Come Inviare una Mail Merge in Gmail
La mail merging sembra un termine degli anni ‘90, vero? Ma per quanto possa sembrare fuori moda parlarne, rimane comunque il modo migliore per inviare email in massa a un gran numero di contatti. Grazie a un particolare add-on di Gmail, è più facile che mai farlo.
In questo articolo ti mostreremo come inviare una mail merge in Gmail utilizzando l’add-on “Mail Merge with Attachments” per Google Sheets.
Nota: la versione gratuita di questa estensione limita a 50 email al giorno, anche se puoi programmarla per inviare email su giorni consecutivi. La versione Premium ($29) aumenta questo limite a 250 per gli account Gmail standard e 1500 se hai un account Google Apps for Work.
Aggiungi questo allegato per la mail merge al tuo account Gmail. (Dovrai accedere al tuo account Google.)
Successivamente, apri un documento Google Sheets vuoto, quindi seleziona “Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Create Merge Template.”
Dovrebbero apparire varie categorie che ti aiuteranno a gestire l’elenco dei contatti a cui invierai la tua mail merge.
- Successivamente, puoi aggiungere contatti manualmente, ma se vuoi risparmiarti del lavoro e avere tutti i contatti di cui hai bisogno in Google Contacts, puoi semplicemente importarli.
Per importare i tuoi Google Contacts, vai su “Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Import Google Contacts,” quindi seleziona quale dei tuoi gruppi di contatti vuoi aggiungere. (Se non hai ancora creato il gruppo a cui vuoi inviare una Mail Merge, dovresti farlo prima in Google Contacts.)
Una volta importati i tuoi contatti, puoi aggiungere allegati da inviare a contatti specifici (o a tutti) nella mail merge. Per farlo, seleziona la colonna sotto “File Attachments” che corrisponde al contatto a cui desideri inviare l’allegato.
Successivamente, vai su “Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Add File Attachments,” quindi seleziona la posizione da cui desideri aggiungere i tuoi allegati.
Una volta aggiunto l’allegato, puoi copiarlo e incollarlo ad altri destinatari nel foglio. Per inviare l’allegato a tutti i destinatari, sposta il mouse nell’angolo in basso a destra della cella con l’allegato finché il cursore non si trasforma in una croce nera, quindi clicca e trascina fino in fondo alla tua lista di contatti.
Se desideri che le email vengano inviate a una data e ora specifiche, inserisci quella data e ora nella colonna “Scheduled Date” utilizzando il formato: “dd/mm/yyyy hh:hh,” e copia e incolla in ogni colonna che desideri.
Ora è il momento di scrivere il tuo messaggio. Vai su “Add-ons -> Mail Merge with Attachments -> Configure Mail Merge.”
- Si aprirà una nuova finestra in cui puoi inserire i tuoi dettagli. Se hai la versione Premium, puoi selezionare ulteriori opzioni qui, come spuntare una casella per tracciare chi apre le tue email e così via.
- Clicca su Continua, quindi seleziona se utilizzare una bozza Gmail esistente come tuo modello o se scrivere il tuo modello utilizzando testo semplice o HTML.
Qualunque cosa tu scelga di fare, devi usare doppie parentesi graffe ({{ e }}) per denotare le variabili che saranno uniche per ciascun destinatario. Queste variabili si basano sulle colonne nel tuo foglio di calcolo, quindi se desideri variabili extra, dovrai aggiungere la colonna nel foglio di calcolo. Utilizzando le variabili del modello predefinito, puoi creare una mail merge che appare come quella qui sotto.
Puoi inviare una mail di prova per vedere se la mail merge è impostata correttamente, e poi quando sei pronto, puoi cliccare su ‘Run Mail Merge’ per fare sul serio!
Conclusione
Ora sei pronto per inviare le tue mail merge. Ricorda che mentre l’abbiamo mantenuto semplice, puoi aggiungere quante più variabili desideri nelle email che invii – assicurati solo di aggiungere la colonna nel foglio di calcolo della mail merge.
Crediti immagine: Mail Communication Connection messaggio ai contatti di mailing telefono tramite una foto/Shutterstock
