4 Modi per Trasformare le Email in Attività in Microsoft Outlook

Se stai cercando un modo per essere più produttivo, considera di trasformare le email in attività. Senza dover copiare e incollare manualmente tutti i dettagli necessari, puoi creare un’attività da un’email in Outlook. Questa guida ti mostra quattro opzioni.

Indice

• 1. Trascina un’Email in Attività di Outlook
• 2. Trascina un’Email in Attività Utilizzando Opzioni Extra
• 3. Segui un’Email con un Promemoria
• 4. Imposta un Passo Veloce per Creare un’Attività da un’Email
• Domande Frequenti

1. Trascina un’Email in Attività di Outlook

La funzionalità di trascinamento è un ottimo modo per muovere rapidamente gli elementi, e la stessa cosa vale per trasformare le email in attività in Outlook.

1. Seleziona l’email nella tua posta in arrivo, trascinala sulla scheda “Attività” e rilasciala.

2. Vedrai apparire la nuova finestra attività con il soggetto dell’email come nome dell’attività e il messaggio all’interno del corpo dell’attività.

3. Completa i campi rimanenti, come desiderato, per l’attività. Puoi aggiungere date di inizio e di scadenza, impostare una priorità e scegliere uno stato. Seleziona “Salva e Chiudi” in alto a sinistra quando hai finito.

Vedrai l’attività nella tua lista nella scheda “Attività” e l’email rimarrà nella tua posta in arrivo.

2. Trascina un’Email in Attività Utilizzando Opzioni Extra

Se desideri creare l’attività con l’email come allegato o spostare l’email nelle tue attività invece di copiarla, puoi aggiungere un passaggio extra all’opzione di trascinamento sopra descritta.

1. Seleziona l’email nella tua posta in arrivo utilizzando il tasto destro del mouse, trascinala sulla scheda “Attività” e rilasciala.

2. Vedrai apparire una piccola finestra pop-up con tre opzioni. Puoi copiare l’email in attività con testo o con un allegato o spostarla nelle attività con un allegato. Scegli l’azione che desideri eseguire.

Come nel semplicistico metodo di trascinamento descritto prima, vedrai aprire la nuova finestra attività, pronta per te a completare eventuali campi aggiuntivi e salvare quando hai finito.

3. Segui un’Email con un Promemoria

Forse non utilizzi le Attività di Outlook per il tuo elenco di cose da fare. Puoi utilizzare la funzione Segui con un promemoria per eseguire ciò di cui hai bisogno su un’email invece.

1. Seleziona l’email nella tua posta in arrivo e vai alla scheda “Home”. Se hai il messaggio aperto in una finestra a sé stante, vai alla scheda “Messaggio”. Apri il menu a discesa “Segui” nella sezione Tag della barra multifunzione.

2. Seleziona “Aggiungi Promemoria” dall’elenco. In alternativa, puoi scegliere un’ora per il seguimento invece; tuttavia, questo non popolerà automaticamente il promemoria per te.

3. Nella finestra pop-up Personalizzata, vedrai la casella “Promemoria” selezionata in basso. Usa le caselle a discesa sottostanti per scegliere la data e l’ora per il promemoria.

4. Puoi anche selezionare le opzioni in cima alla casella se lo desideri. Puoi scegliere il tipo di etichetta, una data di inizio e una data di scadenza. Quando hai finito, fai clic su “OK”.

5. Alla data e all’ora selezionate, riceverai un promemoria da Outlook per eseguire l’azione collegata all’email. Dovresti anche vedere le email che contrassegni per il seguito nella scheda “Attività”.

Nota: puoi anche pianificare email in Outlook e impostare un’impostazione di inoltro automatico.

4. Imposta un Passo Veloce per Creare un’Attività da un’Email

Un altro modo per trasformare un’email in un’attività in Outlook è utilizzare la funzione Passi Veloci. Puoi impostare un Passo Veloce per creare un’attività, quindi selezionare quel Passo Veloce o utilizzare una scorciatoia che assegni a esso.

1. Vai alla scheda “Home” in Outlook e fai clic sulla freccia “Altro” in fondo al riquadro Passi Veloci in quella sezione della barra multifunzione o utilizza il menu a discesa Passi Veloci se la tua barra multifunzione è condensata.

2. Spostati su “Nuovo Passo Veloce” e seleziona “Personalizzato”.

3. In cima alla finestra Modifica Passo Veloce, dai un nome al tuo nuovo Passo Veloce.

4. Nella sezione Azioni, apri l’elenco a discesa e vai alla sezione “Categorie, Attività e Etichette”. Scegli “Crea un’attività con allegato” o “Crea un’attività con testo del messaggio”.

5. Se desideri assegnare una scorciatoia da tastiera al Passo Veloce, apri la casella a discesa “Tasto di scelta rapida” vicino al fondo e scegli la combinazione che desideri utilizzare.

6. Fai clic su “Fine” per salvare il Passo Veloce.

7. Il nuovo Passo Veloce appare nel riquadro Passi Veloci sulla scheda “Home”. Per utilizzarlo, seleziona un’email nella tua posta in arrivo e fai clic sul Passo Veloce che hai impostato per creare un’attività o utilizza la scorciatoia da tastiera che hai assegnato.

8. Quando si apre la nuova finestra attività, completa i campi e salva l’attività.

Domande Frequenti

Posso convertire le email contrassegnate in attività in Outlook?

Quando utilizzi la funzione Segui descritta sopra, puoi convertire quelle email contrassegnate in attività in Microsoft To-Do se questa è la tua applicazione per le attività preferita. Assicurati di avere effettuato l’accesso a Microsoft To-Do e Outlook con lo stesso account.

Fai clic sulla scheda “To-Do” in Outlook e seleziona l’icona dell’ingranaggio per visualizzare le impostazioni. Nella sezione “App Collegate”, attiva l’interruttore per “Email contrassegnate.” Usa la “X” in alto a destra per chiudere le impostazioni e vedrai una cartella per “Email contrassegnate” nell’elenco.

Come posso convertire un’email in un’attività nell’applicazione web di Outlook?

In Outlook sul Web, puoi utilizzare la funzione Il Mio Giorno per trasformare un’email in un’attività.

Seleziona il pulsante “Il Mio Giorno” nella barra degli strumenti in alto a destra per aprire Il Mio Giorno. Trascina l’email dalla tua posta in arrivo alla scheda “Da Fare” o all’area “Aggiungi come attività”.

Posso assegnare le email che trasformo in attività?

Quando si apre la nuova finestra attività utilizzando uno dei metodi sopra, seleziona “Assegna Attività” sulla scheda “Attività”. Inserisci il nome del destinatario nel campo A e fai clic su “Invia” per assegnargli l’attività.

Per un’email di follow-up, vai alla scheda “Attività”, seleziona l’attività email nell’elenco. Usa il pulsante “Assegna Attività” sulla scheda “Attività”, poi invia l’attività al destinatario.

Immagine di credito: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.