Come programmare un'email in Outlook

La programmazione delle email è una funzione che può rivelarsi molto utile. Potresti comunicare con qualcuno in un fuso orario diverso o voler essere sicuro di non dimenticare di inviare un’email più tardi, quindi la componi ora e la invii dopo. Indipendentemente dal motivo, programmare le tue email può aiutarti a diventare più produttivo e organizzato. Se utilizzi regolarmente il servizio email di Microsoft, questo tutorial ti mostra come programmare un’email in Outlook.

Indice

• Come programmare un’email in Outlook per Web
• Come programmare un’email in Outlook in Windows
• Come programmare un’email in Outlook per Mobile
• Come ritardare tutte le email inviate da Outlook
• Domande frequenti

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Come programmare un’email in Outlook per Web

Se sei un utente frequente della versione web di Outlook di Microsoft, segui questi passaggi per programmare un’email:

1. Apri Outlook per Web nel tuo browser.

2. Premi il pulsante “Nuovo messaggio” nell’angolo in alto a sinistra dello schermo.

3. Componi il tuo messaggio nella casella dedicata che appare a destra.

4. Una volta terminato, invece di premere il pulsante “Invia”, fai clic sulla freccia rivolta verso il basso accanto ad esso per visualizzare ulteriori opzioni.

1. Seleziona “Programma invio.”
2. Apparirà una nuova finestra pop-up che ti consente di programmare rapidamente la tua email per domani o per dopodomani.

1. Se desideri inviare la tua email un altro giorno, fai clic su “Ora personalizzata” per scegliere la data e l’ora preferite. Premi “Invia” per programmare la tua email.

1. La tua email sarà conservata nella cartella Bozze mentre aspetta di essere inviata. Avrà un’etichetta “Programma invio” in cima.
2. Puoi ancora modificare l’email facendo clic sull’icona a forma di matita in alto a destra e selezionando “Modifica email.”

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Come programmare un’email in Outlook in Windows

Se stai utilizzando l’app email di Outlook sul tuo computer Windows, segui queste istruzioni:

1. Apri l’app Outlook sul tuo PC Windows.
2. Premi il pulsante “Nuova email” nell’angolo in alto a sinistra.

1. Componi la tua email.
2. Nella scheda “Opzioni” in alto, seleziona “Ritarda consegna.”

1. Si aprirà una finestra “Proprietà” che ti consente di modificare vari aspetti per inviare il messaggio. Imposta la data e l’ora in cui desideri che la tua email venga inviata utilizzando i menu accanto a “Non consegnare prima di.”

1. Dalla stessa finestra, puoi anche modificare le impostazioni di sicurezza del tuo messaggio, contrassegnarlo per scadenza dopo una certa data, aggiungere una ricevuta di lettura per il messaggio e altro ancora.
2. Torna al tuo messaggio e premi “Invia.”
3. Puoi ancora visualizzare il tuo messaggio e modificarlo se lo desideri andando nella cartella Posta in uscita, dove il tuo messaggio sarà conservato fino a quando non sarà il momento di inviarlo. Puoi vedere che lo stato dell’email è impostato su “Nessuno.” Una volta che il messaggio è inviato, scomparirà dalla Posta in uscita.

1. Per modificare il messaggio, fai doppio clic su di esso.

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Come programmare un’email in Outlook per Mobile

Le app Outlook per mobile non hanno l’opzione nativa per programmare email. Tuttavia, grazie a un trucco intelligente, puoi comunque programmare la tua email di Outlook utilizzando Gmail. Prima, aggiungi il tuo account Outlook a Gmail, quindi programma la tua email di Outlook dall’account Gmail (che supporta nativamente una funzione di programmazione). Scopri come fare di seguito.

Aggiungi il tuo account Outlook a Gmail

Dovrai farlo dal tuo PC, ma una volta aggiunto l’account, sarà visibile anche nella tua app Gmail.

1. Apri Gmail nel tuo browser preferito.
2. Fai clic sull’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra dello schermo.

1. Seleziona “Vedi tutte le impostazioni.”

1. Passa alla scheda “Account e importazione” in alto.

1. Fai clic su “Aggiungi un’email account” accanto a “Controlla email da altri account.”
2. Inserisci il tuo indirizzo email – in questo caso il tuo indirizzo email di Outlook – nella finestra pop-up che appare.

1. Nella schermata successiva, seleziona “Collega account con Gmailify.” È l’opzione più semplice e quella che porta le funzionalità di Gmail, come la programmazione delle email, ai tuoi altri account.

