Ecco la guida definitiva a Microsoft OneDrive

Come utente Windows, OneDrive di Microsoft è il partner ideale per l’archiviazione cloud. Ecco una guida per assicurarti di sfruttare tutti i vantaggi.

Sebbene ci siano molte soluzioni di archiviazione cloud, ha molto più senso utilizzare OneDrive se sei un utente Windows. Le app che appartengono alla stessa famiglia e si integrano perfettamente con altre app semplificheranno il tuo flusso di lavoro e miglioreranno la tua produttività.

Come posso utilizzare OneDrive in modo efficace?

1. Installa OneDrive

Se stai utilizzando un dispositivo Windows, OneDrive è preinstallato nelle versioni più recenti del sistema operativo, ma se non lo è, puoi sempre scaricarlo dal Microsoft Store. Puoi quindi procedere a scaricarlo su altri dispositivi che utilizzi frequentemente, come il tuo telefono.

Poiché OneDrive è compatibile con più piattaforme, anche gli utenti Mac possono installarlo sui loro dispositivi. Il motivo principale per installarlo su più dispositivi è accedere ai tuoi file da qualsiasi luogo. Supporta anche la sincronizzazione dei file, quindi non devi preoccuparti di trasferire file da un dispositivo all’altro.

Un altro motivo importante è per il backup e il ripristino. Se uno dei tuoi dispositivi dovesse mai guastarsi, puoi essere certo che i tuoi file sono intatti perché OneDrive esegue il backup dei tuoi dati. Non dimenticare che puoi anche utilizzare più account OneDrive sul tuo PC.

2. Gestione dei file

2.1 Carica file

1. Naviga su Microsoft OneDrive per il Web.
2. Accedi con le tue credenziali.
3. Trascina i file che desideri caricare dal desktop e posizionali in OneDrive in un browser.
4. Se incontri errori come un nome di file non valido su OneDrive, procedi a rinominare il file.
5. Fai clic con il tasto destro sul file rispettivo e fai clic su Rinomina.

6. Modifica il nome e utilizza una versione abbreviata.
7. Premi Invio per impostare il nuovo nome e prova a caricare di nuovo il file su OneDrive.

Se la velocità di caricamento non è soddisfacente, puoi ridurre il numero di file che stai cercando di caricare contemporaneamente o vedere altri modi per aumentare la tua velocità di caricamento.

2.2 Crea cartelle

1. Avvia OneDrive nel tuo browser o nell’app desktop.
2. Fai clic con il tasto destro in qualsiasi punto dell’interfaccia di OneDrive e seleziona Nuovo>Cartella.
3. Rinomina la cartella, quindi sposta i file trascinandoli e rilasciandoli nelle cartelle appena create.

La chiave per un’organizzazione efficiente dei file in OneDrive è caricarli e metterli in cartelle.

2.3 Ricerca file

1. Apri OneDrive e fai clic sull’icona Apri cartella sulla barra delle applicazioni per aprire la cartella OneDrive in Esplora file.
2. Fai clic con il tasto destro su uno spazio vuoto, sposta il cursore su Ordina per nel menu a discesa per mostrare le sue opzioni, quindi fai clic su Nome o Dimensione.
3. Se ci sono file duplicati, OneDrive li visualizzerà uno accanto all’altro perché portano nomi uguali o quasi identici.
4. Fai clic con il tasto destro sui file duplicati e seleziona Elimina dal menu a discesa per rimuoverli da OneDrive.
5. In alternativa, tieni premuto il tasto Shift o Ctrl mentre selezioni, fai clic con il tasto destro sui file e poi seleziona Elimina dal menu a discesa per rimuoverli da OneDrive.

Questo è un ottimo modo per liberare spazio di archiviazione rimuovendo file duplicati nel tuo OneDrive. Sfortunatamente, questo metodo manuale può richiedere un tempo straziante, specialmente se hai molti file in archiviazione.

Fortunatamente, OneDrive ha introdotto una funzione di ricerca migliorata con IA che può aiutarti a migliorare i risultati della tua ricerca e sbarazzarti dei file duplicati molto più rapidamente.

