7 Cose Che Dovresti Fare Quando Usi Zoom (Ma Probabilmente Non Fai)

Il mio luogo di lavoro utilizza Zoom per tutte le nostre riunioni interne e con i clienti. Pertanto, utilizzo una serie di funzionalità e integrazioni di Zoom per massimizzare la mia efficienza e fornire la migliore esperienza possibile ai miei clienti. Raccomando vivamente di utilizzare questi suggerimenti se sei anche un utente regolare di Zoom per lavoro o uso personale.

1. Sincronizza con Google Calendar per Inviare Automaticamente i Link delle Riunioni

Una delle funzionalità più convenienti di Zoom è la sua integrazione senza soluzione di continuità con Google Calendar. Sincronizzare Zoom con Google Calendar ti consente di evitare confusione e risparmiare tempo inviando automaticamente i link delle riunioni. Questo è particolarmente utile per le riunioni ricorrenti, poiché il link sarà sempre disponibile per tutti i partecipanti attraverso il loro calendario.

Per configurare il tuo Google Calendar con Zoom, vai al Marketplace delle App di Zoom e cerca l’integrazione di Google Workspace.

Una volta installato, devi concedere a Zoom l’accesso al tuo account Google. Dopo alcuni clic, ogni riunione nel tuo Google Calendar riceverà automaticamente un link per la riunione Zoom.

2. Cambia le Impostazioni per Evitare Interruzioni

Lavorare da remoto è fantastico, ma comporta la sua giusta dose di distrazioni. Fortunatamente, puoi ridurre al minimo le interruzioni, come il rumore di fondo o le interruzioni involontarie, durante le riunioni cambiando solo alcune impostazioni sul tuo account Zoom.

Ad esempio, impostati per essere silenziato all’ingresso in tutte le riunioni. Questo previene il rumore di fondo degli altri, specialmente se stai lavorando a casa con cani o altri membri della famiglia. Dall’app web o dall’app desktop, vai su Impostazioni -> Audio, quindi abilita Silenziami quando partecipo a una riunione.

Allo stesso modo, puoi abilitare una Sala d’Attesa in modo che le persone non possano unirsi prima di te (o di qualsiasi host che utilizza il tuo account). Accedi al tuo account sul Web, naviga su Impostazioni -> Riunione -> Sicurezza, quindi attiva l’impostazione Sala d’Attesa.

Puoi controllare anche diverse altre impostazioni, tra cui disabilitare la funzionalità di chat, attivare (o disattivare) la condivisione dello schermo e i controlli video.

3. Usa la Vista Galleria per Vedere Tutti i Partecipanti

Di solito, le riunioni Zoom sono destinate a essere collaborative. Pertanto, vuoi essere in grado di vedere tutti contemporaneamente. Puoi controllare chi puoi vedere cambiando la tua configurazione da Vista Relatore (dove viene visualizzato solo il relatore) a Vista Galleria (dove puoi vedere fino a 49 feed video di utenti contemporaneamente).

Durante qualsiasi riunione, che tu sia o meno l’host, fai clic sul pulsante Vista nell’angolo in alto a destra della finestra di Zoom. Successivamente, seleziona Galleria per visualizzare una griglia di partecipanti.

4. Abilita Funzionalità Avanzate di Condivisione dello Schermo

La condivisione dello schermo può essere un ottimo modo per insegnare o collaborare in un contesto virtuale. Tuttavia, Zoom per impostazione predefinita consente a tutti di condividere l’intero schermo, il che può essere problematico in determinate situazioni. Abilitando alcune impostazioni di condivisione dello schermo più avanzate, puoi visualizzare ciò che intendi senza distrazioni, sia che si tratti di un’applicazione specifica, di una porzione del tuo schermo o persino solo dell’audio.

Per controllare chi ha la possibilità di condividere lo schermo, vai su Impostazioni -> In Riunione (Base) -> Condivisione dello Schermo. Puoi selezionare chi può condividere, quante persone possono condividere contemporaneamente e se le persone possono prendere il controllo della condivisione dello schermo.

