7 suggerimenti per Microsoft To-Do per aiutarti a fare di più

Siamo tutti occupati, il che significa che la maggior parte di noi sta cercando qualsiasi tipo di leva che possiamo trovare per utilizzare il nostro tempo in modo più efficiente e fare di più. Anche se ci sono innumerevoli app di produttività là fuori, Microsoft To-Do è una grande opzione per chi cerca un’app gratuita e relativamente facile da usare. Se utilizzi Microsoft To-Do, puoi usare questi sette suggerimenti per fare di più.

Indice

• 1. Pianifica le scadenze
• 2. Usa Il Mio Giorno per pianificare in anticipo
• 3. Personalizza le liste
• 4. Crea sottocompiti per rimanere in carreggiata
• 5. Usa le etichette (#Tags) per ordinare i compiti
• 6. Condividi le tue liste di Microsoft To-Do
• 7. Programma un collegamento Siri di Microsoft To-Do (per utenti iPhone)
• Domande frequenti

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1. Pianifica le scadenze

Sebbene tu possa aggiungere compiti alla tua lista di Microsoft To-Do senza altre condizioni, è solitamente utile includere le scadenze in modo da poter dare priorità agli elementi in base a quando devi completarli. Fortunatamente, è facile aggiungere scadenze a qualsiasi compito, sia quando lo crei sia modificando il compito dopo averlo aggiunto alla tua lista.

Quando aggiungi un nuovo compito, puoi aggiungere una scadenza premendo “Imposta Scadenza” in basso a sinistra. Puoi anche rendere il compito ricorrente per ripeterlo con la frequenza necessaria o impostare un promemoria se necessario.

Per aggiungere una scadenza o modificarne una su un compito già creato, fai clic sul compito, quindi tocca “Aggiungi Scadenza” per selezionare una data. Se il compito ha già una scadenza, puoi toccarlo per apportare modifiche.

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2. Usa Il Mio Giorno per pianificare in anticipo

L’app Microsoft To-Do include un elenco unico etichettato “Il Mio Giorno”. Questo elenco può aiutarti a organizzare i compiti da qualsiasi delle tue liste in un unico posto – inoltre, puoi aggiungere compiti singoli a questo elenco senza inserirli altrove. Per qualcuno che gestisce più liste di cose da fare nell’app Microsoft To Do, Il Mio Giorno può davvero aiutarti a gestire il tuo tempo in modo saggio affinché nessun compito cada nel dimenticatoio.

Per aggiungere un nuovo elemento a Il Mio Giorno, fai semplicemente clic sul segno più (+) in basso a destra dello schermo. Da lì, aggiungi un compito proprio come faresti con qualsiasi altra lista e premi il segno di spunta per salvare. Se non assegni questo compito a un elenco esistente, l’app lo salverà automaticamente nell’elenco “Compiti” oltre al tuo elenco Il Mio Giorno.

Puoi anche aggiungere elementi dalle tue altre liste di compiti a Il Mio Giorno premendo il pulsante che dice “Suggerimenti” al centro in basso dello schermo. Se un elemento che desideri aggiungere a Il Mio Giorno non appare sotto “Suggerito”, puoi andare all’elenco dove hai salvato l’elemento, aprire il compito e scegliere “Aggiungi a Il Mio Giorno” dalle opzioni elencate sotto il titolo del compito.

Se utilizzi Il Mio Giorno, ricorda che l’elenco si azzera a mezzanotte ogni giorno, quindi eventuali compiti che non completi quel giorno scompariranno dall’elenco. Tuttavia, appariranno nella sezione “Suggerimenti” in modo da poterli aggiungere di nuovo alla tua lista.

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3. Personalizza le liste

A volte è difficile distinguere facilmente quale lista di cose da fare sia quale quando le guardi rapidamente. Tuttavia, Microsoft To-Do offre alcune ottime opzioni di personalizzazione delle liste per aiutarti a evitare questo problema.

Prima di tutto, puoi nominare ciascuna lista di compiti come vuoi e puoi anche includere emoji nel titolo. Questo può aiutarti a decifrare facilmente la tua lista di compiti di lavoro da, ad esempio, la tua lista di faccende domestiche o la lista della spesa. Puoi aggiungere emoji alle tue liste in due posti: al posto dell’icona di checklist predefinita o all’interno del titolo della tua lista.

Per aggiungere l’icona all’icona della checklist, apri il menu per rinominare la lista, quindi fai clic sul pulsante emoji (la faccia con un segno più) per selezionare un’emoji per la lista. Per aggiungere un’emoji al tuo titolo invece, apri semplicemente le emoji dalla tastiera del tuo smartphone e digita come faresti con le lettere.

Oltre a utilizzare emoji, puoi anche personalizzare il tema di ciascuna lista di compiti per farla risaltare. Puoi personalizzare il colore della lista con una delle 14 opzioni di colore fornite da Microsoft o scegliere un tema fotografico (ma solo tra le opzioni fornite da Microsoft).

