10 Consigli per Videoconferenze per un Lavoro Remoto Fluido

Nel mondo di oggi, le sale conferenze vengono scambiate con salotti e camere da letto. Le forze lavoro di tutto il mondo stanno utilizzando strumenti di video chat come Zoom e Microsoft Teams per continuare le riunioni quotidiane e l’interazione faccia a faccia. Sebbene questo soddisfi il bisogno di interazione sociale, può anche sembrare un po’ invasivo permettere ai colleghi e ai collaboratori di vedere le nostre case. Usa questi passaggi per sfruttare al meglio ogni videoconferenza.

Indice

• 1. Avere l’Attrezzatura Giusta
• 2. Trovare la Giusta Illuminazione
• 3. Considerare uno Sfondo Virtuale
• 4. Configurare la Tua Attrezzatura Prima della Chiamata
• 5. Testare Audio e Video su Zoom
• 6. Controllare la Tua Connessione Internet (E Avere un Backup)
• 7. Conoscere le Tue App
• 8. Mantenere una Corretta Etichetta Durante la Chiamata
• 9. Impostare Non Disturbare
• 10. Dopo la Chiamata

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1. Avere l’Attrezzatura Giusta

Per l’utente medio, le fotocamere, i microfoni e gli altoparlanti integrati su un computer sono più che sufficienti. Tuttavia, se desideri migliorare la qualità complessiva, le opzioni di terze parti sono abbondanti. Avere l’attrezzatura giusta è fondamentale per garantire che gli altri in una videochiamata possano sentirti e vederti chiaramente. A tal fine, abbiamo incluso alcune raccomandazioni per l’attrezzatura qui sotto per migliorare il tuo gioco di videoconferenza.

Fotocamere

Se ti trovi in una situazione in cui la fotocamera del tuo computer non è HD, acquistarne una è una mossa molto intelligente. Apparire professionale è importante, e avere una fotocamera HD esterna aiuterà in questo. Entrambe le opzioni qui sotto non solo aiuteranno ad apparire più professionali, ma nel caso del Razer, aiuteranno anche ad aumentare l’illuminazione con una luce ad anello integrata.

• Razer Kiyo – Questo è generalmente considerato una delle migliori fotocamere WFH, grazie alla sua qualità 720p e alla luce ad anello integrata. L’illuminazione è tua amica, quindi abbinala a un prezzo facile da digerire, ed è un abbinamento perfetto.
• Logitech C920 – Certificata direttamente dalla scatola per Teams e Zoom, questa fotocamera 720p si monta facilmente su qualsiasi computer e viene anche fornita con un treppiede se desideri impostarla accanto a un computer.

Microfoni

Se sei in riunioni di videoconferenza tutto il giorno, allora è una buona idea investire in un solido microfono a condensatore in modo da suonare sempre cristallino. A meno che tu non sia sempre in movimento, un microfono a condensatore aiuterà a ridurre la fatica delle riunioni per i tuoi partecipanti, poiché sembrerai essere con loro di persona.

• HyperX SoloCast – La qualità plug-and-play assicura che questo microfono sia buono per principianti e utenti avanzati di Zoom. Un indicatore LED ti informa quando sei “in diretta”, mentre il supporto regolabile ti aiuta a trovare una posizione comoda.
• Blue Yeti – Un’altra opzione ampiamente considerata “migliore” per i microfoni, questa opzione USB è pronta sia per Mac che per Windows. Durera per anni e aggiunge qualità che è giorno e notte rispetto a un’opzione per computer.

Cuffie

Le cuffie sono una buona alternativa ai microfoni a condensatore se hai spazio limitato sulla scrivania. Inoltre, è semplicemente una buona etichetta di videoconferenza instradare l’audio della riunione a un auricolare o cuffia.

