Porta i tuoi progetti fuori dalla tua email con CoordinateHQ

Nel panorama dei servizi ai clienti, il toolkit tradizionale per la collaborazione con i clienti è in ritardo per un aggiornamento. Affidandosi a strumenti disgiunti, i team affrontano sfide con il flusso di informazioni, la comunicazione e l’efficienza complessiva del progetto. Sebbene ci siano molti strumenti di gestione dei progetti sul mercato, CoordinateHQ è stato sviluppato appositamente per semplificare la collaborazione tra aziende e parti esterne, come clienti e liberi professionisti. Abbiamo avuto la possibilità di testare il software e fornire le nostre impressioni in questa recensione.

Questo è un articolo sponsorizzato ed è stato reso possibile da CoordinateHQ. I contenuti e le opinioni effettive sono le sole opinioni dell’autore, che mantiene l’indipendenza editoriale anche quando un post è sponsorizzato.

Indice

• Cos’è CoordinateHQ?
• Definire la tua esperienza utente
• Creare un progetto
• Impostare il flusso di lavoro
• Gestire i tuoi progetti
• Prezzi
• Considerazioni finali

Cos’è CoordinateHQ?

Lanciato nel 2020 da esperti veterani della gestione dei clienti Rick Morrison (CEO) e Jud Gardner (CTO), CoordinateHQ mira a trasformare le operazioni di servizio ai clienti in diversi settori. Ispirata dalla propria esperienza nel navigare le limitazioni degli strumenti di collaborazione tradizionali, la piattaforma offre una soluzione innovativa per semplificare la comunicazione e la gestione dei progetti con clienti esterni.

Progettato tenendo a mente gli utenti, CoordinateHQ presenta un’interfaccia semplice e intuitiva per un’adozione rapida e facile. Il suo focus sulla collaborazione consente ai clienti di accedere ai dettagli del progetto in tempo reale, facilitando una collaborazione senza soluzione di continuità. Sostituendo lunghe email, questo strumento promuove una comunicazione trasparente e migliora l’efficienza della collaborazione.

Iniziare

Se sei pronto per provare CoordinateHQ, vai al sito ufficiale e clicca sul pulsante Inizia gratis nell’angolo in alto a destra. Aggiungi la tua email di lavoro o registrati con il tuo account Google se lo usi per scopi aziendali. Questo è tutto ciò che devi fare per sbloccare la tua prova gratuita di CoordinateHQ di due settimane, che ti dà accesso alla maggior parte delle funzionalità di cui avrai bisogno per avviare il tuo primo progetto. Devo dare loro grandi punti per non chiedere i dettagli della tua carta di credito prima che tu abbia anche solo la possibilità di vedere di cosa si tratta lo strumento.

CoordinateHQ si impegna a farti sentire a casa. Una volta effettuato l’accesso alla piattaforma, ti guida attivamente attraverso le sue funzionalità, aiutandoti a familiarizzare rapidamente con esse. Ho iniziato con il video introduttivo, poi ho lavorato attraverso le mini-attività, che includono la creazione di un progetto e l’invito al primo collaboratore. Puoi farlo per massimizzare l’efficienza o procedere ad esplorare lo strumento da solo, se preferisci questo percorso. Ho fatto un mix di entrambi.

Definire la tua esperienza utente

All’inizio, l’interfaccia di CoordinateHQ appare un po’ deludente. Presentando una combinazione di colori neutra composta principalmente da elementi neri, bianchi e grigi, è progettata per enfatizzare la funzionalità. Fortunatamente, puoi iniettare un po’ di personalità. Per una perfetta integrazione del marchio, CoordinateHQ consente agli utenti di caricare il proprio logo aziendale e scegliere colori che riflettono la loro palette di marca.

Personalizza la piattaforma attraverso la pagina delle impostazioni dedicata. Clicca sul tuo nome nell’angolo in alto a destra dello schermo e seleziona Impostazioni. Sotto Impostazioni account nel menu a sinistra, clicca su Il tuo logo e branding.

