Come pulire Gmail con Notion Mail
Se già utilizzi Notion per organizzare la tua vita, monitorare obiettivi, aumentare la produttività o qualsiasi altra cosa, sai quanto possa essere utile. Ora, Notion Mail potrebbe trasformare completamente la tua casella di posta Gmail.
Cos’è Notion Mail
Notion Mail funziona in modo indipendente da Notion, anche se puoi facilmente integrarlo con altri strumenti di Notion come il calendario. È progettato per aiutare a domare quella casella di posta Gmail a cui hai rinunciato molto tempo fa.
Questo client email attualmente funziona solo con Gmail, anche se mi piacerebbe vedere più opzioni in futuro, molto simile alle molte integrazioni di Notion. Per ora, però, l’AI che alimenta Notion Mail aiuta a ordinare automaticamente i messaggi, facendoti risparmiare tempo prezioso e mantenendo la tua casella di posta molto meno ingombra.
Naturalmente, qualsiasi cosa che faccia il lavoro pesante di organizzare i miei messaggi automaticamente attira la mia attenzione. Ma, è l’aspetto della privacy che amo di più. Sì, l’AI viene utilizzata per ordinare i messaggi, ma tutto qui. I tuoi dati non vengono estratti per addestrare modelli di AI. Sono i tuoi dati, non quelli di Notion. È anche certificato SOC2 e conforme a HIPAA.
La parte migliore di tutte è che è gratuito da usare. Quindi, non c’è motivo di non provarlo e magari riuscire a sistemare quella casella di posta Gmail disordinata. Se Notion è già il tuo punto di riferimento per organizzare la tua vita, perché non lasciarlo organizzare anche la tua casella di posta?
Collegare Notion Mail e Gmail
Il primo passo è collegare il tuo account Gmail. Sebbene Notion Mail supporti più account Gmail, al momento non c’è una casella di posta unificata. Poiché questo è nuovo da aprile 2025, puoi configurare il client email solo sul web o sull’app macOS. Le app mobili sono in fase di sviluppo per la fine di quest’anno.
Segui le istruzioni per concedere l’accesso a Notion per leggere i tuoi messaggi, contatti, ecc. Questo è comune con i client email così puoi gestire il tuo account attraverso la loro piattaforma.
La prima cosa che Notion Mail mi ha chiesto è stata come dividere la mia casella di posta con visualizzazioni filtrate. Tutto ciò che devi fare è selezionare tra Dividi dalla Casella di Posta e Mantieni nella Casella di Posta. Non preoccuparti, puoi cambiare questo in seguito se non sei sicuro in questo momento.
Una volta collegato, ottieni istantaneamente un’interfaccia molto più pulita rispetto a Gmail. È stata un’esperienza rinfrescante guardare la mia casella di posta senza tutto il disordine che di solito ottengo accedendo a Gmail sul web.
Configurare Etichette AI
È qui che Notion Mail diventa rapidamente l’assistente di cui la tua casella di posta ha bisogno. Per riferimento, sto eseguendo tutte le attività sulla versione web.
Clicca sul pulsante Auto etichetta in alto a destra per impostare l’etichettatura automatica dell’AI. Qualsiasi etichetta tu crei in Notion si sincronizza con Gmail e viceversa.
Inserisci una parola chiave, il nome del mittente o il tipo di messaggio per aiutare Notion a capire i messaggi che vuoi filtrare. Una volta inserita una descrizione, scegli se mantenere i messaggi nella tua casella di posta o filtrarli in una visualizzazione separata. Ad esempio, ho inserito Amazon per filtrare eventuali aggiornamenti sugli ordini di Amazon in una visualizzazione filtrata separata.
Ora la parte importante – addestramento. L’AI di Notion non fa tutto automaticamente senza il tuo input. Invece, si basa su di te per aiutare ad addestrarla a gestire meglio la tua casella di posta. A seconda di quanti messaggi hai, potrebbe richiedere alcuni minuti a Notion Mail per analizzare e visualizzare la finestra di addestramento.
Esamina i messaggi e scegli quali tipologie si applicano alla tua etichetta automatica. Puoi anche rinominare la tua etichetta. Clicca su Salva quando hai finito.
All’inizio, potresti notare alcuni messaggi sbagliati filtrati con la tua nuova etichetta automatica. Se ciò accade, fai semplicemente clic sull’etichetta accanto al messaggio e cambiala.
Puoi fare anche questo accanto a qualsiasi messaggio nella tua casella di posta per addestrare l’AI di Notion su come filtrare diversi tipi di messaggi.
Sii paziente, poiché potrebbe richiedere alcune settimane all’AI per imparare le tue preferenze. Ma, in solo un giorno, sono passato da dozzine di messaggi nella mia casella di posta a solo pochi con il resto ordinato ordinatamente nelle loro etichette appropriate. Poi, posso semplicemente esaminare ciascuna etichetta nel mio tempo, in base a ciò che è importante.
Rispondi più velocemente con Notion AI
Notion Mail incorpora anche Notion AI nell’editor di email. Hai bisogno di una risposta professionale per il tuo capo? Chiedi semplicemente a Notion di redigere una risposta al messaggio del tuo capo e modificala per personalizzarla.
Non solo le tue email sono ordinate automaticamente in modo da ottenere una casella di posta più pulita e focalizzata, ma accelera anche il modo in cui rispondi ai messaggi.
Mentre c’è un pulsante Chiedi all’AI in fondo alla finestra di composizione, premere la barra spaziatrice fa apparire il box di richiesta dell’AI. Devi premere la barra spaziatrice su una nuova riga affinché questo funzioni. Se stai semplicemente scrivendo normalmente, premere spazio non interromperà il tuo flusso con il box di richiesta.
In generale, è solo un’esperienza più pulita e efficiente. No, non è perfetto, ma è divertente addestrarlo a essere il gestore della mia casella di posta in modo da poter concentrarmi di più sui messaggi che contano di più. Onestamente, questa è la migliore aspetto della mia casella di posta Gmail in anni e non mi sento così sopraffatto quando effettuo il login.
Se questa è la tua prima incursione nell’utilizzo di uno dei prodotti di Notion, prenditi un momento per dare un’occhiata a Notion stesso. Poi, prova questi suggerimenti meno conosciuti di Notion per aumentare la produttività.