• Jabra Evolve 40 – Mentre la maggior parte delle persone penserà ai microfoni USB da scrivania, un auricolare può funzionare altrettanto bene per migliorare la qualità audio. Il Jabra Evolve 40 è la prova che non è necessario spendere molto per ottenere qualcosa di meglio rispetto al microfono integrato del computer.
• Jabra Evolve 65 UC – Abilitato Bluetooth, il Jabra ti consente di allontanarti fino a 100 piedi dal computer. Quattordici ore di tempo di conversazione assicurano che tu possa affrontare un’intera giornata di videochiamate senza doverti preoccupare di ricaricare.

2. Trovare la Giusta Illuminazione

Quando si tratta di videoconferenze, scegli una posizione che abbia molta luce naturale, sia vicino a una finestra che all’aperto. Più luce naturale hai, meno è probabile che ti stanchi. Separatamente, anche il tuo sfondo è importante. Cerca di trovare una posizione che abbia il minor numero di distrazioni sullo sfondo. Un suggerimento comune è un tavolo da cucina, poiché è spesso vicino a molte finestre. Lo svantaggio di fare affidamento sulla luce naturale sono i casi in cui il tramonto, le nuvole e la pioggia dominano il cielo.

Fortunatamente, quando gli scenari meteorologici interferiscono o se spostarsi in altre stanze non è un’opzione, ci sono molte soluzioni di illuminazione. Le luci ad anello, ad esempio, possono essere una soluzione hardware ideale per aumentare l’illuminazione. Economiche, queste forniscono un’illuminazione morbida e uniforme che può anche essere montata direttamente sull’hardware del computer. Anche qualcosa di semplice come una lampada su una scrivania puntata verso l’alto può aiutare ad aumentare la luce naturale.

3. Considerare uno Sfondo Virtuale

Quando le videoconferenze sono davvero aumentate a metà del 2020, gli sfondi virtuali erano molto in voga, ma ora dovrebbero essere utilizzati principalmente come un modo per nascondere il tuo sfondo fisico. Se ti trovi in una piccola stanza o hai una scaffalatura decorativa direttamente dietro di te che potrebbe distrarre, uno sfondo virtuale funziona alla grande.

Inoltre, i datori di lavoro hanno creato i propri sfondi virtuali per i dipendenti da utilizzare, quindi per favore, incorporali nelle tue videochiamate. Uno sfondo fisico funziona alla grande, purché non ci sia nulla che possa distogliere l’attenzione di qualcuno. Ogni software di videoconferenza aggiunge anche una funzione di “sfocatura” in modo da non dover apportare modifiche. Sfocera leggermente le cose in modo che siano fuori fuoco e non sovrastino la tua riunione.

4. Configurare la Tua Attrezzatura Prima della Chiamata

Per molti dipendenti, questa è la loro prima volta in videoconferenza a casa. Dato ciò, è importante capire come configurare tutto. Nel caso più semplice, configurare la tua attrezzatura integrata dovrebbe essere la tua prima azione. Prima di correre a comprare qualsiasi cosa, assicurati che tutto ciò che è già sul tuo computer funzioni.

Testare Fotocamera e Microfono

Per testare il microfono in Windows 10, vai su “Start -> Impostazioni -> Sistema -> Suono.” Assicurati di avere l’input giusto selezionato, sia che tu stia utilizzando il microfono integrato o uno esterno. Parla nel microfono e la barra blu sotto “Testa il tuo microfono” dovrebbe salire e scendere mentre parli. Se la barra si muove, il tuo microfono funziona. Per la fotocamera, premi il pulsante Start e seleziona “Fotocamera” nell’elenco delle app.

Testare la fotocamera su un Mac è facile come aprire qualsiasi app che può utilizzare la fotocamera. Ad esempio, apri l’app FaceTime e conferma che una luce verde si accende accanto alla fotocamera in cima allo schermo. Testa il microfono andando su “Preferenze di Sistema -> Suono -> Input” e inizia a parlare. Se le barre si illuminano mentre digiti, parli o canti, il microfono è pronto. Ricorda di scegliere l’input giusto se hai un microfono esterno collegato.

