12 Modelli di Gestione Progetti Gratuiti per Microsoft e Google

Gestire un progetto implica un numero di parti in movimento. Per aiutarti a partire con il piede giusto con un nuovo progetto o per aiutarti a progredire attraverso uno attuale, puoi utilizzare modelli per gestire e monitorare quei vari pezzi. Per le cinque fasi della gestione del progetto, dalla pianificazione alla chiusura, questi modelli per le applicazioni Microsoft e Google possono farti risparmiare tempo e fornirti gli strumenti per il successo. E, cosa migliore di tutte, ogni modello è gratuito!

Indice

• 1. Lista di Controllo per l’Avvio del Progetto
• 2. Modello Semplice di Piano di Esecuzione del Progetto
• 3. Modello di Presentazione della Gestione del Progetto
• 4. Lista di Controllo per la Valutazione dei Rischi nella Pianificazione del Progetto
• 5. Modello di Piano Finanziario del Progetto
• 6. Modello Dettagliato di Budget del Progetto
• 7. Modello di Struttura di Suddivisione del Lavoro
• 8. Modello di Rapporto sulla Gestione del Progetto
• 9. Modello di Programma del Progetto
• 10. Modello di Diagramma di Gantt
• 11. Tracker per Elementi di Azione
• 12. Modello di Piano di Chiusura del Progetto
• Domande Frequenti

Suggerimento: Il Kanban è una tecnica di gestione progetti adatta per la gestione agile dei progetti. Spieghiamo come funziona.

1. Lista di Controllo per l’Avvio del Progetto

Disponibilità: Microsoft Word e Google Docs

Prepararsi a gestire un progetto implica pianificazione. Per assicurarti di avere tutto il necessario prima dell’inizio del progetto, dai un’occhiata a questo modello di Lista di Controllo per l’Avvio del Progetto. Getta le basi per ciò di cui hai bisogno per partire con solidità.

Inizia inserendo le informazioni di base del progetto, incluso il suo nome, il nome del cliente, il responsabile del progetto e la data. Poi, elenca tutte le attività o gli elementi che devi pianificare e gestire il progetto.

Punti salienti:

• Spazi per ogni attività con scadenze e campi per gli elementi completati
• Spazio per note o descrizioni per ciascuna attività o elemento
• Adatto per progetti piccoli o grandi con un numero di righe espandibile

2. Modello Semplice di Piano di Esecuzione del Progetto

Disponibilità: Microsoft Word e Google Docs

Se hai bisogno di un piano di progetto ufficiale da presentare ai tuoi stakeholder, considera questo Modello Semplice di Piano di Esecuzione del Progetto. Puoi includere i dettagli di alto livello del tuo progetto o approfondire per presentare un piano di attuazione solido.

Questo modello completamente personalizzabile ti offre le basi - come gli obiettivi, l’ambito, la metodologia, la tempistica e il team - insieme a qualche extra che apprezzerai.

Punti salienti:

• Segnaposto di testo con sezioni per obiettivi, ambito e metodologia
• Tabella strutturata per la tempistica con fasi, descrizioni e scadenze
• Sezione piano d’azione che utilizza tabelle per ciascun obiettivo o fase
• Area del team con segnaposto immagine e testo per aggiungere facilmente i dettagli dei membri
• Breve sezione di budget del progetto che può essere espansa per ulteriori voci

Suggerimento: non è necessario pagare per strumenti per eseguire un progetto. Dai un’occhiata a questo elenco delle migliori alternative a Microsoft Project.

3. Modello di Presentazione della Gestione del Progetto

Disponibilità: Microsoft PowerPoint e Google Slides

Se stai pianificando un progetto di dimensioni maggiori, che ha diversi stakeholder o che è al centro dell’attenzione, potresti iniziare con una presentazione formale del piano. Con questo modello di Presentazione della Gestione del Progetto, hai una slide per ogni parte, fase e pezzo del piano che puoi condividere con facilità.

Puoi scegliere quali slide utilizzare e personalizzarle per il tuo progetto. I segnaposto immagine e testo rendono facile sostituire elementi con i tuoi, e l’aspetto informale è adatto per progetti nella maggior parte dei settori.

Punti salienti:

• Oltre 20 slide con una varietà di elementi per immagini, grafici e tempistiche
• Slide dell’indice per una facile navigazione
• Due slide con icone da utilizzare durante la creazione della presentazione
• Segnaposti di screenshot per laptop, tablet e telefono cellulare

4. Lista di Controllo per la Valutazione dei Rischi nella Pianificazione del Progetto

Disponibilità: Microsoft Word e Google Docs

Per accompagnare il tuo piano di progetto, utilizza questa Lista di Controllo per la Valutazione dei Rischi nella Pianificazione del Progetto per identificare possibili problemi in anticipo. Questo è un modello base con rischi esemplificativi, quindi puoi inserire i tuoi elementi, poi utilizzare le caselle di controllo per identificare ciascun livello.