Creare un progetto

L’interfaccia intuitiva di CoordinateHQ consente una facile creazione di progetti. Naviga nel menu Progetto e seleziona Aggiungi progetto per avviare il tuo primo progetto. Assicurati di controllare anche la sezione Modelli, poiché ho trovato un paio di opzioni davvero utili. Per questo articolo, ho effettivamente utilizzato il Modello di progetto di design per clienti.

Questo crea automaticamente un’outline del progetto per te. Puoi lavorare per popolarlo con i dettagli unici del tuo progetto, inclusi riassunto, obiettivi, ecc. Anche se devo ammettere che sono più parziale per il layout a schede di app come Trello, il design dell’outline del progetto di CoordinateHQ fa indubbiamente il suo lavoro.

Dalla pagina del progetto, puoi aggiungere collaboratori sia come Clienti (esterni) che come membri del Tuo team (che hai precedentemente aggiunto tramite le impostazioni). Una volta che accedono a CoordinateHQ, possono anche accedere all’outline del progetto e altro, a seconda del loro ruolo. Modifica i permessi di un utente nelle impostazioni. Amministratore fatturazione ha il livello di accesso più alto, mentre un Manager può accedere solo ai progetti in cui è un proprietario o collaboratore.

Aggiungere un’attività

Per iniziare ad aggiungere nuove attività, clicca sul pulsante Modifica piano. Aggiungi una Descrizione per la tua attività e una data di scadenza se lo desideri. Puoi anche includere un elenco di controllo, allegare file o aggiungere tag. Non dimenticare di assegnarla a qualcuno, inclusi clienti o membri del team interno.

CoordinateHQ ha un’opzione utile, dove puoi assegnare ruoli alle persone che lavorano al tuo progetto per gestire facilmente le responsabilità comuni su un progetto. Vai su Impostazioni e clicca su Ruoli del progetto sotto Gestione dati. Il ruolo predefinito è Project Manager, e questo è un ruolo che non puoi modificare (anche se puoi assegnargli ruoli aggiuntivi dalla pagina del progetto).

Questo ruolo è automaticamente assegnato all’Amministratore fatturazione, ma puoi creare altri ruoli, come Cliente o Designer. Poi collega l’indirizzo email di un collaboratore a un ruolo, per non dover sempre ricordare chi è chi.

Quando assegni un ruolo a un’attività, il sistema lo assegnerà automaticamente all’utente che detiene quella posizione. Ad esempio, puoi assegnare un’attività di redesign del logo a Designer. Se hai precedentemente assegnato questo ruolo a uno dei membri del tuo team, il loro nome apparirà ora quando passerai il mouse sopra l’attività.

Quando un’attività è attiva, i tuoi collaboratori esterni potranno vedere una notifica nel proprio dashboard di CoordinateHQ per iniziare immediatamente a messaggiare i membri del team assegnati. Questo sembra molto simile a interagire in tempo reale, dove non devi aggiornare compulsivamente la tua casella di posta per vedere le ultime notizie sul tuo progetto.

Impostare il flusso di lavoro

CoordinateHQ assicura che tu non perda aggiornamenti importanti dei clienti, anche quando non controlli costantemente la tua email. Tu e il tuo team (inclusi i clienti) avete una fonte unica per i dettagli del progetto, aggiornamenti e elementi azionabili. Niente più ricerche nella tua casella di posta o domande su dove si trova l’ultima versione di un file, risultando in flussi di lavoro più fluidi e meno tempo sprecato.

Per dare un esempio di come puoi migliorare il tuo flusso di lavoro con CoordinateHQ, diciamo che stai ridisegnando il portale web del tuo cliente e hai bisogno di sapere ogni volta che un nuovo prodotto entra nel loro e-shop. Il tuo cliente non dovrà inviarti un’email separata ogni volta che appare un nuovo prodotto nella loro distribuzione. Invece, puoi creare un modulo in CoordinateHQ tramite le impostazioni. In Gestione dati, naviga su Moduli e aggiungi i campi informativi desiderati al modulo. Ad esempio, Nome del prodotto e Prezzo.

Tornando al tuo dashboard di CoordinateHQ, puoi aggiungere un Collegamento azione che lancerà il modulo. Questo significa che i clienti possono aggiungere le informazioni direttamente dal loro dashboard di CoordinateHQ. Compilare il modulo crea automaticamente un nuovo compito nel tuo outline del progetto, catturando tutti i dettagli per un uso successivo. È super facile e conveniente, e richiede solo pochi minuti per essere impostato. Puoi anche incorporare moduli nelle attività.