5. Testare Audio e Video su Zoom

Capire come utilizzare Zoom è un componente critico di un forte setup di lavoro da casa. Ciò include sapere come testare il tuo audio e video e eseguire una chiamata di prova. Nota che tutti i passaggi qui sotto si applicano sia a PC che a Mac.

Testare l’Audio di Zoom

1. Vai su “Impostazioni” facendo clic sull’icona dell’ingranaggio. Sul lato sinistro della finestra pop-up, fai clic su “Audio,” che dovrebbe essere la terza opzione dall’alto.
2. Seleziona le giuste opzioni di input e output a seconda che tu stia utilizzando un microfono o un auricolare esterno. Fai clic su “Testa Altoparlante” e “Testa Microfono” per testarli rispettivamente. Dovresti vedere la barra del Livello di Input muoversi mentre parli nel microfono.

Testare il Video di Zoom

1. Vai su “Impostazioni” facendo clic sull’icona dell’ingranaggio. Sul lato sinistro della finestra pop-up, fai clic su “Video,” che dovrebbe essere la seconda opzione dall’alto.
2. Una volta aperta la finestra Video, la tua fotocamera dovrebbe essere attiva. Non c’è un test aggiuntivo da eseguire. Se la tua fotocamera funziona come previsto, dovresti vederti nel frame. In caso contrario, assicurati che la fotocamera non sia bloccata e riavvia il computer se necessario e controlla se il problema è risolto.
3. Un passaggio importante è assicurarsi di aver selezionato “Abilita HD” nelle opzioni video.

Eseguire una Chiamata di Prova su Zoom

Con audio e video tutto impostato, l’ultimo passaggio con Zoom è provare una chiamata di prova. Visita http://zoom.us/test e fai clic sul pulsante “Unisciti” all’interno del browser. Non appena sei nella riunione di prova, Zoom ti permetterà di testare di nuovo sia il tuo audio che gli altoparlanti. Se hai un microfono o una fotocamera di terze parti installati, avrai anche l’opzione di scegliere quale dispositivo di input/output utilizzare. Per testarlo correttamente, assicurati di fare clic su “Unisciti con Audio del Computer” e “Avvia Video,” poi controlla tre volte che tutto funzioni.

6. Controllare la Tua Connessione Internet (E Avere un Backup)

Una volta che il tuo computer è impostato, la prossima cosa da fare è testare la tua connessione Internet, che può essere facilmente fatto su SpeedTest, Google o SpeedOf. Se la tua velocità di upload è lenta, potrebbe influenzare la qualità video. In questo caso, potresti voler considerare di spostare la posizione del tuo router Internet in modo che sia più vicino a un ufficio domestico o lavorare da un’altra stanza.

Quando la tua Internet fallisce, è importante avere un backup in mente. Che si tratti di un hotspot dedicato, dell’hotspot sul tuo telefono o del caffè in fondo alla strada, avere un piano in mente. Se la scelta è pensare a un backup o perdere una videoconferenza importante, non è una decisione difficile.

7. Conoscere le Tue App

Un altro consiglio per lavorare da casa è conoscere la tecnologia che stai utilizzando. Google Hangouts, Zoom e Microsoft Teams hanno tutti il loro layout software unico. Cerca di familiarizzare con questo software in anticipo. Ad esempio, sappi dove si trovano la funzione di condivisione dello schermo, la chat e i pulsanti di disattivazione dell’audio.