Punti salienti:

• Cinque livelli di rischio da molto basso a immediatamente pericoloso per una vasta gamma di problemi
• Aspetto semplice e pulito per una valutazione facile da leggere
• Linea per la firma del responsabile del progetto, ingegnere di controllo qualità o altro valutatore

5. Modello di Piano Finanziario del Progetto

Disponibilità: Microsoft Word e Google Docs

Simile al piano di esecuzione del progetto, potresti avere bisogno di un altro documento scritto che comprenda le questioni finanziarie per il tuo progetto. Questo Modello di Piano Finanziario del Progetto ti consente di includere i costi di avvio, gli importi di profitto e perdita, e un bilancio.

Insieme a tabelle ben strutturate per inserire gli importi del budget del progetto, ci sono spazi per descrivere gli obiettivi, l’analisi e la strategia per una panoramica finanziaria completa.

Punti salienti:

• Formattazione di tabella e testo per evidenziare i totali dei costi di avvio, degli attivi, delle passività e del capitale
• Comodi segnaposto di testo per obiettivi, analisi e strategia
• Tabelle espandibili per includere ulteriori importi secondo necessità

Nota: potresti aver bisogno anche di un modello di fattura per Google Docs.

6. Modello Dettagliato di Budget del Progetto

Disponibilità: Microsoft Excel e Google Sheets

Man mano che progredisci nel tuo progetto, mantenere il budget sotto controllo è fondamentale. Con questo Modello Dettagliato di Budget del Progetto, puoi assicurarti che i tuoi costi effettivi siano in linea con le tue stime, quindi apportare le modifiche necessarie.

Il modello ha le formule per totalizzare gli importi per attività e sottattività, oltre a calcolare i costi effettivi con il corrispondente importo in più o in meno rispetto alle tue stime.

Punti salienti:

• Attività e sottattività con importi per fase o categoria
• Varie opzioni di importo, incluse ore e tariffe, unità e prezzo unitario, e importi forfettari
• Importi chiari per budget, effettivo e in più o in meno per riga insieme ai totali in cima

Suggerimento: per ulteriori opzioni, controlla questi modelli di budget di Microsoft Excel e modelli di budget di Google Sheets.

7. Modello di Struttura di Suddivisione del Lavoro

Disponibilità: Microsoft Excel e Google Sheets

Se hai bisogno di creare una Struttura di Suddivisione del Lavoro (WBS) per il tuo progetto, questo modello WBS è perfetto. Non solo fornisce i campi di cui hai bisogno per le tue voci di attività, ma anche un comodo elenco a discesa per la numerazione WBS.

Questo modello ti fa risparmiare tempo per elaborare la numerazione WBS semplicemente scegliendo il livello dall’elenco. Puoi completare rapidamente la tua struttura di suddivisione del lavoro.

Punti salienti:

• Formattazione condizionale per attività di primo livello
• Numerazione WBS automatica basata sulla selezione dell’elenco a discesa
• Campi utili per livello, numero, attività, assegnatario, data di inizio, data di fine e note

Come gestirai le attività del progetto? Considera l’uso di uno di questi strumenti di gestione progetti. Possiamo anche aiutarti a decidere se usare Asana o Trello.

8. Modello di Rapporto sulla Gestione del Progetto

Disponibilità: Microsoft Word e Google Docs

Per un modello completo per reportare ogni aspetto del tuo progetto, dai un’occhiata a questo Modello di Rapporto sulla Gestione del Progetto. Con 15 sezioni, puoi aggiungere tutti i dettagli da un’introduzione e obiettivi ai risultati del progetto e l’elenco dei materiali.

Il modello fornisce un utile indice dove puoi semplicemente inserire i numeri di pagina corretti. Ma puoi anche sostituirlo con la funzione di indice integrata in Word o Docs se lo preferisci. Troverai anche molto linguaggio incluso per alleviare il peso della redazione di ogni sezione da zero.

Punti salienti:

• Pagina introduttiva per aggiungere partner di progetto, tempi di progetto e dettagli dell’autore del rapporto
• Tabelle strutturate con didascalie preimpostate per obiettivi, traguardi e risultati, riunioni e dettagli dei media
• Segnaposto evidenziati per inserire rapidamente informazioni, come date, nomi e descrizioni

Suggerimento: se utilizzi email per comunicare con il tuo team o clienti, dai un’occhiata a questo tutorial su come creare modelli di email in Microsoft Outlook.

9. Modello di Programma del Progetto

Disponibilità: Microsoft Excel e Google Sheets

Se c’è un elemento della gestione di un progetto di cui hai assolutamente bisogno, è un programma del progetto. Questo Modello di Programma del Progetto non solo fornisce una tabella pulita per fasi, date, durate e altro, ma ti offre anche una comoda tempistica per le consegne.