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4. Crea sottocompiti per rimanere in carreggiata

Sebbene alcuni dei tuoi compiti nella tua lista di cose da fare possano essere semplici, altri possono comportare diversi passaggi. Gli studi dimostrano che suddividere quei compiti più grandi in passaggi più piccoli aumenta effettivamente la tua produttività. Fortunatamente, Microsoft To-Do rende questo processo facile da fare con sottocompiti o passaggi.

Una volta creato un compito, fai clic sul compito per modificarlo. Da questo menu, hai l’opzione di “aggiungere passaggio”, che crea sottocompiti all’interno del compito. Puoi aggiungere quanti più passaggi hai bisogno, spuntare ogni passaggio man mano che lo completi e tenere traccia dei tuoi progressi con il conteggio in corso di quanti passaggi ci sono rispetto a quanti hai completato.

Creare sottocompiti può davvero aiutarti a assicurarti di non perdere alcun passaggio all’interno del processo quando completi compiti più complessi. Tuttavia, anche dopo aver spuntato tutti i passaggi in un compito, Microsoft To-Do non spunterà automaticamente il compito principale, quindi dovrai comunque spuntare l’intero compito dalla tua lista di cose da fare una volta completati tutti i passaggi.

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5. Usa le etichette (#Tags) per ordinare i compiti

A volte i compiti di diverse liste richiedono la stessa concentrazione, elementi o posizione. In questi casi, probabilmente ha senso farli contemporaneamente, ma potrebbe essere difficile rendersi conto di ciò se non puoi guardare tutte le tue liste di compiti contemporaneamente. Tuttavia, Microsoft To-Do rende questo piuttosto semplice attraverso l’uso di hashtag.

Puoi aggiungere etichette quando crei per la prima volta il compito o modificando il compito dopo che è stato creato. Inoltre, puoi aggiungere etichette in qualsiasi parte del compito, come il titolo, la nota o anche i sottocompiti all’interno del compito principale. Indipendentemente da dove aggiungi l’etichetta, vedrai comunque il compito quando cerchi l’etichetta utilizzando la ricerca in alto a destra nella pagina principale dell’app.

6. Condividi le tue liste di Microsoft To-Do

Che tu lavori con un intero team di persone o abbia una lista della spesa in corso per il tuo nucleo familiare, ci sono momenti in cui devi condividere una lista su Microsoft To-Do con qualcun altro. Fortunatamente, è abbastanza facile farlo tramite messaggio o email.

Per condividere la tua lista con qualcun altro, fai semplicemente clic sull’icona “Condividi” in alto a destra della lista. Da lì, avrai l’opzione di inviare un invito a chiunque tramite email, messaggio di testo o persino un’app di social media o un’app di messaggistica istantanea come Slack.

Una volta condivisa la lista con altri, saranno in grado di aggiungere compiti da soli, oppure puoi assegnare compiti a qualsiasi individuo che ha accesso alla lista. Puoi anche revocare l’accesso alla lista in qualsiasi momento nelle impostazioni “Gestisci Accesso”.

7. Programma un collegamento Siri di Microsoft To-Do (per utenti iPhone)

Se hai poco tempo e utilizzi un iPhone, puoi aumentare ulteriormente la tua produttività aggiungendo un collegamento Siri per Microsoft To-Do. Per aggiungere un collegamento Siri, segui questi passaggi:

1. Dalle impostazioni di To-Do, seleziona “Collegamenti Siri.”
2. Tocca l’icona del segno più (+) accanto all’elemento per cui desideri aggiungere un collegamento (come aggiungere un compito o aprire un elenco).
3. Scegli la frase che desideri utilizzare con Siri per eseguire il compito, quindi sotto “da fare”, seleziona l’elenco a cui desideri che l’elemento venga aggiunto e imposta eventuali passaggi aggiuntivi con il pulsante “Mostra di più”.
4. Una volta che hai finito di scegliere tutte le impostazioni di cui hai bisogno, fai clic su “Indietro -> Aggiungi a Siri.”

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Domande frequenti

1. Come può Microsoft To-Do aiutarmi a lavorare in modo più efficiente?

Microsoft To-Do è un’app di gestione dei compiti semplice che offre molte funzionalità gratuitamente. Con To-Do, puoi creare liste di compiti, aggiungere sottocompiti, condividere liste e collaborare con altri, e integrare la tua lista di To-Do con Outlook Calendar o altre applicazioni.

2. Quali app possono integrarsi con Microsoft To-Do?

Come la maggior parte delle altre applicazioni Microsoft, Microsoft To-Do si integra facilmente con qualsiasi cosa nella famiglia Office 365. Tuttavia, l’integrazione con la maggior parte delle app al di fuori della famiglia Microsoft richiede un’app di automazione di terze parti come Zapier.

3. Quali sono le limitazioni di Microsoft To-Do?

Sebbene Microsoft To-Do offra molte ottime funzionalità, presenta alcune limitazioni. Ad esempio, To-Do non offre molto in termini di integrazione con app di terze parti. Inoltre, non puoi aggiungere note o scadenze ai sottocompiti, solo al compito principale. Non c’è nemmeno un modo per accedere a rapporti sulla tua produttività, che alcune persone trovano utili.