2.4 Ripristina versioni precedenti dei file

1. Apri il tuo browser preferito e vai su OneDrive.com.
2. Individua il file che desideri ripristinare a una versione precedente e fai clic con il tasto destro su di esso.
3. Seleziona Cronologia versioni: questo rivela il registro delle modifiche del particolare file. Indica anche la data di tutte le versioni precedenti insieme ai nomi degli utenti che hanno apportato le modifiche.
4. Scegli la versione desiderata e fai clic su Ripristina su di essa.
5. Nel caso tu debba confermare i contenuti del file prima di fare qualsiasi altra cosa, fai clic su Apri file. C’è anche l’opzione di scaricare la versione preferita del file da OneDrive al tuo PC.

Può succedere a chiunque di modificare accidentalmente un file o di farlo modificare a un collaboratore su un file condiviso. Ripristinare a una versione precedente ti consente di recuperare la versione originale.

2.5 Recupero file

1. Naviga nel tuo browser, vai sul sito di OneDrive e accedi con le tue informazioni.
2. Vai nel Cestino e seleziona tutti i file che desideri ripristinare.
3. Successivamente, fai clic su Ripristina e tutti i file selezionati verranno ripristinati nella posizione in cui sono stati eliminati.

In alternativa, puoi utilizzare strumenti di recupero dati se i file non sono più nel Cestino.

2.6 Escludi una cartella dalla sincronizzazione

1. Fai clic sulla piccola freccia in basso a destra della barra delle applicazioni e fai clic sull’icona di OneDrive.

2. Seleziona l’icona dell’ingranaggio e fai clic su Impostazioni.

3. Nell’app Impostazioni, seleziona il pulsante Gestisci backup.

4. Per la cartella che desideri escludere da una sincronizzazione, tocca l’opzione Interrompi backup.

Non tutte le cartelle appartengono al cloud perché alcune contengono informazioni sensibili. Escludere queste cartelle da OneDrive assicura che limiti il numero di persone che potrebbero potenzialmente accedervi, in modo da mantenere i dati al sicuro.

3. Condivisione e collaborazione

1. Nel tuo browser, vai sul sito di Microsoft 365 e accedi al tuo account OneDrive.
2. Seleziona le cartelle o i file che desideri condividere facendo clic sulle icone circolari a sinistra. Fai clic sull’icona Condividi in alto a sinistra o fai clic con il tasto destro sugli elementi selezionati e vai su Condividi.
3. Ci saranno due opzioni sotto il pop-up Invia link. Se sei d’accordo nel condividere i tuoi dati in modo anonimo con permessi di modifica, procedi con l’opzione predefinita Chiunque abbia il link può modificare. Oppure, fai semplicemente clic su Copia link e salta al passaggio numero 6.
4. Nel passaggio successivo, sotto Impostazioni di condivisione, puoi condividere il link con Chiunque o Persone specifiche. Ulteriormente sotto Ulteriori impostazioni :

• Cambia permessi di modifica – Seleziona Può modificare per consentire agli altri utenti di apportare modifiche. Se non sei felice di dare permessi di modifica, seleziona Può visualizzare solo per consentire la visualizzazione degli elementi condivisi.
• Link in scadenza (per utenti premium) – Limita l’accesso al link per un certo periodo di tempo per una maggiore sicurezza.
• Imposta una password (per utenti premium) – Imposta una password per il link per controllare l’accesso ai dati sensibili.

5. Fai clic su Applica quando hai finito.
6. Nella finestra di dialogo Invia link, fai clic su Copia link per copiare il link negli appunti. Incolla questo link su WhatsApp, Facebook o email per condividere l’accesso a OneDrive con un altro utente.

Puoi anche approfittare della funzione di condivisione diretta di OneDrive che ti consente di condividere direttamente con i tuoi contatti e può essere fatto sia dall’app desktop che dal web.

Chiunque abbia il link può ora accedere al file condiviso e apportare modifiche in tempo reale. Leggi di più su questo argomento

• Ricerca di OneDrive non funzionante per alcuni utenti su più piattaforme
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• OneDrive è giù per molti: errore “Troppe richieste” blocca l’accesso — Ecco come risolverlo

4. Accesso offline a OneDrive

4.1 Attiva File On-Demand

1. Accedi a OneDrive sul tuo dispositivo.
2. Successivamente, fai clic sull’icona Cloud di OneDrive nella barra di sistema, seleziona l’icona dell’ingranaggio e fai clic su Impostazioni.
3. Quindi, fai clic sulla scheda Impostazioni e fai clic su Scarica file mentre li utilizzi sotto File on-Demand.
4. Seleziona Continua per confermare il processo.

