Come incorporare i caratteri in Microsoft Word
Potresti aver notato che quando un collega o un collaboratore apre un documento Word che hai curato con attenzione, appare un po’ diverso. Questo accade spesso perché l’utente non ha gli stessi caratteri che hai tu. E quando usi uno di quei caratteri nel tuo documento, la loro copia di Word non riesce a ricrearlo. Invece, Word sceglie semplicemente il carattere predefinito o un carattere simile e fa del suo meglio.
Per i documenti quotidiani, questo non è un grande problema. Ma per i documenti in cui l’aspetto è importante, questo può essere un grande svantaggio. È uno dei motivi per cui molte persone usano i PDF per distribuire contenuti, ma i PDF non offrono le stesse capacità di modifica dei documenti Word. Se hai bisogno che il tuo testo rimanga lo stesso e preservi le capacità di editing, dovrai incorporare i caratteri in Microsoft Word.
Cosa fa l’incorporamento dei caratteri?
Incorporare il carattere salva il file del carattere all’interno del tuo documento Word. Questo avrà l’effetto di aumentare la dimensione del file poiché ora il carattere deve viaggiare insieme al documento. Tuttavia, se hai già immagini incorporate, la differenza non sarà probabilmente troppo evidente. Ci sono anche misure per risparmiare spazio che puoi adottare per ridurre l’impatto del file.
Questo funziona solo con Microsoft Word, PowerPoint e Publisher, e solo con la versione per Windows delle applicazioni. Non funzionerà su Mac, iOS, Android o versioni web di qualsiasi applicazione.
Inoltre, il carattere può essere incorporato solo se il carattere lo consente. Questo è chiamato “permesso di incorporamento” e non ogni carattere lo permetterà. È un modo per limitare l’uso del carattere a un certo numero di macchine, quindi le licenze potrebbero escludere questo uso per ridurre i costi. Se questo accade, scoprirai che il destinatario può visualizzare e stampare il documento ma non modificarlo.
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Come incorporare i caratteri in Microsoft Word
Per incorporare i caratteri in Microsoft Word, dovrai avere il documento pertinente aperto e attivo.
- Fai clic sul menu “File” nella barra multifunzione.
- Fai clic su “Opzioni” sul lato sinistro dello schermo.
- Fai clic su “Salva” nel pannello del menu a sinistra.
- Trova “Preserva la fedeltà quando condividi questo documento” e seleziona l’opzione “Incorpora i caratteri nel file”.
Se desideri ridurre la dimensione del file, seleziona l’opzione “Incorpora solo i caratteri utilizzati nel documento (ottimale per ridurre la dimensione del file)”. Questo includerà solo i caratteri che già appaiono nel documento, riducendo la dimensione del file. Tuttavia, il tuo destinatario non avrà piena capacità di modifica, e altri stili del carattere, come “Light” o “Semi-bold”, non saranno disponibili se non appaiono già nel documento.
Assicurati di lasciare attivata l’opzione “Non incorporare caratteri di sistema comuni”. Questo eviterà di spedire il documento con caratteri comuni come Calibri e Times New Roman. Puoi presumere che il destinatario finale abbia già installato quei caratteri.
Conclusione
Se hai bisogno di preservare l’aspetto del tuo documento Word, puoi incorporare caratteri insoliti con il documento stesso. Questo impedirà errori e sostituzioni relativi ai caratteri. Ma potrebbe aumentare significativamente la dimensione del file, quindi fai attenzione. I PDF potrebbero essere un’opzione migliore se la modifica non è un problema.