Inserisci i dettagli per ogni fase o attività nelle colonne della Tempistica, poi includi note necessarie per il progetto, come budget, risorse, rischi e problemi. Man mano che regoli le date di inizio e fine, vedrai le durate in alto e la tempistica in basso aggiornarsi automaticamente.

Punti salienti:

• Formule per calcolare le durate in base alle date di inizio e fine.
• Tempistica in aggiornamento automatico sotto forma di un grafico a barre che mostra ciascuna fase del progetto
• Programma di progetto campione per assistenza, insieme a un programma vuoto da utilizzare

10. Modello di Diagramma di Gantt

Disponibilità: Microsoft Excel e Google Sheets

Uno degli strumenti più utili nel arsenale di un project manager è il diagramma di Gantt. Questo modello di Diagramma di Gantt fornisce una visualizzazione utile che ti consente di seguire le attività, le date di inizio e fine, le risorse e gli stati, tutto in un grafico pulito e chiaro del progresso del progetto in un unico posto.

Utilizza le schede Assegnatari e Stato per inserire i nomi delle tue risorse e gli stati delle attività che desideri utilizzare. Poi utilizza le liste a discesa nel diagramma di Gantt per scegliere questi elementi per il tuo progetto.

Punti salienti:

• Diagramma di Gantt che si aggiorna automaticamente in base alle date di inizio e fine
• Liste a discesa per risparmiare tempo nella selezione delle risorse e degli stati
• Spazio per più progetti con molte attività e sottattività in ciascuno

11. Tracker per Elementi di Azione

Disponibilità: Microsoft Excel e Google Sheets

Un progetto non è un progetto a meno che non generi elementi di azione. Utilizzando questo modello di Tracker per Elementi di Azione, puoi assicurarti che nulla venga trascurato o non fatto. Anche se il modello potrebbe sembrare basilare, ha tutto ciò di cui hai bisogno per seguire i tuoi elementi e personalizzare le voci allo stesso tempo.

Puoi usare la scheda “Impostazioni” per inserire gli assegnatari e gli indicatori di priorità che desideri utilizzare, che è una funzionalità utile. Poi, inizia semplicemente la tua lista di azioni.

Punti salienti:

• Campi per data, assegnatario, priorità, elemento di azione e note, con caselle di controllo per gli elementi completati
• Liste a discesa per assegnatario e priorità per un tracciamento senza errori
• Caselle di controllo per contrassegnare i compiti completati e applicare formattazione di testo con barratura per l’intera riga

12. Modello di Piano di Chiusura del Progetto

Disponibilità: Microsoft Word ed Excel

Una volta completato un progetto, ci sono solitamente alcune cose che devono ancora essere concluse. Con questo Modello di Piano di Chiusura del Progetto, puoi elencare quegli elementi e monitorarli fino al completamento.

Compila le date previste e reali sia per il lavoro che per il progetto in cima. Poi, elenca semplicemente le attività rimanenti con il proprietario, la data di scadenza, lo stato e eventuali commenti aggiuntivi.

Punti salienti:

• Campi precompilati per guidarti attraverso il piano di chiusura
• Campi di Stato vuoti per inserire termini che siano significativi per te o per il tuo progetto
• Numeri ID per ciascun elemento da utilizzare come riferimenti in documenti e comunicazione

Nota: Se il tuo progetto richiede l’accesso a elementi fisici, non dimenticare di impostare un elenco inventario per gestire quegli asset.

Domande Frequenti

Quali sono le cinque fasi della gestione del progetto?

Anche se non sono stabilite in modo definitivo, la maggior parte delle persone conosce le cinque fasi della gestione del progetto: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e chiusura.

Troverai un modello in questo elenco per ciascuna di queste fasi per aiutarti a gestire il progetto con successo.

Come posso trovare modelli direttamente da Microsoft e Google?

Ogni applicazione offre un insieme di modelli se non vuoi utilizzare un’opzione di terze parti.

Per Microsoft Word, Excel e PowerPoint, vai alla schermata principale o seleziona “File -> Nuovo”. Usa la casella di ricerca per trovare un modello o scegli una categoria suggerita.

Per Google Docs, Sheets e Slides, vai alla pagina principale e seleziona “Galleria di Modelli” in alto. Vedrai i modelli elencati per categoria.

Quale è migliore per la gestione dei progetti, Microsoft Word o Google Docs?

Ogni applicazione è forte, solida e ha il proprio insieme unico di funzionalità oltre a quelle che condividono.

Se prevedi di lavorare offline o desideri un set esteso di strumenti e funzionalità di formattazione, Microsoft Word ha tutto ciò che serve. Ma se preferisci un’opzione gratuita basata sul web, Google Docs è la scelta giusta.

Per maggiori informazioni su queste due applicazioni, dai un’occhiata al nostro confronto tra Microsoft Word e Google Docs.

Credito immagine: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.