1. Inserisci la tua password.

1. Seleziona “Sì” in modo da poter rimanere connesso al tuo account Outlook dopo aver chiuso la tua sessione.

1. Concedi a Gmail il permesso di accedere alle tue informazioni di Outlook.

1. Il tuo account Outlook è collegato al tuo Gmail.

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Programma email Outlook dall’app Gmail

1. Apri l’app Gmail ( Android iOS) sul tuo dispositivo mobile.
2. Tocca il pulsante “Componi.”

1. Nella sezione “Da” in alto, premi sulla freccia rivolta verso il basso.

1. Questo porterà a un elenco di email collegate al tuo account Gmail, così come ad altri account Google a cui hai effettuato l’accesso all’interno di Gmail. Seleziona il tuo account Outlook in modo da poter inviare la tua email dall’indirizzo email di Outlook.

1. Procedi a scrivere la tua email.
2. Quando è il momento di inviare la comunicazione, premi sui tre punti nell’angolo in alto a destra.

1. Seleziona “Programma invio.”

1. Scegli tra le opzioni automatiche per inviare domani mattina/pomeriggio o tra qualche giorno dalla tua data attuale. In alternativa, tocca l’opzione “Scegli data e ora” per selezionare una data e un’ora diverse.

1. Premi il pulsante “Invia” per programmare l’email.
2. Puoi trovare la tua email di Outlook nella cartella “Programmate”. Trovala toccando il menu hamburger nell’angolo in alto a sinistra dello schermo e controllando la cartella sotto “Tutte le etichette.”

1. Non è possibile modificare l’email una volta programmata. Dovrai eliminarla e ricomporla per cambiare qualcosa.

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Come ritardare tutte le email inviate da Outlook

Se sei incline a fare errori nelle tue email e ti sentiresti più sicuro a controllare due volte un’email prima che venga inviata, allora sarai felice di sapere che Outlook ti consente di impostare un ritardo per tutte le email inviate dal tuo account. Segui i passaggi seguenti:

Nota: questa opzione può essere abilitata solo tramite l’app Outlook per PC.

1. Apri l’app Outlook sul tuo computer e vai su “File.”

1. Seleziona “Regole e avvisi.”

1. Tocca “Nuova regola.”

1. Sotto “Inizia da una regola vuota,” seleziona “Applica regola ai messaggi che invio,” quindi premi “Avanti.”

1. Dall’elenco delle condizioni che appare, seleziona le opzioni che ti sono utili.

1. Quando è il momento di “Selezionare azione(i),” scegli “Ritarda la consegna di un numero di minuti.”

1. Fai clic sul testo sottolineato nell’area della descrizione della regola per impostare il numero di minuti in cui l’email sarà ritardata prima di essere inviata. Scegli qualsiasi numero di minuti fino a 120. Premi “Avanti.”

1. Nella schermata successiva puoi personalizzare eventuali eccezioni alla regola che hai appena impostato (opzionale).
2. Infine, dai un nome alla tua regola e premi “Fine” in basso per crearla.

1. Procedi a scrivere e inviare email come al solito. Saranno semplicemente conservate nella cartella Posta in uscita per 30 minuti (il tempo che abbiamo impostato) prima di iniziare il loro viaggio.

Nota: questa regola non si applicherà se controlli la tua email online.

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Domande frequenti

Posso aggiungere due account email Gmailificati separati nella mia Gmail?

No. Sfortunatamente, per Gmailificare un account, dovrai rimuovere eventuali account che hai Gmailificato in precedenza. Se desideri aggiungere più account email alla tua casella di posta Gmail, dovrai optare per l’opzione POP3 quando aggiungi il tuo account. Per rimuovere un indirizzo email da Gmailify, vai su “Impostazioni -> Vedi tutte le impostazioni -> Account e importazione” in Gmail e fai clic su “Scollega” accanto all’indirizzo email Gmailificato nella sezione “Controlla email da altri account.”

Posso aggiungere il mio Gmail alla mia casella di posta Outlook?

Sì, ma dovrai abilitare IMAP e/o POP nel tuo account Gmail prima. Questi sono entrambi modi per leggere i tuoi messaggi Gmail in altri client email. IMAP può essere utilizzato su più dispositivi e le email saranno sincronizzate in tempo reale. Per quanto riguarda POP, può essere utilizzato solo per un singolo computer e le email non sono sincronizzate in tempo reale. Invece, vengono scaricate nel tuo intervallo di tempo desiderato.

Non voglio aggiungere la mia email Outlook a Gmail solo per poter programmare email? Quali altre opzioni ho?

Gmail offre una vasta gamma di funzionalità utili, quindi potrebbe valere la pena passare a questo client email come soluzione permanente. Altre app email che offrono la funzione di programmazione includono Spark ( Android iOS). Puoi anche utilizzare il client email Boomerang sul tuo dispositivo mobile.

Tutti gli screenshot di Alexandra Arici.