Come pulire e gestire la tua casella di posta Gmail

Gmail – la casella di posta delle nostre vite, il vano delle nostre attività – è fondamentale per milioni di noi che cercano di tenere in ordine le proprie faccende quotidiane. Tra i client di posta elettronica, Gmail è diventato molto efficace negli ultimi anni nel dividere l’infinito flusso di email in diversi tag e etichette, senza contare l’abilità di tenere lontano lo spam.

Ma anche se Gmail fa bene il suo lavoro, ci sono ancora molte piccole cose extra che puoi fare per rendere la tua casella di posta ancora più ordinata, assicurandoti che tutte le email vadano nei posti giusti e che non ricevi sorprese indesiderate.

Leggi anche: Come bloccare email indesiderate in Gmail

Trasformare le etichette in caselle di posta

Ricevo molte email che considero importanti abbastanza da esaminare in qualche momento, ma non così importanti da volerle vedere sempre in cima alla mia casella di posta “Primaria”. Ad esempio, ricevo un sacco di email da aziende di PR nel settore dei videogiochi che a volte contengono informazioni che mi riguardano, ma voglio esaminarle a mio piacimento.

Per questo, ho impostato un’etichetta “Games PR” e ho fatto in modo che quelle email saltassero la casella di posta. Questo rende essenzialmente Games PR una casella di posta separata che raccoglie passivamente queste email, così non ricevo notifiche quando arrivano e posso guardarle quando voglio.

Per fare questo, puoi iniziare cliccando sulla casella di controllo accanto a una (o più) delle email per cui desideri creare una nuova casella di posta, quindi clicca sull’icona del menu a tre punti proprio sotto la barra di ricerca di Gmail e seleziona “Filtra messaggi come questi”.

Comparirà una finestra che mostra quei mittenti email. Qui puoi essere più preciso e filtrare le email per oggetto o addirittura basare il filtro sulle parole che contengono, ma per ora ci teniamo semplici impostando un filtro per le email da mittenti specifici.

Quando sei pronto, clicca su “Crea filtro” che aprirà una serie di opzioni riguardo a cosa vuoi effettivamente fare con le email selezionate. Nel mio caso, spunto la casella “Salta la casella di posta” e la casella “Applica etichetta”, quindi accanto a “Applica etichetta,” scelgo l’etichetta “Games PR”. (Avrai l’opzione di creare una nuova etichetta qui se non esiste ancora.)

In fondo a questa finestra puoi anche selezionare l’opzione per applicare il filtro a tutte le email precedenti che soddisfano i criteri, quindi tutte le email passate di questi destinatari saranno inviate anche alla casella di posta Games PR.

Nota: creare un’etichetta di per sé non “muove” le email in altre caselle di posta. (È l’opzione “Salta la casella di posta” che effettivamente fa questo.) Puoi avere più etichette per certe email se lo desideri, e queste etichette appaiono nel riquadro laterale sinistro di Gmail.

Gestire le impostazioni della casella di posta e dei filtri

Ci sono molti algoritmi misteriosi che determinano dove Gmail colloca le email nella tua casella di posta. Ma puoi aiutare Gmail in certa misura utilizzando l’etichetta “Importante” accanto alle email. È quel simbolo di freccia gialla o grigia tra la stella e il nome del mittente.

Se è gialla, quell’email è considerata importante e supererà qualsiasi filtro per apparire nella tua casella di posta Primaria. Se è grigia, significa che è “non importante” e funzionerà secondo le tue regole di filtro. Clicca sull’icona per alternarla tra grigio e giallo, a seconda che tu consideri quell’email importante. Questo aiuterà Google a giudicare l’importanza delle email future.

Se non vuoi che Google utilizzi la sua iniziativa riguardo all’importanza delle email, clicca su “Impostazioni -> Casella di posta” e in fondo seleziona “Non sovrascrivere i filtri”. Accanto all’intestazione “Indicatori di importanza”, puoi anche dire a Google di non utilizzare affatto indicatori e di non usare le tue azioni passate per prevedere l’importanza delle email.

Mentre sei nelle Impostazioni, clicca su “Filtri e indirizzi bloccati” per vedere tutte le impostazioni dei filtri che hai impostato. Qui puoi modificare ed eliminare tutti i tuoi filtri esistenti, portandoti alla stessa schermata di cui abbiamo parlato sotto l’intestazione “Trasformare le etichette in caselle di posta”.

Leggi anche: Come inviare un merge di email in Gmail

Annulla l’iscrizione da email di marketing e newsletter

Negli anni probabilmente ti sei iscritto a tonnellate di email di marketing che sono così comuni da essere diventate il rumore di fondo indesiderato della tua casella di posta. Invece di impostare regole su cosa fare con queste email una volta arrivate (cancellazione automatica, per esempio), dovresti assicurarti che non vengano inviate in primo luogo annullando l’iscrizione.

Ogni email di marketing/newsletter che ricevi dovrebbe avere un’opzione “Annulla iscrizione” in fondo. Di solito, questo è scritto in caratteri molto piccoli e cliccandoci sopra verrai reindirizzato al sito che lo invia. Di solito, cliccare solo questo pulsante è sufficiente per annullare l’iscrizione, ma alcuni siti rendono la cosa più fastidiosa facendoti accedere per farlo. In ogni caso, è un processo rapido e taglia quelle email alla fonte.

Nella maggior parte dei casi, Gmail è bravo a filtrare questi tipi di email e a buttarle nella categoria ‘Promozioni’, che dovrebbe essere selezionabile nella parte superiore della tua casella di posta. Quindi controlla quella scheda Promozioni, cerca i maggiori trasgressori e inizia ad annullare l’iscrizione!

Conclusione

Ci sono molte altre modalità per gestire la tua casella di posta Gmail, ma queste dovrebbero almeno darti un’idea di come tenerla in ordine. Io giuro sui metodi sopra e nient’altro, e ho trovato che la mia casella di posta sia un posto più felice di conseguenza. Come gestisci la tua casella di posta Gmail? Hai plugin che consigli? Faccelo sapere!