Come utilizzare la formattazione condizionale in Microsoft Outlook

Quando desideri individuare rapidamente le email nella tua casella di posta di Outlook, puoi applicare automaticamente la formattazione del carattere in base a condizioni. Così, quando arrivano messaggi che soddisfano quelle condizioni, otterranno quella formattazione senza che tu debba alzare un dito. Impostare la formattazione condizionale in Microsoft Outlook richiede solo pochi minuti e ti aiuta a vedere alcune email a colpo d’occhio. Questo tutorial mostra come creare una regola di formattazione condizionale, modificare le regole di formattazione e disabilitare o eliminare una regola di cui non hai più bisogno.

Sapevi che: puoi inoltrare automaticamente email in Outlook, sia in massa che in base a regole personalizzate.

Indice

• Imposta la formattazione condizionale in Outlook
• Condizioni per la regola di formattazione
• Modifica una regola di formattazione condizionale
• Elimina una regola di formattazione condizionale
• Domande frequenti

Imposta la formattazione condizionale in Outlook

Al momento della scrittura, la funzione di formattazione condizionale è disponibile solo nella versione Windows di Microsoft Outlook. Per cominciare, apri Outlook e segui questi passaggi per impostare la tua regola.

1. Vai alla scheda “Visualizza” e seleziona “Impostazioni visualizzazione” nella sezione “Visualizzazione corrente” della barra multifunzione.

1. Clicca su “Formattazione condizionale” nel riquadro che appare.

1. Vedrai apparire un riquadro successivo, dove puoi rivedere le regole predefinite attualmente impostate da Outlook. Queste includono la visualizzazione dei messaggi non letti in blu e delle email scadute con un carattere barrato.

1. Per impostare la tua regola, clicca su “Aggiungi” in alto a destra.

1. Inserisci un titolo per la regola nel campo “Nome”.

1. Seleziona il pulsante “Carattere” per scegliere la formattazione che desideri utilizzare.

1. Puoi selezionare la famiglia del carattere, stile, dimensione, colore e aggiungere un barrato o una sottolineatura. Clicca su “OK” quando hai finito.

1. Seleziona il pulsante “Condizione” per impostare i criteri per la tua regola.

1. Vedrai tre schede con opzioni da base ad avanzate. Esaminiamo ciascuna in dettaglio qui di seguito.

Suggerimento: usa i modelli di email di Outlook per automatizzare ulteriormente i tuoi flussi di lavoro.

Condizioni per la regola di formattazione

A seconda del tipo di regola che desideri creare, ci sono molte opzioni. Usa la scheda appropriata per iniziare.

Scheda Messaggi

Vai alla scheda “Messaggi” per impostare criteri comuni, come parole chiave nell’email o nell’oggetto, da un particolare contatto, una menzione nella riga CC, o in base a un intervallo di tempo.

Ad esempio, abbiamo selezionato email da un gruppo che scadono domani.

Scheda Altre Scelte

Vai alla scheda “Altre Scelte” per aggiungere ulteriori criteri, come email che includono una categoria, sono lette o non lette, contengono allegati, hanno una certa priorità, o sono di una dimensione specifica.

Ad esempio, abbiamo selezionato email della categoria Blu, non lette, e con allegati.

Scheda Avanzate

1. Vai alla scheda “Avanzate” per impostare condizioni personalizzate per la tua regola.

1. Usa il menu a discesa “Campo” per scegliere tra campi frequentemente utilizzati, indirizzo e data, insieme a campi di email, contatto e attività.

1. Scegli il campo esatto da utilizzare, seleziona una “Condizione” nel menu a discesa e aggiungi un “Valore” a destra. Le opzioni Condizionale e Valore possono o meno essere visualizzate o possono essere diverse, a seconda del campo che selezioni.

1. Clicca su “Aggiungi alla lista” per collocare la condizione nella casella di criteri in alto.

Ad esempio, abbiamo selezionato il Campo Frequentemente Utilizzato per lo Stato di Segnalazione dove la Condizione è Uguale e il Valore è Segnalazione di Followup.

1. Quando hai finito di creare la tua regola utilizzando una o tutte le schede sopra, clicca su “OK” per salvarla.

Salva e applica la regola

1. Torna al riquadro iniziale “Formattazione condizionale” e assicurati che la tua regola abbia un segno di spunta accanto in alto. Clicca su “OK” per finire e applicare la regola.

1. Clicca su “OK” nella finestra “Impostazioni visualizzazione avanzate” per completare il processo.

1. Da questo momento in poi, ogni email che arriva, o che invii in base alla tua impostazione della regola, avrà la formattazione del carattere selezionata.

Suggerimento: scopri come puoi trasformare le email in attività in Outlook.

Modifica una regola di formattazione condizionale

Puoi modificare una regola che hai impostato e puoi anche modificare le regole predefinite di Outlook. Tuttavia, non puoi modificare una condizione per una delle regole predefinite, solo la formattazione del carattere.

1. Torna a “Visualizza -> Impostazioni visualizzazione,” seleziona “Formattazione condizionale,” e scegli la regola nell’elenco. - Per una regola predefinita, seleziona “Carattere” per cambiare la formattazione e clicca “OK” per salvarla.

• Per una regola tua, seleziona “Carattere,” “Condizione,” o entrambi per apportare le tue modifiche. Clicca su “OK” per salvare.

1. Quando hai finito, clicca su “OK” nella finestra “Formattazione condizionale,” poi “OK” ancora nella finestra “Impostazioni visualizzazione avanzate.”

Elimina una regola di formattazione condizionale

Se crei una regola che non desideri più utilizzare, puoi disabilitarla o eliminarla. Per le regole predefinite, puoi disabilitarle ma non eliminarle.

1. Torna a “Visualizza -> Impostazioni visualizzazione,” seleziona “Formattazione condizionale,” e scegli la regola nell’elenco. - Per disabilitare una regola, deseleziona la casella accanto ad essa nell’elenco. Puoi selezionare di nuovo la casella in seguito per riabilitarla se lo desideri.

• Per eliminare una regola tua, selezionala e clicca su “Elimina.” Non ti verrà chiesto di confermare questa azione.

1. Quando hai completato le tue modifiche, clicca su “OK” per salvarle, poi “OK” ancora nella finestra “Impostazioni visualizzazione avanzate.”

Domande frequenti

Come posso colorare le email in Outlook per il Web o su Mac?

Sebbene la formattazione condizionale sia disponibile solo per Outlook su Windows in questo momento, puoi utilizzare le altre regole di Outlook per contrassegnare le email, anche se in modo differente, sul Web o su Mac.

Puoi applicare automaticamente una categoria, che posiziona un indicatore di colore sul messaggio reale piuttosto che formattare il carattere. Dai un’occhiata ai nostri tutorial su come utilizzare le categorie in Outlook e impostare le regole di Outlook per dettagli su entrambe le funzionalità.

Posso formattare il carattere per contatti, attività ed eventi del calendario?

Quando imposti la tua regola di formattazione condizionale come descritto qui, usa la scheda “Avanzate” per impostare le condizioni, poi scegli tra “Tutti i campi contatto,” “Tutti i campi appuntamento,” o “Tutti i campi attività” per impostare criteri personalizzati per contatti, attività o eventi del calendario.

Come cambio il carattere per l’elenco dei messaggi nella mia casella di posta?

Vai a “Visualizza -> Impostazioni visualizzazione,” seleziona “Carattere della riga,” e scegli la famiglia del carattere, lo stile e la dimensione. Clicca su “OK” per vedere aggiornare il Da e l’Oggetto per il tuo elenco dei messaggi al nuovo carattere.

Immagine di credito: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.