Le Guide Complet des Filtres Todoist

Si vous utilisez déjà Todoist pour suivre votre vie, vous vous demandez peut-être comment vous pouvez le rendre encore plus utile. La réponse simple : les filtres Todoist. Ceux-ci ont le pouvoir de rationaliser et de mieux organiser toutes vos tâches, surtout lorsque vous avez ajouté tant de choses à faire que vous ne savez même pas par où commencer. La bonne nouvelle est que vous pouvez utiliser des filtres intégrés ou créer les vôtres. Lisez la suite pour en savoir plus.

Table des matières

• Quels sont les filtres Todoist ?
• Meilleurs filtres Todoist par défaut
• Créer vos propres filtres
• Créer des filtres Todoist avancés
• Filtres les plus utiles
• Trouver de l’inspiration pour les filtres Todoist
• Questions fréquentes

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Quels sont les filtres Todoist ?

Todoist dispose déjà d’une barre de recherche pratique pour trouver rapidement des tâches. Les filtres Todoist, cependant, vont plus loin en vous permettant de créer des recherches personnalisées pour celles que vous utilisez souvent. Par exemple, vous pourriez créer un filtre pour les appels ou les e-mails auxquels vous devez répondre d’ici la fin de la journée. Vous pouvez filtrer par étiquette et date d’échéance pour voir rapidement uniquement ces tâches.

Si vous avez quelques centaines de tâches sur votre liste de choses à faire, faire défiler simplement n’est pas suffisant. Même si vous les catégorisez soigneusement avec des étiquettes et des priorités, vous pourriez toujours perdre un temps précieux à essayer de trouver ce dont vous avez besoin et pourriez facilement manquer une tâche importante.

Pour vraiment voir à quel point les filtres Todoist peuvent être utiles, imaginons qu’un professionnel occupé a plusieurs centaines de tâches listées pour la semaine. Cela pourrait être un mélange d’e-mails, d’appels, de projets et même de choses à faire sur le chemin du retour. Lorsqu’il se connecte pour voir ses tâches au début de la journée, il veut se mettre au travail immédiatement.

Il crée un filtre pour afficher d’abord uniquement les tâches de haute priorité. Il personnalise encore le filtre pour afficher les tâches qui sont dues ce jour-là, éventuellement même les tâches dues avant le déjeuner. S’il gère toujours les e-mails restés du jour précédent en premier le matin, il personnaliserait le filtre une fois de plus pour n’afficher que les tâches par e-mail. Soudain, cette liste extrêmement longue ne montre que la poignée de tâches que la personne doit faire dès qu’elle commence à travailler ce jour-là.

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Il en va de même pour lorsqu’ils partent pour la journée. Ils filtreraient les tâches par Maison ainsi que par le jour actuel. Ils pourraient également filtrer par personne s’ils voulaient voir les tâches à venir (comme les activités parascolaires) pour leurs enfants, leur conjoint, leurs amis ou des organisations caritatives.

Meilleurs filtres Todoist par défaut

Par défaut, Todoist vous propose quelques filtres. Ceux-ci peuvent varier en fonction de la plateforme que vous utilisez. Pour les besoins de ce post, j’utilise la version Web gratuite.

Les filtres suivants sont inclus par défaut sans que vous ayez besoin de créer quoi que ce soit :

• Assigné à moi – liste uniquement les tâches qui vous sont assignées
• Priorité 1 – liste les tâches étiquetées comme Priorité 1
• Pas de date d’échéance – liste uniquement les tâches sans date d’échéance
• Voir tout – montre toutes vos tâches dans une seule liste

Si vous ne voyez pas les quatre, ne vous inquiétez pas : vous n’en avez peut-être que quelques-uns. Cependant, utilisez-les pour tester comment fonctionnent les filtres. Vous pouvez même cliquer sur l’icône d’édition (crayon) à côté d’un filtre pour voir les détails de la requête utilisée. Cela vous aide à vous familiariser davantage avec la création de vos propres filtres.

Parmi ces filtres par défaut, Priorité 1 et Assigné à moi sont probablement les plus utiles, car vous pouvez rapidement voir quelles sont vos tâches les plus urgentes.

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Créer vos propres filtres

Dans le grand schéma des choses, les filtres Todoist par défaut sont extrêmement basiques et peuvent ne pas être très utiles. C’est alors qu’il est préférable de créer vos propres filtres.

Pour améliorer les filtres, il est important d’utiliser des étiquettes, des dates (le cas échéant) et des priorités lors de la création de tâches. Sinon, il est difficile de créer des filtres basés sur ces critères. Vous pouvez créer des étiquettes lors de la création ou de l’édition d’une tâche ou en utilisant la section “Filtres & Étiquettes”.

1. Pour créer votre propre filtre, sélectionnez “Filtres & Étiquettes” dans le panneau de gauche. Sur Android, faites glisser le menu vers le haut depuis le bas et sélectionnez “Filtres”. Sur iOS, appuyez sur “<” pour ouvrir le menu et sélectionnez “Filtres & Étiquettes”.

