8 Modi per Pulire i Dati in Microsoft Excel

Gli errori accadono, specialmente nei tuoi fogli di calcolo. Errori di battitura, spazi extra, duplicati, errori di formula e celle vuote possono essere problematici quando è il momento di analizzare i tuoi dati. Per pulire il tuo foglio di calcolo Microsoft Excel, prova uno o più di questi modi per occuparsi dei “dati sporchi.”

FYI: hai bisogno di pulire anche i dati sul tuo disco “C”? Ti mostriamo come fare.

Indice dei Contenuti

• 1. Eliminare Spazi Extra
• 2. Rimuovere Caratteri Non Stampabili
• 3. Eliminare Righe Vuote
• 4. Correggere il Caso delle Lettere
• 5. Trovare e Rimuovere Duplicati
• 6. Cancellare la Formattazione
• 7. Convertire Testo in Colonne
• 8. Evidenziare Errori
• Domande Frequenti

1. Eliminare Spazi Extra

Che si tratti di importazione o di errore di battitura, puoi ritrovarti con spazi extra nei tuoi dati. Questo può includere spazi iniziali all’inizio di una cella, spazi finali alla fine, o spazi vari tra parole o valori. Anche se possono sembrare innocui, puoi facilmente incorrere in problemi quando filtri, ordini o formuli dati con spazi extra.

Ci sono due modi semplici per rimuovere spazi extra nel tuo foglio Excel: la funzione TRIM e lo strumento Trova e Sostituisci.

Usa la Funzione TRIM

La funzione TRIM in Excel funziona specificamente per rimuovere gli spazi bianchi dai tuoi dati. La sintassi per la formula è semplicemente TRIM(text). Inserisci un riferimento di cella o il testo per l’argomento.

Vediamo un esempio. Nella cella A1 abbiamo spazi iniziali, finali e extra tra il testo. Vai a un’altra cella e inserisci la seguente formula per rimuovere gli spazi bianchi:

=TRIM(A1)

La funzione rimuove gli spazi e ci fornisce dati puliti.

Per un altro esempio, inseriremo il testo come argomento invece del riferimento di cella. Assicurati di racchiudere il testo tra virgolette usando questa formula:

=TRIM(“   John    Jacob    Smith   ”)

Vedrai che gli spazi vengono rimossi.

La cosa importante da notare sull’uso della funzione TRIM è che inserisci la formula in una cella diversa da quella che contiene i dati, a meno che tu non voglia sostituire quei dati.

Suggerimento: potresti trovare queste formule avanzate di Excel molto utili.

Usa lo Strumento Trova e Sostituisci

Se hai spazi extra sparsi nel tuo foglio, potresti preferire utilizzare lo strumento Trova e Sostituisci di Excel invece della funzione TRIM. Con questo metodo, puoi rimuovere tutti o un numero specifico di spazi.

1. Vai alla scheda “Home”, apri il menu a discesa “Trova e Seleziona” nella sezione Modifica e seleziona “Sostituisci.”

1. Nella casella Trova e Sostituisci che appare, usa la casella “Trova cosa” per inserire uno spazio singolo se vuoi rimuoverli tutti o il numero esatto di spazi che vuoi rimuovere.

1. Nella casella “Sostituisci con”, inserisci nulla se vuoi rimuovere tutti gli spazi o il numero esatto di spazi che vuoi mantenere.

1. Seleziona “Sostituisci Tutto” per rimuovere gli spazi extra, e vedrai il tuo foglio aggiornarsi immediatamente.

2. Rimuovere Caratteri Non Stampabili

I caratteri non stampabili sono simili agli spazi extra che possono apparire. Questi sono i primi 32 caratteri, incluso zero, nel codice ASCII a 7 bit per cose come un carattere nullo, l’inizio di un’intestazione, un avanzamento di pagina, un ritorno a capo e un separatore di unità. Come gli spazi, questi caratteri possono causare problemi quando calcoli formule, ordini o filtri nel tuo foglio Excel.

Convenientemente, puoi usare una semplice funzione per rimuovere i caratteri non stampabili in Excel. La funzione si chiama CLEAN, e la sintassi per la formula è CLEAN(text), dove puoi inserire il testo o un riferimento di cella per l’argomento.

In questo esempio, abbiamo i caratteri non stampabili CHAR(10) all’inizio e alla fine della nostra formula nella cella A1.

Usa questa formula per rimuoverli:

=CLEAN(A1)

Puoi anche inserire il testo come parte della formula CLEAN. Usa la seguente formula se vuoi sostituire il testo esistente con testo pulito piuttosto che usare una cella separata.

=CLEAN(CHAR(10)&"John Jacob Smith"&CHAR(10))

I caratteri non stampabili vengono rimossi, lasciando solo il testo.