4.2 Imposta Sempre mantieni su questo dispositivo tramite la cartella OneDrive

1. Accedi a OneDrive sul tuo dispositivo.
2. Successivamente, fai clic sull’icona Cloud di OneDrive nella barra di sistema e seleziona Apri cartella.
3. Individua tutti i file o le cartelle con lo stato ** solo online o disponibili localmente, fai clic con il tasto destro su di essi e seleziona Mantieni sempre su questo dispositivo.
4. Attendi la sincronizzazione. Dopo di che, il file o la cartella mostrerà un segno di spunta verde scuro per indicare che ora è disponibile offline.

Con la modalità offline per OneDrive, sarai in grado di visualizzare, ordinare, rinominare, spostare, copiare ed eliminare file nel tuo browser senza accesso a Internet.

5. Sicurezza di OneDrive

5.1. Configura OneDrive con Windows Defender

1. Premi il tasto Windows, digita virus e seleziona Protezione da virus e minacce.
2. Fai clic su Gestisci impostazioni.

3. Scegli Gestisci accesso alla cartella controllata nella sezione Accesso alla cartella controllata.

4. Attiva l’interruttore sotto Accesso alla cartella controllata.

5. Successivamente, apri Esplora file.
6. Fai clic con il tasto destro sulla cartella OneDrive e seleziona Scansiona con Windows Defender.

5.2 Abilita MFA

1. Sul tuo PC Windows 11, visita il sito di Microsoft e accedi al tuo account.
2. Fai clic sulla scheda Sicurezza e seleziona Opzioni di sicurezza avanzate.
3. Scorri verso il basso e fai clic su Aggiungi un nuovo modo per accedere per verificare.
4. Attualmente, ci sono cinque modi per verificare o accedere:

• Utilizzando l’app Microsoft Authenticator.
• Invia un codice via email.
• Usa la tua impronta digitale, il viso o il pin.
• Accedi utilizzando un dispositivo USB, Bluetooth o NFC.
• Invia un codice di testo al tuo cellulare.

5. Nella sezione Sicurezza aggiuntiva, fai clic sull’opzione Attiva per la verifica in due passaggi.
6. Segui le istruzioni sullo schermo.
7. Premi il pulsante Fine.

Con la MFA abilitata, ti verrà chiesto di verificare la tua identità ogni volta che accedi a OneDrive da un dispositivo non riconosciuto. Puoi anche abilitare il Vault personale. Questo aggiunge un ulteriore livello di sicurezza con l’autenticazione a due fattori in modo che solo tu possa accedere a informazioni sensibili.

Suggerimenti aggiuntivi per utilizzare OneDrive

• Se hai problemi di archiviazione, puoi aumentare il tuo spazio di archiviazione OneDrive da 5GB a 15GB.
• L’integrazione con le app Microsoft ti consente di sincronizzare le librerie SharePoint con OneDrive.
• Puoi accedere a OneDrive da Outlook senza lasciare l’app Outlook.
• OneDrive può essere utilizzato anche come soluzione di backup per WhatsApp.
• Puoi caricare file fino a 100GB che è oltre il limite e sincronizzarli con il tuo disco rigido esterno.
• In caso di trasferimenti, puoi anche trasferire file da un account OneDrive a un altro.

L’IA sta anche prendendo piede, quindi potresti voler esplorare le capacità dell’IA di OneDrive e vedere se ha qualche vantaggio.

Infine, questo non è esaustivo, poiché non include tutti i modi per ottenere il massimo dal tuo OneDrive. Ricorda, puoi sempre rivedere e personalizzare le impostazioni di OneDrive per adattarle alle tue preferenze e garantire una gestione e una privacy ottimali dei file.

Mentre ci sei, non possiamo dimenticare di menzionare che le app possono deludere a volte. Quindi, ogni volta che OneDrive è lento o si sincronizza costantemente, ti incoraggiamo a rivolgerti alle nostre guide di risoluzione dei problemi per soluzioni rapide.

Questa guida di base dovrebbe aiutarti a navigare in modo efficiente nelle funzionalità essenziali di Microsoft OneDrive ed esplorare questo servizio di archiviazione cloud al suo pieno potenziale.

Hai scoperto un nuovo trucco per utilizzare OneDrive in modo più efficiente da questa guida? Hai uno dei tuoi che vorresti condividere con noi? Se sì, commenta qui sotto.