Pourquoi Excel est le seul outil de gestion de projet dont j'ai besoin

J’ai essayé de nombreux outils de gestion de projet, mais je reviens toujours à Excel pour la gestion de projet. Bien que cela ne convienne pas à tout le monde, c’est une solution simple mais efficace que vous savez déjà utiliser.

Gratuit pour commencer

Il est difficile de discuter du gratuit. J’ai découvert que de nombreux outils de gestion de projet que je voulais utiliser gardaient certaines des meilleures fonctionnalités derrière un mur payant. Avec Excel, presque tout est gratuit dès le départ. Je n’ai rencontré que quelques options de formatage qui nécessitaient un abonnement Office 365, bien qu’il y ait des avantages à un abonnement.

Il est gratuit d’utiliser Excel en ligne. Vous obtenez même 5 Go de stockage gratuit pour les documents Office.

Si vous avez besoin d’une option de bureau gratuite, il existe plusieurs alternatives gratuites à Excel.

Je sais déjà comment l’utiliser

Utiliser Excel pour la gestion de projet est devenu une évidence lorsque j’ai réalisé que je n’avais pas besoin de passer des heures ou des semaines à essayer d’apprendre à l’utiliser. Je l’utilise depuis des années. Si vous savez déjà comment créer des formules, embellir l’apparence avec du formatage et organiser vos onglets, vous avez tout ce qu’il vous faut pour gérer presque n’importe quel projet.

Le temps que j’ai gagné à apprendre à utiliser quelque chose de nouveau, je l’ai passé à concevoir quelques modèles à utiliser pour de nouveaux projets.

De nombreux modèles gratuits et bon marché

Je réalise que beaucoup de gens ne sont pas vraiment intéressés par la conception de feuilles de calcul, mais de simples lignes et colonnes se mélangent et ne sont pas très efficaces pour gérer des projets.

Commencez simplement avec un modèle de gestion de projet gratuit ou bon marché. Vous trouverez de nombreuses options dans Excel lui-même. Celles-ci vous permettent de suivre les tâches, les délais, les budgets, et plus encore. Tout ce que vous avez à faire est d’entrer vos propres données et de profiter.

Personnalisez-le complètement selon mes besoins

La plupart des outils de gestion de projet offrent des options de personnalisation minimales. Bien sûr, je peux changer les couleurs et peut-être même ajouter ou supprimer certains champs, mais je suis coincé avec leur mise en page, qui n’est pas toujours efficace pour moi.

Lorsque j’utilise Excel pour la gestion de projet, j’ai un contrôle total sur l’apparence et la sensation de tout. Cela n’a même pas besoin de ressembler à une feuille de calcul.

Il est vrai qu’il faut un certain temps pour personnaliser complètement une feuille de calcul. Cependant, vous pouvez l’utiliser pendant que vous apportez des ajustements. Par exemple, j’ai une feuille de calcul que j’ai créée il y a plus d’une décennie pour suivre les dates d’échéance que je modifie encore de temps en temps.

Facile à étendre ou à copier

Vous n’avez pas toujours besoin de créer une nouvelle feuille de calcul Excel à partir de zéro pour chaque projet. Vos exigences ont-elles changé ? Il vous suffit d’ajuster votre feuille de calcul. Vous avez ajouté de nouveaux membres à l’équipe ? Étendez votre feuille avec des onglets pour chaque nouveau membre.

J’aime avoir une feuille de calcul séparée pour chaque client. Vous pouvez préférer une feuille de calcul différente pour chaque projet individuel ou même juste une nouvelle chaque année pour mieux suivre les résultats. Une fois que j’en ai créé une, je peux simplement la copier et apporter quelques ajustements pour commencer avec un nouveau client ou projet.

Il suffit d’aller à Fichier -> Créer une copie.

Je peux le partager avec d’autres

Si je travaille avec quelqu’un d’autre ou une petite équipe, il est facile de partager ma feuille de calcul avec d’autres. Même si une personne n’a pas Excel, elle peut toujours y accéder gratuitement en ligne ou le télécharger et l’utiliser avec une alternative gratuite à Excel.

Étant donné que les formats de fichiers d’Excel sont si populaires, la plupart des alternatives gratuites peuvent être lues et enregistrées dans ces formats. Si je veux partager sans que personne ne puisse modifier, je peux simplement le partager au format PDF.

Ce que j’aime, c’est que je peux partager mes feuilles de calcul et savoir que les autres savent probablement déjà comment utiliser tout. Nous pouvons mettre à jour les détails si nécessaire sans avoir à poser trop de questions sur l’outil de gestion de projet réel.

Le formatage conditionnel me garde sur la bonne voie

C’est une chose simple, mais le formatage conditionnel est l’une de mes fonctionnalités préférées lorsque j’utilise Excel pour la gestion de projet. J’ouvre ma feuille et je vois instantanément un aperçu codé par couleur montrant les délais à venir et si je suis en retard.

Je peux également voir si le paiement a été reçu pour un projet ou si je dois envoyer des e-mails de rappel, etc. Je dois juste configurer le formatage conditionnel pour des cellules spécifiques, et je suis prêt. Je peux surligner des cellules, ajouter des échelles de couleurs et insérer des formules.

Allez à Accueil -> Formatage conditionnel. Selon la façon dont votre barre d’outils est configurée, vous devrez peut-être d’abord aller à Accueil -> Styles.

Créer différents onglets pour divers aspects

Tout comme avec tout outil de gestion de projet, vous aurez besoin de plus qu’une simple liste de tâches. Vous aurez besoin d’un calendrier, d’une liste de tâches, de qui est responsable, de notes, de détails de contact, de budget, et bien plus encore. Créer une zone de recherche pour trouver rapidement des détails dans votre feuille de calcul est une bonne idée pour des conceptions plus complexes.

Lorsque vous utilisez Excel pour la gestion de projet, créez simplement un onglet ou une feuille différente pour chaque aspect. Ayez un pour votre budget, un autre pour les contacts, un autre pour les tâches et les notes, et encore un autre pour votre calendrier.

Chaque feuille peut avoir un aspect complètement différent. Par exemple, suivez votre calendrier de projet en créant un diagramme de Gantt. Bien que vous puissiez le faire à partir de zéro, je vous suggérerais d’utiliser un modèle gratuit comme celui-ci, que vous pouvez également trouver en recherchant dans Excel.

Pour les équipes plus importantes, Excel n’est peut-être pas toujours la meilleure option. Mais, si vous êtes un peu créatif et que vous souhaitez économiser de l’argent, Excel est idéal pour gérer presque n’importe quel projet en tant qu’individu ou petite équipe.

Crédit image : Pexels. Toutes les captures d’écran par Crystal Crowder.