Tuttavia, queste non sono le uniche funzionalità avanzate: puoi trovarne di più all’interno delle riunioni dal vivo. Basta fare clic su Condivisione Schermo nella parte inferiore della finestra di Zoom per aprire i controlli.

Al alcune impostazioni che puoi modificare includono:

• Quali sezioni del tuo schermo o applicazioni condividi
• Se desideri condividere l’audio
• Se vuoi condividere documenti, anche da cloud storage
• Il layout che desideri per la tua vista di condivisione dello schermo
• Opzioni aggiuntive, come visualizzazioni della seconda camera, condivisione di file video e utilizzo di AirPlay per visualizzare qualcosa

5. Prova le Opzioni di Annotazione

Le annotazioni possono chiarire punti complessi e incoraggiare la collaborazione. È un ottimo modo per le persone di evidenziare elementi, attirare l’attenzione su ciò che gli altri devono vedere o aggiungere elementi visivi per spiegazioni verbali. Questa è probabilmente una delle mie funzionalità preferite di Zoom.

Utilizzare lo strumento di annotazione è facile. Durante la condivisione dello schermo, fai clic sul pulsante Annotare nella barra degli strumenti.

Usa strumenti – come una penna, un evidenziatore o una casella di testo, per annotare il tuo schermo. Puoi cancellare le annotazioni con il pulsante Cancella.

6. Configura Otter.ai o uno Strumento di Trascrizione Simile

Spesso faccio fatica a catturare tutto ciò che viene detto durante una riunione. Quando ciò accade, è utile avere una trascrizione su cui fare riferimento. Zoom registra i video, ma per me, avere semplicemente la conversazione in formato scritto è più facile da seguire.

Ci sono diversi strumenti che puoi utilizzare per catturare trascrizioni, ma i passaggi qui sono per utilizzare Otter.ai, poiché lo preferisco.

Una volta che hai configurato un account con Otter.ai o uno strumento simile, controlla le tue impostazioni di registrazione andando su Personale -> Impostazioni -> Registrazione.

Controlla che le seguenti opzioni siano impostate:

1. Registrazione su cloud: Abilitata
2. Registra file audio solo: Abilitata
3. Consenti condivisione di registrazioni su cloud: Abilitata
4. Registrazione automatica: Abilitata
5. Registra nel cloud: Abilitata
6. Controllo degli accessi all’indirizzo IP: Disabilitato
7. Richiedi agli utenti di autenticarsi prima di visualizzare le registrazioni su cloud: Disabilitato
8. Richiedi codice di accesso per accedere alle registrazioni condivise su cloud: Disabilitato
9. Imposta la registrazione come on-demand per impostazione predefinita: Disabilitato

Dopo, devi tornare al tuo servizio di trascrizione (Otter.ai) e connetterti a Zoom e alla piattaforma di trascrizione. I passaggi per questo possono variare a seconda del tuo programma di trascrizione, ma la maggior parte è piuttosto semplice.

7. Salva Automaticamente le Registrazioni su Cloud Storage

Sebbene le trascrizioni funzionino bene per le idee espresse durante una riunione, potresti anche aver bisogno di visualizzare il filmato video in un secondo momento. Zoom rende relativamente facile salvare le registrazioni, ma possono occupare molto spazio sul tuo disco rigido o nello storage di Zoom. Fortunatamente, strumenti come Zapier rendono facile salvare automaticamente le registrazioni su Google Drive o Dropbox.

Avrai bisogno di un account Zoom e di un account Zapier. Una volta integrate queste due piattaforme, puoi creare uno zap con l’evento “Nuova Registrazione” come attivatore.

Vai su Google Drive e crea una cartella in cui desideri che le registrazioni vengano caricate. Torna su Zapier e imposta l’azione come Carica File con Google Drive, quindi specifica la cartella che hai creato.

Con alcune piccole modifiche alle impostazioni di Zoom, puoi ridurre le distrazioni durante le riunioni e risparmiare tempo. Continua a leggere per scoprire come integrare Zoom con altri strumenti come Slack e automatizzare altre parti della tua giornata lavorativa.

Crediti immagine: Canva. Tutti gli screenshot di Megan Glosson.