2. À côté de “Filtres”, sélectionnez le bouton “ +“ pour ajouter un nouveau filtre. (Pour cet exemple, je crée un filtre qui montre les tâches en retard. Cela fonctionne bien pour ces tâches qui sont négligées mais qui doivent encore être faites. Cela ne fonctionne que si vos tâches ont une date d’échéance.)

1. Commencez par entrer un nom pour votre filtre. Utilisez quelque chose de descriptif afin que vous vous souveniez à quoi il sert.
2. Entrez votre requête de filtre. Dans ce cas, c’est juste un mot : “en retard”. (Vous pouvez également utiliser “er.”) Vous pouvez ajouter d’autres détails, comme une étiquette, pour ne voir que les tâches en retard pour un projet spécifique. Ensuite, sélectionnez une couleur pour votre filtre (si vous le souhaitez). Je trouve que le codage couleur aide avec ma propre organisation personnelle. Enfin, choisissez si vous souhaitez l’ajouter à vos favoris. (Vous pouvez le faire plus tard.)
3. Cliquez sur “Ajouter” pour créer le filtre.

Lorsque vous cliquez maintenant sur le nom du filtre, vous obtiendrez une liste de tâches en retard.

Lors de la création de filtres de base, il y a quelques choses à garder à l’esprit :

• Si votre requête est basée sur une étiquette, utilisez toujours le symbole “@” avant le nom de l’étiquette, comme “@travail”.
• Si votre requête est basée sur un projet/section principal ou uniquement une sous-section, utilisez toujours “#” avant le nom, comme “#Boîte de Réception”.
• Si vous souhaitez que votre requête inclue une section principale ainsi que toutes ses sous-sections, utilisez “##” avant le nom.
• Si vous souhaitez exclure une sous-section spécifique, ajoutez un “!” avant le nom de la sous-section, comme “##Boîte de Réception & !#Suivis”. (Cela inclut toutes les sections dans la section parent Boîte de Réception, excluant tout de la sous-section Suivis).
• Si vous souhaitez rechercher des sections avec le même nom dans plusieurs projets, utilisez “/“ avant le nom, comme “/E-mails”, qui pourrait être une sous-section dans plusieurs sections parent.

Pour une liste des filtres les plus utiles, n’hésitez pas à passer à la section des Filtres les Plus Utiles ci-dessous. Si vous voulez plus d’informations, lisez la suite pour voir comment créer des filtres Todoist plus avancés.

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Créer des filtres Todoist avancés

Créer un filtre de base est assez facile. Utilisez simplement le nom d’une étiquette, d’une section, d’une date ou d’un mot ou d’une phrase spécifique (comme en retard, récurrent, pas de date, pas d’étiquette). Cependant, vous n’êtes pas limité à un seul critère de filtre. Par exemple, dans la section ci-dessus, vous avez vu comment exclure une sous-section dans un filtre.

Avant de créer des filtres avancés, vous devez savoir que certains types de filtres ne sont disponibles que pour les utilisateurs premium. De plus, les utilisateurs gratuits sont limités à seulement trois filtres à la fois.

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Pour utiliser plusieurs critères, utilisez les opérateurs suivants :

• “&” (et) – Utilisez ceci pour combiner deux critères, comme “Aujourd’hui & en retard” ou “Aujourd’hui & #Boîte de Réception”. Les tâches doivent répondre aux deux critères pour figurer sur la liste.

• “|” (ou) – Utilisez ceci pour filtrer pour un critère ou l’autre. Les tâches peuvent répondre à l’un ou l’autre critère, comme “Aujourd’hui | Priorité 1” ou “@travail | @article”.

• “!” (exclure) – Utilisez ceci pour exclure quelque chose du filtre. Par exemple, je pourrais rechercher des tâches dans ma Boîte de Réception qui ne sont pas étiquetées article avec “#Boîte de Réception & !@article”.

• Combinez plusieurs filtres en utilisant des virgules – Si vous souhaitez un filtre Todoist encore plus avancé, créez plusieurs filtres et séparez-les par des virgules. Par exemple, recherchez des tâches de Priorité 1 dues demain et des tâches de Priorité 2 en retard avec “p1 & demain, p2 & en retard”.

• ““ (joker) – Rendez votre filtre plus englobant avec un symbole joker. Par exemple, recherchez toutes les tâches assignées à quiconque portant le nom de famille Crowder avec “assigné à : crowder”.

Vous pouvez placer plusieurs critères entre parenthèses. Par exemple, “(demain | en retard) & #Boîte de Réception”. Cela afficherait les tâches qui sont dues demain ou en retard et dans la section Boîte de Réception.

Si vous aimez créer des filtres de recherche dans toutes les applications de productivité que vous utilisez, apprenez à maîtriser VLOOKUP dans Excel et Google Sheets.

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Filtres les plus utiles

Pour vous aider à démarrer, Todoist dispose d’un générateur de requêtes de filtres AI. Il peut ne pas tout obtenir parfaitement, mais peut vous donner un point de départ.

