé tout en nous assurant que le travail de notre collaborateur est toujours intact.

Fonction « Suggestion » de Google Docs

À l’avenir, si vous souhaitez éviter ces maux de tête, dites à vos auteurs d’activer le « mode suggestion ». Vous pouvez le faire en cliquant sur la case en haut à droite qui dit « Édition » et en la changeant en « Suggestion ». Au moment de la rédaction, il n’y a aucun moyen de forcer les auteurs à utiliser ce mode, donc vous devrez leur demander de le faire manuellement. Si vous éditez tous les deux le fichier en même temps, vous pourriez le faire via le chat du document.

Lorsque les gens modifient le document avec les suggestions activées, les modifications apparaîtront comme une suggestion plutôt que comme une véritable modification. Cela signifie que vous ne pouvez pas physiquement supprimer de texte ; si vous essayez, Google Docs marquera simplement le texte pour suppression. De même, si vous ajoutez quoi que ce soit, Google Docs l’ajoutera comme une addition suggérée à l’article. Un journal de chaque modification apparaîtra à droite et permettra à l’auteur d’expliquer ses modifications s’il le souhaite.

Pour que les modifications deviennent « réelles », elles doivent être acceptées ou refusées. Cela se fait par les cases qui apparaissent à droite de chaque modification.

Si vous cliquez sur la case à cocher, la modification est acceptée et intégrée dans le document proprement dit. Si vous cliquez sur le symbole de croix, la modification est revenue à ce qu’elle était à l’origine. Dans l’exemple ci-dessus, si notre collaborateur utilisait des suggestions pour apporter ses modifications, nous aurions pu accepter la demande d’ajout pour son image et son paragraphe et refuser la demande de suppression pour notre propre paragraphe. Beaucoup plus facile !

Modifier les modifications

Lorsque vous collaborez avec d’autres, il peut être frustrant de voir des parties importantes accidentellement supprimées ou modifiées. Avec l’historique des révisions, vous pouvez retrouver le dernier état idéal du document et revenir à celui-ci. Encore mieux, avec le mode « Suggestions » activé, vous pouvez passer en revue chaque changement et l’approuver ou le refuser comme bon vous semble.

Utilisez-vous régulièrement Google Docs pour collaborer sur des documents ? Faites-le nous savoir ci-dessous !