Sebbene i partecipanti al progetto ricevano email di progresso con gli ultimi aggiornamenti e nuove attività da CoordinateHQ, è molto più facile tenere traccia delle email da una sola fonte piuttosto che tenere d’occhio i numerosi thread email di più parti che possono o meno essere correlati a quel progetto specifico.

Gestire i tuoi progetti

Quando si tratta di gestire i tuoi progetti, CoordinateHQ rende tutto molto facile. Clicca su Progetti nel menu in alto per ottenere rapidamente una panoramica di tutti i tuoi progetti finora. Puoi visualizzare informazioni a colpo d’occhio, come Stato del progetto, Tag, Manager, ecc. Puoi utilizzare filtri per visualizzare i progetti in base a determinati criteri. Per una visualizzazione di tutte le tue attività, puoi passare alla scheda Attività.

Se desideri aggiungere ancora più informazioni nella tabella, clicca sull’icona a forma di ingranaggio nell’angolo in alto a destra. Ho aggiunto il campo % Attività completate. Ma cosa succede se vuoi aggiungere qualcosa che non è nella lista?

Puoi andare nelle impostazioni, quindi cliccare su Campi personalizzati sotto Gestione dati. Puoi introdurre, ad esempio, una Casella di controllo per sapere se il progetto è stato pagato o meno.

Quando torni alla visualizzazione dei tuoi progetti e clicchi sull’icona a forma di ingranaggio, dovresti vedere l’opzione per aggiungere la casella di controllo alla tabella.

Prezzi

Una volta scaduta la prova gratuita, dovrai passare a un piano a pagamento se desideri continuare a utilizzare CoordinateHQ. C’è un pacchetto Pro a $65 per utente al mese, che sblocca alcune opzioni in più, inclusa la possibilità di configurare un nome di dominio personalizzato e fino a 100GB di spazio di archiviazione.

CoordinateHQ offre anche un livello Enterprise, ma dovrai contattare il loro team di vendita per discutere i dettagli.

Considerazioni finali

Durante il mio tempo utilizzando CoordinateHQ, ho scoperto che lo strumento promuove una gestione efficiente dei progetti favorendo una comunicazione chiara, una gestione organizzata delle attività e una collaborazione in tempo reale, portando infine a un completamento più rapido dei progetti.

A differenza delle email, dove gli aggiornamenti possono facilmente essere sepolti o persi, CoordinateHQ offre feed di attività in tempo reale, mantenendo tutti informati sugli ultimi sviluppi del progetto e minimizzando la necessità di email e aggiornamenti di stato. Devi solo ricordarti di controllare il tuo dashboard di CoordinateHQ ogni giorno!

La facilità d’uso della piattaforma è ciò che mi ha davvero impressionato. Inoltre, se mai ti trovi in difficoltà, puoi facilmente connetterti con CoordinateHQ per una sessione one-on-one, un vero salvavita in certe situazioni.

Sebbene l’interfaccia mi abbia impressionato nel complesso, l’aggiunta manuale di campi, come le descrizioni delle attività, è stata un po’ noiosa. Sembrava un passaggio extra che avrebbe potuto essere facilmente eliminato aggiungendo un campo per una descrizione dell’attività per impostazione predefinita. Ho anche notato che non c’è un’opzione di visualizzazione calendario per visualizzare i tuoi progetti in una linea temporale, quindi potresti dover fare affidamento su uno strumento diverso per questo.

D’altra parte, il programma offre integrazione Webhook API + Zapier (con più opzioni in arrivo), quindi puoi migliorare significativamente la funzionalità e semplificare vari processi. Ad esempio, possono integrare CoordinateHQ con la loro app di calendario preferita come Google Calendar tramite Zapier.

Per riassumere, CoordinateHQ si è dimostrato uno strumento potente che migliora significativamente il flusso di lavoro e promuove un’esecuzione di progetto di successo.

Crediti immagine: Pexels. Tutti gli screenshot di Alexandra Arici.