• Microsoft Teams – Teams è un’app di chat e videoconferenza combinata, disponibile sia in una capacità personale che professionale, che può ospitare fino a 1.000 membri per videochiamata. Questo oltre alla chat 1-1, alle chiamate vocali e video. Gli utenti di Teams possono cambiare sfondi, registrare riunioni e utilizzare stanze di lavoro con disponibilità su piattaforme desktop e dispositivi mobili.
• Zoom – Zoom è in qualche modo l’app di videoconferenza predefinita per le aziende. È gratuita per uso personale e piccole imprese, mentre le aziende più grandi richiedono una licenza. Zoom è sicuramente più focalizzato sulla videoconferenza ed è ottimo per team più grandi. Puoi comunicare tramite chat con o senza videoconferenza, ma non è così amichevole per la chat come Teams.
• Google Meet – Il software Meet di Google è stato popolare tra le scuole e i casi d’uso video personali, ma è in ritardo rispetto a Zoom e Teams nel mondo professionale. Le stanze di lavoro sono perfette per gli ambienti di lavoro, e la funzione “alza la mano” rende facile porre una domanda senza interrompere. Attualmente gratuito, Google Meet inizierà a far pagare le aziende per utente a gennaio 2022.
• Skype – Il software di videoconferenza “legacy” di Microsoft, Skype ha un abbonamento a pagamento economico che lo rende un’opzione attraente ma meno dotata rispetto a Teams. Un servizio di segreteria telefonica rende facile sapere chi ti ha chiamato quando ti allontani dal computer. Se devi fare una scelta, Teams ha più promesse, grazie alla sua inclusione come parte di Microsoft 365.

8. Mantenere una Corretta Etichetta Durante la Chiamata

Disattivati

Quando sei in una riunione video, è utile che parli solo una persona alla volta. La migliore regola è disattivare il microfono quando non è il tuo turno di parlare, o di fare o rispondere a una domanda. L’ultima cosa di cui tutti hanno bisogno in una chiamata è urlare l’uno sopra l’altro, e essere disattivati assicura che le chiamate possano iniziare (e finire) in orario.

Essere Puntuali

La puntualità conta nell’ufficio fisico e nel mondo virtuale. È il rispetto di base per tutti nella riunione.

Vestirsi Adeguatamente

Alcuni datori di lavoro potrebbero voler che il loro personale si vesta come se fosse in ufficio, mentre altri consentono semplici jeans e maglietta. Assicurati di vestirti adeguatamente per la riunione e di cambiarti dai tuoi pigiami.

Guardare nella Fotocamera

Lavorare da remoto aumenta l’opportunità di fare più cose contemporaneamente. Mentre sei in una videochiamata, è importante mantenere il contatto visivo in modo che gli altri sappiano che stai prestando attenzione. Non solo apprezzeranno l’attenzione, ma eviterai anche di perdere qualcosa.

9. Impostare Non Disturbare

Ci siamo tutti stati in un momento o nell’altro. È una chiamata di videoconferenza importante e il telefono di qualcuno squilla. È diventato più accettabile, ma è comunque qualcosa che dovrebbe essere evitato se possibile. Quando sei in una videoconferenza, utilizza le funzioni Non Disturbare o silenzioso del tuo smartphone. Oltre alle chiamate telefoniche, questo include anche le notifiche email e le notifiche di testo/iMessage, i ping di FaceTime, ecc. È facile impostare DND oggigiorno sia su Android che su iOS, ed è altrettanto facile disattivarlo non appena una videochiamata termina.

10. Dopo la Chiamata

Una volta che una chiamata si conclude, qualcuno dovrebbe essere responsabile di prendere appunti e inviarli al team. Quali sono i prossimi passi o cosa è stato attuabile dalla chiamata? Chi è responsabile di cosa? È un ottimo modo per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Se sei il facilitatore, puoi inviare un ringraziamento a un team più ampio con cui non ti incontri regolarmente e ringraziarli per il loro tempo, intuizioni, assistenza, ecc.

Conclusione

Sebbene le videoconferenze siano esistite per anni, se non decenni, le ultime settimane le hanno portate alla ribalta come mai prima d’ora. Sapere come impegnarsi e interagire correttamente con queste piattaforme è fondamentale in questo momento. Se stai considerando Skype rispetto a Zoom, potresti voler confrontarli e vedere quale è migliore per le tue esigenze.