Come Organizzare Meglio le Email in Gmail

La tua casella di posta di Gmail riceve un numero incredibile di email ogni giorno? Se sì, l’idea di cercare un’email può sembrare una missione impossibile.

Scorrere le tue email pagina dopo pagina non è solo dispendioso in termini di tempo, ma anche stancante. Fortunatamente, abbiamo dei consigli che puoi provare per organizzare e trovare le tue email in un batter d’occhio.

Fai Saltare la Posta in Arrivo

Se ci sono email che non hai bisogno di vedere e che possono essere archiviate, questo consiglio ti sarà utile. Puoi archiviare automaticamente le email andando su “Impostazioni -> Crea un nuovo filtro”. Compila le informazioni necessarie per archiviare le email.

Una volta che hai compilato le informazioni, clicca su “Crea un filtro con questa ricerca” e decidi cosa vuoi che faccia il filtro. Spunta la casella che dice “Salta la Posta in Arrivo (Archiviala).” C’è anche un’opzione per contrassegnare quelle email come lette se non c’è bisogno di guardarle.

Leggi anche: 6 Migliori Consigli per Proteggere la Sicurezza del Tuo Account Gmail

Vedi Tutte le Email di un Mittente

Ricordi che era Mark a inviarti quell’email, ma non hai idea di quando l’abbia inviata. Per trovare email di un mittente specifico, trova l’ultima email che quel contatto ha inviato.

Si aprirà una nuova finestra, e quando lo fa, clicca sull’opzione Email in basso. Verrai portato in una parte della tua casella di posta dove vedrai solo le email di questa persona.

Organizza le Tue Email per Oggetto

Hai una presentazione di lavoro fondamentale in arrivo e hai bisogno di trovare tutte le email relative alla presentazione. Per vederle, clicca sul menu a discesa nella barra di ricerca di Google. Compila i campi “Oggetto” e “Ha le parole” con le parole chiave che le email devono avere.

Se vuoi limitare la ricerca solo alle email che hai contrassegnato o alle chat, clicca semplicemente sul menu a discesa di questa nuova finestra e scegli l’opzione di cui hai bisogno.

Invia Risposte di Vacanza o Fuori Ufficio

Far sapere a tutti che sei fuori ufficio con una risposta automatica è anche un compito facile. Vai su Impostazioni e scorri fino in fondo finché non vedi la sezione “Risponditore di Vacanza”. Compila il Messaggio, l’intervallo e l’oggetto.

Se vuoi che solo i tuoi contatti vedano la tua risposta di vacanza, assicurati di spuntare anche quella casella. Una volta terminato, clicca su Salva Modifiche e il tuo messaggio verrà inviato automaticamente.

Cancella Email in Massa Prima o Dopo una Determinata Data

Per cancellare email prima di una data specifica, dovrai digitare la frase before:2017/5/18 nella barra di ricerca. Puoi ovviamente cambiare quella data con quella desiderata.

Dopo aver cliccato sull’icona di ricerca, vedrai un elenco di tutte le email inviate/ricevute prima di quella data. Clicca sul menu a discesa di selezione e scegli tutto. Clicca sull’icona del Cestino e tutte quelle email saranno sparite.

Per cancellare email dopo una data specifica, devi solo cambiare la parola “before” in “after” nella frase di ricerca. Assicurati anche di inserire la data corretta, ma assicurati anche di scorrerle per essere sicuro di non cancellare nulla di significativo.

Leggi anche: Come Creare Più Firme in Gmail

Come Aggiungere Etichette (Cartelle) alle Tue Email

Le etichette sono un ottimo modo per organizzare le tue email. Pensale come cartelle che terranno tutte le tue email relative a presentazioni insieme a tutte le email delle feste del fine settimana.

Prima, clicca sull’email che vuoi organizzare e clicca sull’icona delle Etichette in alto. Puoi anche scegliere varie email e dargli la stessa etichetta. Se non vedi l’etichetta di cui hai bisogno, clicca sull’opzione “Crea nuova”.

Operatori di Ricerca Avanzata di Gmail

Se l’email che stai cercando non ha una parola chiave che ti aiuterà a trovarla, i seguenti sono alcuni operatori di ricerca che puoi usare:

• Se vuoi escludere le tue chat dalla ricerca, digita -label:chats.

• Per cercare etichette specifiche, dovrai digitare +label:Nome etichetta.

• Per cercare email tra un intervallo di tempo specifico, digita before:yyyy/mm/dd e after:yyyy/mm/dd.

• Per cercare allegati, digita filename:PDF se l’allegato che stai cercando è un file PDF.

• Se l’email di cui hai bisogno è nel cestino o nella spam per qualche motivo, digita trash (parola chiave qui) o in:spam (parola chiave qui).

Conclusione

Con i consigli sopra, sarai in grado di organizzare meglio le tue email in Gmail. Ci manca il tuo consiglio preferito? Facci sapere quale è nei commenti qui sotto.