Come creare un elenco di contatti o di distribuzione in Outlook

Hai spesso bisogno di coinvolgere lo stesso gruppo di persone tramite email? Rendi la tua vita molto più facile imparando a creare un elenco di contatti o di distribuzione in Outlook. Invia email a più destinatari con un solo clic, risparmiando il fastidio di digitare ogni indirizzo email ogni volta. Questo tutorial ti mostra come fare.

Nota: Gli elenchi di distribuzione sono chiamati elenchi di contatti nelle versioni più recenti di Outlook.

Indice

• Creare e modificare un elenco di contatti in Outlook per desktop
• Creare e modificare un elenco di contatti in Outlook sul web (Outlook.com)
• Elenco contatti di Outlook vs. Gruppo

Creare e modificare un elenco di contatti in Outlook per desktop

Il client email di Outlook per Windows e macOS è uno strumento potente che offre molte funzionalità per rendere la tua esperienza email il più efficiente possibile. Detto ciò, con grande potere arriva un po’ di complessità, che si estende certamente al processo di creazione di un elenco di contatti o di distribuzione in Outlook. Segui le nostre istruzioni passo dopo passo per navigare nel labirinto che è l’interfaccia utente di Outlook.

Suggerimento: per ripulire la tua inbox più rapidamente, prova a creare regole per le tue email di Outlook.

Windows

Tieni presente che le nostre istruzioni sono pensate per l’ultima versione. Se stai utilizzando una versione più datata, alcuni passaggi potrebbero variare leggermente.

Avvia Outlook e passa alla scheda Persone facendo clic sull’icona corrispondente nella barra laterale a sinistra.

Fai clic sulla piccola freccia accanto al pulsante Nuovo contatto e seleziona l’opzione Nuovo elenco di contatti.

Dai un nome al tuo nuovo elenco di contatti e inserisci tutti gli indirizzi email che desideri includere nel campo di inserimento email, facendo clic sul pulsante Aggiungi dopo ciascun indirizzo. Fai clic sul pulsante Crea per salvare il tuo elenco di distribuzione di Outlook.

Puoi trovare il tuo elenco nella sezione Tutti gli elenchi di contatti della scheda Persone. Per aggiungere o rimuovere indirizzi, seleziona l’elenco e fai clic sul pulsante Modifica nella barra degli strumenti in alto.

Mac

In Outlook per Mac, apri il menu Aiuto. Seleziona l’opzione Torna a Outlook Legacy. Sfortunatamente, questo passaggio è obbligatorio, poiché la funzionalità di elenco di contatti o di distribuzione al momento non è inclusa nell’ultima versione del client email.

Passa alla scheda Persone facendo clic sull’icona corrispondente in fondo alla barra laterale a sinistra.

Seleziona l’opzione Nuovo Elenco di Contatti nella barra degli strumenti in alto. Se l’opzione è disabilitata, apri le impostazioni di Outlook, vai alla sezione Generale e disabilita l’opzione Nascondi le cartelle sul mio computer.

Dai un nome al tuo nuovo elenco di contatti e fai clic sul pulsante Aggiungi per includere tutti i destinatari desiderati. Fai clic su Salva e Chiudi una volta soddisfatto dell’aspetto del tuo elenco di distribuzione di Outlook.

Per modificare un qualsiasi elenco di distribuzione creato in Outlook per Mac, naviga alla scheda Persone, seleziona la rubrica nella sezione Sul mio computer e fai clic sull’elenco che desideri modificare.

Suggerimento: oltre agli elenchi di contatti o di distribuzione, sia Outlook per Windows che Outlook per Mac supportano i modelli email, e possono farti risparmiare molto tempo se ti capita spesso di inviare messaggi simili.

Creare e modificare un elenco di contatti in Outlook sul web (Outlook.com)

Usi Outlook.com? Non preoccuparti; non sei escluso dal gioco degli elenchi di contatti. L’interfaccia web ha molto in comune con l’ultima versione desktop di Outlook per Windows, quindi imparare a creare un elenco di contatti in Outlook sul web (come viene talvolta chiamato Outlook.com) è un gioco da ragazzi:

Nel tuo account Outlook.com, naviga alla scheda Persone selezionando l’icona pertinente nella barra laterale a sinistra.

Fai clic sulla piccola freccia a discesa accanto al pulsante Nuovo Contatto, e scegli l’opzione Nuovo Elenco di Contatti.

Assegna un nome al tuo nuovo elenco di contatti e inserisci tutti gli indirizzi email desiderati nel campo designato, facendo clic su Aggiungi dopo ciascuno. Fai clic sul pulsante Crea per finalizzare e salvare il tuo nuovo elenco di distribuzione di Outlook.

Trova il tuo elenco salvato sotto l’area Tutti gli Elenchi di Contatti all’interno della scheda Persone. Per aggiungere o eliminare indirizzi email, evidenzia il tuo elenco e premi il pulsante Modifica nella barra degli strumenti superiore.

Elenco contatti di Outlook vs. Gruppo

Non saresti il primo utente di Outlook a chiedersi quale sia la differenza tra un elenco di contatti e un gruppo. Entrambe le funzionalità sembrano offrire funzionalità simili - raggruppare più indirizzi email sotto un nome - ma non sono completamente intercambiabili:

• Elenco di Contatti: ti consente di inviare un’email a più persone senza dover selezionare ogni indirizzo uno per uno.
• Gruppo: uno spazio di lavoro condiviso che dà accesso a più membri del team a una casella di posta condivisa, un calendario e un’archiviazione di file.

Se il tuo obiettivo principale è inviare email a più persone con la massima facilità, allora un elenco di contatti è ciò di cui hai bisogno. Ma se il tuo team ha bisogno di un ambiente più collaborativo con file condivisi, calendari e uno spazio centrale per le conversazioni, allora un Gruppo di Outlook è la scelta giusta.

Padroneggiare Microsoft Outlook

Quindi eccoti servito, una semplice guida su come creare un elenco di contatti in Outlook su varie piattaforme. Ora che hai capito come farlo, perché non portare le tue competenze in Outlook al livello successivo? Lasciaci mostrarti come utilizzare la formattazione condizionale in Microsoft Outlook, che ti aiuterà a mantenere la tua inbox più organizzata.

Credito immagine: Unsplash. Tutti gli screenshot di David Morelo.