Come creare un modello di email in Gmail

Se c’è uno strumento che puoi utilizzare per velocizzare la creazione delle email, è un modello. Quando compili lo stesso messaggio email più e più volte, puoi impostare un modello Gmail riutilizzabile per risparmiare tempo. Poi, basta sostituire piccoli dettagli, come nomi e date, secondo necessità. Ci sono due modi per creare e utilizzare i modelli in Gmail: uno è disponibile per tutti, e l’altro è disponibile per gli utenti di Google Workspace. Diamo un’occhiata a come lavorare con entrambi.

Indice

• Come creare un modello Gmail per messaggi ripetitivi
• Come creare un modello Gmail per messaggi di marketing
• Utilizzare un modello Gmail
• Modificare un modello Gmail
• Eliminare un modello Gmail
• Domande frequenti

Suggerimento: accelera le tue routine email abilitando e utilizzando le scorciatoie da tastiera di Gmail.

Come creare un modello Gmail per messaggi ripetitivi

Puoi impostare un modello per messaggi di ringraziamento o aggiornamenti settimanali. Puoi anche creare un modello da utilizzare come risposta automatica per clienti, collaboratori o colleghi.

Abilitare i modelli in Gmail

Prima di poter creare un modello, devi abilitare la funzione nelle impostazioni di Gmail. Vai sul sito di Gmail, accedi e segui questi passaggi.

1. Seleziona l’icona “Impostazioni” (ingranaggio) in alto a destra e scegli “Visualizza tutte le impostazioni”.

1. Vai alla scheda “Avanzate” e seleziona l’opzione “Abilita” accanto a “Modelli”.

1. Clicca su “Salva modifiche” in fondo, poi torna alla tua posta in arrivo per impostare un modello.

Suggerimento: dai un’occhiata a come automatizzare le risposte di Gmail con un modello, insieme ad altri suggerimenti simili, nella nostra guida sulle automazioni per aumentare la tua produttività quotidiana.

Creare un modello in Gmail

Per creare un modello Gmail, digita il messaggio che desideri utilizzare, poi salva il modello per riutilizzarlo in seguito.

1. Seleziona “Componi” in alto a sinistra per aprire una nuova finestra email. Potrebbe essere necessario aprire il menu utilizzando l’icona “Mostra menu principale” (tre linee) in alto a sinistra.

1. Inserisci l’oggetto, il messaggio e, facoltativamente, i destinatari, tenendo a mente queste cose:
   • Se aggiungi automaticamente una firma email ai messaggi in uscita, potresti voler rimuoverla dal modello. Altrimenti, la firma verrà duplicata.
   • Se inserisci destinatari, questi verranno aggiunti automaticamente quando usi il modello, anche se puoi modificarli.

1. Quando sei pronto per salvare il modello, clicca sull’icona “Altre opzioni” (tre punti) in fondo.

1. Sposta il cursore su “Modelli -> Salva bozza come modello”, quindi scegli “Salva come nuovo modello”.

1. Dai un nome al tuo nuovo modello e clicca su “Salva”.

Invia l’email che hai composto o chiudi semplicemente la finestra di composizione.

Come creare un modello Gmail per messaggi di marketing

Se utilizzi Gmail per promuovere la tua attività, approfitta di una funzione integrata chiamata Layout per il tuo modello. I layout includono una call to action, testo semplice, annunci, newsletter, nuovi servizi e stile di marketing referral.

Puoi personalizzare i layout con uno stile predefinito, inserire un layout e apportare le tue modifiche prima di salvarlo come modello.

Nota: a partire da questo scritto, devi iscriverti a uno di questi piani di Google Workspace per utilizzare i layout: Workspace Individual; Business Standard o Plus; Enterprise Starter, Standard o Plus; o Education Standard o Plus.

Suggerimento: puoi risparmiare ancora più tempo automatizzando parzialmente la tua casella di posta Gmail con script Google.

Anteprima dei Layout

Quando sei pronto per usare uno dei layout, apri una nuova finestra email utilizzando il pulsante “Componi” in alto a sinistra.

1. Clicca sull’icona “Seleziona un layout” (griglia) in fondo alla finestra Componi.

1. Seleziona un’opzione di layout per vedere un’anteprima a destra. Per cambiare lo stile, salta alla sezione successiva. Altrimenti, clicca su “Inserisci”.

Regola lo Stile Predefinito

Se prevedi di utilizzare diversi layout, potresti voler regolare gli stili predefiniti. Questo include l’aggiunta di un logo, la modifica dello schema dei colori, l’utilizzo di un piè di pagina e l’inclusione di link, tutti relativi alla tua attività.