3. Eliminare Righe Vuote

Se ti ritrovi con righe vuote nel tuo foglio, queste possono occupare spazio prezioso per i dati reali. Puoi rimuovere le righe vuote in Excel in pochi passaggi e riacquistare spazio nel tuo foglio.

1. Vai alla scheda “Home”, apri il menu a discesa “Trova e Seleziona” nella sezione Modifica e seleziona “Vai a Speciale.”

1. Nella finestra che appare, seleziona “Vuoti” e fai clic su “OK.”

1. Vedrai tutti i vuoti evidenziati temporaneamente. Prima di eliminare le righe, rivedile per confermare che non ci siano altri dati. Questo è particolarmente importante se non puoi vedere le colonne aggiuntive senza scorrere a destra. Per rimuovere le righe vuote, torna alla scheda “Home”, apri il menu a discesa “Elimina” e seleziona “Elimina Righe del Foglio.”

1. Vedrai le righe vuote scomparire e le righe rimanenti nel tuo foglio spostarsi verso l’alto.

Buono a sapere: scopri come combinare testo in Microsoft Excel.

4. Correggere il Caso delle Lettere

Se stai importando dati, potresti trovare casi misti tra i tuoi dati. Puoi usare un paio di semplici funzioni di caso in Excel per rendere il caso coerente.

LOWER converte tutte le lettere in minuscolo, UPPER converte tutte le lettere in maiuscolo, e PROPER capitalizza la prima lettera di ogni parola in una stringa di testo e cambia tutte le altre lettere in minuscolo. Inoltre, PROPER capitalizza la prima lettera dopo un carattere diverso da una lettera, come 1a in 1A.

La sintassi per ciascuna è la stessa, LOWER(text), UPPER(text), e PROPER(text), dove puoi usare il testo o un riferimento di cella per l’argomento. Vediamo degli esempi.

Per cambiare tutte le lettere in minuscolo nella cella A1, usa questa formula:

=LOWER(A1)

Per cambiare tutte le lettere in maiuscolo nella stessa cella, usa questa formula:

=UPPER(A1)

Per capitalizzare la prima lettera di ogni parola nella stringa di testo nella cella A1, usa questa formula:

=PROPER(A1)

Puoi anche usare un intervallo di celle per l’argomento nelle formule. Possiamo usare la funzione PROPER per cambiare il caso delle lettere nelle celle da A1 a A5 con questa formula:

=PROPER(A1:A5)

5. Trovare e Rimuovere Duplicati

I dati duplicati sono ulteriori dati che potresti voler pulire nel tuo foglio Excel. Potresti avere lo stesso nome di cliente, indirizzo email, numero di telefono, o qualcosa di simile, dove il duplicato è un dato extra di cui non hai bisogno.

Ci sono diversi modi per trovare e rimuovere duplicati in Microsoft Excel, e puoi consultare il nostro tutorial su questo argomento per i vari metodi. Qui, stiamo guardando solo l’opzione più semplice, che è utilizzare la funzione integrata Rimuovi Duplicati di Excel.

Nota che Excel mantiene la prima istanza e rimuove la successiva.

1. Inizia selezionando l’intervallo di celle contenente i duplicati, poi vai alla scheda “Dati” e fai clic su “Rimuovi Duplicati” nel gruppo Strumenti Dati.

1. Nella finestra pop-up, puoi restringere i dati da rivedere e rimuovere. Prima, seleziona le caselle o usa “Seleziona Tutto” per quelle colonne che vuoi rivedere per i duplicati. Successivamente, seleziona la casella se i tuoi dati contengono intestazioni. Fai clic su “OK” per continuare.

1. Se Excel rimuove con successo i dati duplicati, vedrai un messaggio pop-up che ti informa dei numeri di ciò che è stato eliminato e mantenuto.

1. Il tuo foglio sarà pulito con quei duplicati rimossi.

FYI: scopri come prendere i tuoi dati in un PDF e trasformarli in un foglio di calcolo Excel.

6. Cancellare la Formattazione

Se hai diverse persone che lavorano su un foglio o che hanno copiato e incollato dati da un’altra posizione, potresti avere formattazioni extra di cui non hai bisogno. Questo può includere font in grassetto, colori di riempimento o bordi. Fortunatamente, non devi cambiare ogni cella, riga o colonna una per una. Puoi cancellare la formattazione nel tuo foglio con un clic.

Nota che se hai impostato formattazione condizionale nel tuo foglio, cancellare la formattazione come spiegato qui rimuoverà anche quella formattazione.

1. Seleziona l’intervallo di celle contenente la formattazione che vuoi rimuovere. Abbiamo applicato grassetto, colori e corsivo al testo insieme a un colore di riempimento e bordi.