Si vous n’êtes pas sûr par où commencer pour créer vos propres filtres, envisagez d’utiliser certaines des requêtes de filtres les plus utiles, y compris :

• Assigné par : nom – Trouvez des tâches assignées par une personne spécifique. Vous pouvez utiliser “moi” comme nom pour vous-même.
• Assigné à : nom – Trouvez des tâches assignées à une personne spécifique. C’est génial pour voir uniquement les tâches qui vous sont assignées. Assurez-vous simplement d’utiliser le nom de la personne dans Todoist. Par exemple, si le nom de quelqu’un est Robert Jones, mais qu’il est listé comme Bob Jones dans Todoist, utilisez Bob Jones dans votre filtre.
• (aujourd’hui | en retard) & #NomDuProjet – Remplacez #NomDuProjet par votre projet/section souhaité. Utilisez ceci chaque matin pour voir ce qui est dû aujourd’hui et ce qui est en retard d’hier.
• dû avant : date et dû après : date – Voir les tâches qui sont dues avant ou après une date spécifique. Vous pouvez utiliser des jours ou des heures, comme “dû avant : 10 février” ou “dû après : 16h”.
• récurrent – Voir toutes les tâches récurrentes. Vous pouvez également ajouter des filtres d’étiquette ou de projet/section pour mieux filtrer votre recherche.
• pas de date, pas d’heure, !assigné – Ceux-ci sont parfaits pour voir toutes les tâches qui n’ont pas de date, d’heure ou de personne assignée. Si vous déléguez et planifiez des tâches, vous pouvez utiliser ces trois souvent.
• p1, p2, p3, et p4 – Filtrer en fonction de l’étiquette de priorité. Vous pouvez également utiliser “pas de priorité” pour voir les tâches sans priorité indiquée.
• créé, créé avant et créé après – Trouvez des tâches créées à, avant ou après une date ou un nombre de jours. Par exemple, trouvez des tâches créées au cours des deux dernières semaines avec “créé après : -14 jours”. Ou, voyez les tâches créées avant le 1er décembre 2021 avec “créé avant : 1er décembre 2021”.
• recherche – Si vous souhaitez effectuer une recherche par mot-clé simple, utilisez “recherche : mot-clé” pour filtrer juste pour ce mot. Combinez cela avec d’autres critères pour limiter votre recherche à une section ou une étiquette.

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Trouver de l’inspiration pour les filtres Todoist

Vous voulez devenir un maître des filtres Todoist ? Tout ce dont vous avez besoin est la bonne inspiration. Le blog Doist a 24 filtres incroyables et très utiles pour vous aider à vous organiser rapidement. Ce sont également de grands exemples d’utilisation de filtres plus complexes.

Cependant, le meilleur endroit pour trouver de l’inspiration ou obtenir de l’aide pour créer des filtres avancés est le subreddit r/todoist. La communauté active de plus de 40 000 personnes est toujours heureuse d’aider et de montrer ses propres filtres Todoist, conseils et astuces. Ce fil, par exemple, concerne spécifiquement la recherche d’inspiration pour les filtres.

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Questions fréquentes

1. Comment puis-je accéder plus rapidement à mes filtres les plus utilisés ?

Si vous n’avez que quelques filtres, aller dans la section “Filtres & Étiquettes” n’est pas un problème. Cependant, si vous avez des dizaines de filtres, trouver le bon peut prendre du temps.

Vous pouvez ajouter n’importe quel filtre à votre liste de Favoris (qui apparaît dans la barre latérale ou le menu des applications) en cliquant ou en appuyant sur l’icône en forme de cœur à côté du nom du filtre. Ensuite, regardez simplement sous Favoris pour votre filtre.

Alternativement, si vous connaissez le nom ou au moins une partie du nom de votre filtre, commencez à le taper dans la boîte de recherche et cliquez sur le résultat de filtre applicable.

2. Puis-je filtrer les tâches complétées ?

Actuellement, les filtres Todoist ne s’appliquent pas aux tâches complétées. Pour voir les tâches complétées, ouvrez le projet applicable, cliquez sur l’icône de menu à trois points à côté du projet et sélectionnez “Afficher les tâches complétées”.

3. Dois-je créer un filtre pour toutes mes recherches ?

Non. Vous pouvez entrer n’importe quel critère de filtre dans la boîte de recherche. Les filtres sont conçus pour les recherches que vous effectuez souvent, en particulier les recherches complexes. Au lieu de les taper chaque fois, cliquez simplement sur le nom du filtre. S’il y a une recherche que vous utilisez rarement, vous n’avez pas besoin de l’enregistrer en tant que filtre si vous ne le souhaitez pas.

4. Comment puis-je organiser mes filtres ?

Il est facile pour les filtres de devenir ingérables. Il existe plusieurs façons de les garder organisés :

• Ajoutez vos plus utilisés aux Favoris.
• Regroupez des filtres similaires avec des étiquettes codées par couleur.
• Faites glisser et déposez pour organiser les filtres comme vous le souhaitez dans votre liste Filtres & Étiquettes.
• S’il y a des filtres que vous n’utilisez plus, supprimez-les. Moins vous avez de filtres, plus il est facile de trouver ce dont vous avez besoin.