1. Apri le opzioni di layout come descritto sopra, poi clicca su “Stile predefinito” per regolare i seguenti elementi.

• Loghi, colori e caratteri: carica un logo, scegli una palette di colori o seleziona un nuovo stile di carattere.
• Dettagli del piè di pagina: aggiungi il nome della tua attività, informazioni di contatto o avvertenze nel piè di pagina di ciascun layout.
• Link: scegli e inserisci link da utilizzare nei layout. Aggiungi un indirizzo email, un sito web o link ai tuoi social media.

1. Clicca su “Salva modifiche”.

Modifica il Messaggio

Dopo aver inserito un layout e prima di salvarlo come modello, probabilmente vorrai apportare modifiche, poiché i layout includono testo segnaposto che desidererai modificare. Puoi anche cambiare gli elementi del layout, che tu abbia cambiato o meno lo stile predefinito.

1. Con il layout nella finestra di composizione email, seleziona un elemento per vedere le azioni disponibili. Per l’intestazione e altre immagini, cambia l’immagine, modifica il testo alternativo, aggiungi un link o rimuovi l’intestazione.

1. Per i pulsanti, puoi visualizzare in anteprima o cambiare il link, o rimuovere completamente il pulsante.

1. Per le caselle di testo, seleziona il testo segnaposto e sostituiscilo con il tuo. In alternativa, rimuovi la sezione.

1. Potresti anche voler aggiungere l’oggetto in modo che il messaggio sia pronto per essere inviato, in attesa dei tuoi destinatari o della mailing list.

Quando sei soddisfatto del messaggio finale, puoi salvarlo come modello e riutilizzarlo in qualsiasi momento, oltre a fare lievi aggiustamenti prima di inviarlo.

Salva il Layout come Modello

Salva questo modello di layout esattamente come il modello di base. Segui i passaggi 3-5 di quelle istruzioni, poi invia l’email, o chiudi semplicemente la finestra di composizione email.

Nota: prima di andare in vacanza, assicurati di impostare il risponditore automatico di Gmail per l’assenza.

Utilizzare un Modello Gmail

Dopo aver salvato un modello, sia che si tratti di un modello base o di un messaggio di marketing, puoi inserirlo in una nuova email in pochi clic.

1. Seleziona “Componi” in alto a sinistra per aprire una nuova finestra email.

2. Clicca sull’icona “Altre opzioni” in fondo.

3. Sposta il cursore su “Modelli” e seleziona il nome del modello sotto “Inserisci modello”.

1. Con il tuo modello nella finestra email, aggiungi o modifica i destinatari e apporta eventuali modifiche che desideri all’oggetto o al messaggio.

Modifica un Modello Gmail

Puoi apportare modifiche a un modello che hai salvato, poi semplicemente risalva il modello.

1. Apri il modello in un nuovo messaggio email come descritto sopra.

2. Apporta le modifiche e clicca su “Altre opzioni”. Sposta su “Modelli -> Salva bozza come modello” e scegli il nome del modello sotto “Sovrascrivi modello”.

1. Conferma questa azione facendo clic su “Salva”.

Eliminare un Modello Gmail

Segui questi passaggi per eliminare un modello Gmail di cui non hai più bisogno:

1. Apri un nuovo messaggio, ma invece di inserire il modello, apri la finestra “Componi”.

2. Sposta il cursore su “Modelli -> Elimina modello” e scegli il nome del modello sotto “Elimina modello”.

1. Conferma questa azione cliccando su “Elimina” nella finestra popup.

Domande frequenti

Perché non ho l’opzione modello in Gmail?

Per visualizzare l’opzione modello, attiva l’impostazione “Modello” in Gmail, come mostrato in precedenza. Se hai un’account Google Workspace supportato e non vedi l’opzione Layouts, contatta il tuo amministratore di Workspace.

Posso utilizzare modelli nell’app mobile di Gmail?

A partire da questo scritto, i modelli sono disponibili solo sul sito di Gmail, non sull’app mobile. Un’alternativa possibile è creare e inserire un modello in un’email sul sito di Gmail, quindi salvarlo come bozza. (Indirizza e chiudi il messaggio senza inviarlo.) Apri la cartella “Bozze” nell’app mobile di Gmail e modifica o invia l’email da lì.

Posso creare e utilizzare modelli anche in Microsoft Outlook?

Se utilizzi Outlook oltre a Gmail, puoi utilizzare modelli anche con quell’applicazione. Ti consente di risparmiare tempo, indipendentemente dall’applicazione che utilizzi.

Dai un’occhiata al nostro tutorial completo sull’utilizzo di modelli in Microsoft Outlook.

Crediti immagine: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.