1. Vai alla scheda “Home”, apri il menu a discesa “Cancella” e seleziona “Cancella Formati.”

1. Vedrai tutta la formattazione in quelle celle svanire e avrai una lavagna pulita.

7. Convertire Testo in Colonne

Quando estrai dati da un’altra fonte, non è sempre disposto nel modo in cui lo desideri. Potresti avere righe con dati che devono essere collocati in celle separate nelle colonne. Puoi convertire questo testo in colonne in pochi passaggi in modo che sia più facile da manipolare.

1. Seleziona le celle che vuoi convertire, vai alla scheda “Dati” e scegli “Testo in Colonne” nel gruppo Strumenti Dati.

1. Quando si apre la procedura guidata Converti Testo in Colonna, segui alcuni passaggi per convertire i tuoi dati in base al loro stato attuale e a come vuoi visualizzarli. Inizia scegliendo “Delimitato” o “Larghezza fissa.” Excel ti fornisce una raccomandazione in base ai tuoi dati, ma puoi scegliere l’opzione più applicabile. Fai clic su “Avanti.”

1. A seconda dell’opzione che scegli nel primo passaggio, vedrai il secondo passaggio corrispondente. Ad esempio, se scegli dati delimitati, puoi scegliere il delimitatore, e se hai dati fissi, puoi regolare le larghezze delle colonne. Fai clic su “Avanti.”

1. Scegli il formato dei dati per la colonna, come testo o data, e inserisci la destinazione per i dati convertiti. Fai clic su “Fine.”

1. Vedrai il tuo testo convertito in colonne, pronto per essere lavorato.

Buono a sapere: scopri quale usare: Grammarly o Microsoft Editor.

8. Evidenziare Errori

Sebbene Excel faccia un buon lavoro nel segnalare errori nelle celle, come quelli derivanti da formule, potresti non notare questi errori se hai un lungo foglio di calcolo. Con la formattazione condizionale, puoi evidenziare gli errori in modo da essere più propenso a vederli e correggerli.

1. Seleziona l’intero foglio facendo clic sul pulsante “Seleziona Tutto” (triangolo) nell’angolo in alto a sinistra del foglio. Se preferisci controllare solo alcune celle, seleziona quelle invece.

1. Vai alla scheda “Home”, apri il menu a discesa “Formattazione Condizionale” nel gruppo Stili e scegli “Nuova Regola.”

1. Quando si aprono le opzioni della finestra Nuova Regola di Formattazione, seleziona “Formatta solo celle che contengono” in alto e “Errori” nell’elenco a discesa in basso.

1. Fai clic sul pulsante “Formato” per scegliere la formattazione che vuoi applicare. Puoi fare cose come riempire le celle con un colore, rendere il testo in grassetto o aggiungere un bordo scuro. Seleziona “OK” dopo aver impostato la formattazione.

1. Vedrai un’anteprima della tua selezione in fondo alla finestra Nuova Regola di Formattazione. Fai clic su “OK” per salvare e applicare la regola.

1. Quando visualizzi il tuo foglio o le celle selezionate, vedrai quegli errori apparire. Una volta che correggi un errore, la formattazione svanisce e puoi passare al successivo.

Domande Frequenti

Come posso controllare gli errori di ortografia in Excel?

Come le altre applicazioni di Microsoft Office, puoi utilizzare un controllo ortografico anche in Excel. Questo è utile per trovare errori di battitura o di ortografia comuni.

Vai alla scheda “Revisione” e seleziona “Ortografia” nella sezione Correzione del nastro. Quando appare la casella di controllo ortografico, vedrai le parole nel tuo foglio di calcolo che non sono nel dizionario. Puoi ignorare l’ortografia, aggiungere la parola al dizionario, cambiarla manualmente o utilizzare uno dei suggerimenti.

Come faccio a sapere come correggere un errore in Excel?

Se vedi un errore particolare nel tuo foglio, seleziona la cella e vai alla scheda “Formule”. Fai clic su “Controllo Errori” nel gruppo Verifica Formula. Vedrai apparire la finestra di Controllo Errori con brevi dettagli sull’errore. Puoi scegliere di ricevere aiuto con l’errore da Microsoft sul Web, mostrare i passaggi di calcolo, ignorare l’errore o modificare la formula.

Inoltre, puoi visitare la pagina Come Evitare Formule Interrotte sul sito di supporto Microsoft per un elenco di errori di formula comuni con descrizioni.

Come posso convertire righe in colonne o viceversa in Excel?

Simile alla funzione Testo in Colonne discussa qui, puoi convertire i dati da una riga a una colonna o da una colonna a una riga in Excel.

Il modo più semplice utilizza copia e incolla con la funzione Trasponi. In alternativa, puoi usare la funzione TRASPORRE. Dai un’occhiata al nostro tutorial completo sulla trasposizione dei dati in Excel, che spiega entrambi i metodi.

Crediti immagine: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.