Come utilizzare i filtri in Microsoft Excel

Quando hai un foglio di calcolo Excel con centinaia o addirittura migliaia di righe di dati, trovare i dati esatti di cui hai bisogno può essere una sfida. Ma utilizzando i filtri di Excel, puoi individuare rapidamente quei dati.

Puoi utilizzare un filtro di base, che aggiunge pulsanti per setacciare i dati, un filtro avanzato per trovare dati che soddisfano varie condizioni specifiche, o la funzione FILTER per visualizzare un valore se i dati non vengono trovati.

Vediamo come utilizzare ciascuno di questi metodi per filtrare i dati in Microsoft Excel.

Indice

• Come utilizzare un Autofiltro di base in Excel
• Utilizzare filtri numerici, di testo o di data
• Cancellare o disattivare i filtri
• Come utilizzare un filtro avanzato in Excel
• Inserire i criteri
• Applicare il filtro
• Come utilizzare la funzione FILTER in Excel
• Utilizzare AND o OR con la funzione FILTER
• Domande frequenti

Come utilizzare un Autofiltro di base in Excel

L’Autofiltro di base in Excel è il metodo più semplice e funziona bene con la maggior parte dei fogli di calcolo. Scegli i dati che desideri visualizzare, quindi osserva il tuo dataset esistente aggiornarsi per mostrare solo quei valori.

1. Seleziona i dati che desideri filtrare trascinando attraverso un intervallo di celle o selezionando colonne e righe intere.

1. Vai alla scheda “Dati” e fai clic su “Filtro” nella sezione “Ordina e filtra” della barra multifunzione.

1. Vedrai i pulsanti di filtro aggiunti a ciascuna intestazione di colonna nel tuo dataset.

1. Seleziona il pulsante per la colonna che desideri filtrare. Nella finestra pop-up, inserisci un valore nel campo di ricerca, oppure seleziona le caselle in basso per quegli elementi che desideri visualizzare e fai clic su “OK.”

1. Il tuo dataset si aggiornerà per visualizzare solo i dati filtrati.

Utilizzare filtri numerici, di testo o di data

Utilizzando il filtro di base in Excel, puoi andare oltre le basi. Invece di scegliere gli elementi esatti che desideri vedere, puoi aggiungere una condizione. Questo funziona per dati che includono numeri, testo e date. Vediamo un esempio di ciascuno.

Segui gli stessi passaggi sopra per selezionare i dati e applicare il filtro per visualizzare i pulsanti.

Seleziona il pulsante di filtro per la colonna che desideri utilizzare per ordinare. Nella finestra pop-up, vai su Filtri numerici, Filtri di testo o Filtri di data.

Filtri numerici

Se hai numeri nei tuoi dati, scegli di filtrare per importi che sono uguali o diversi, maggiori o minori, sopra o sotto la media, o anche i primi 10.

1. Scegli la condizione che desideri aggiungere nel menu a comparsa.

1. Se la tua selezione richiede un input aggiuntivo, vedrai apparire la casella “Autofiltro personalizzato”. Conferma la condizione nella prima casella a discesa, quindi aggiungi il valore nella casella di testo, oppure utilizza la sua lista a discesa per selezionarne uno.

1. Facoltativamente, puoi aggiungere un’altra condizione utilizzando l’operatore AND o OR. Usa le caselle per impostare quella condizione.

1. Quando hai finito, fai clic su “OK” per vedere i tuoi dati filtrati.

Filtri di testo

I filtri di testo funzionano in modo simile ai filtri numerici in Excel. Puoi aggiungere una condizione come “inizia con”, “finisce con”, “contiene” o “non contiene”.

1. Scegli la condizione che desideri aggiungere nel menu a comparsa.

1. Inserisci la tua condizione(i) nella casella “Autofiltro personalizzato”. Nota che puoi inserire un punto interrogativo (?) per rappresentare un singolo carattere o un asterisco (*) per una serie di caratteri.

1. Fai clic su “OK” e vedrai il tuo dataset aggiornato.

Filtri di data

Come numeri e testo, puoi aggiungere condizioni a un filtro di data di base. Scegli una condizione come “prima”, “dopo”, “tra”, “oggi” o “ieri” così come “settimana”, “mese”, “anno” o “trimestre” successivo o precedente.

1. Scegli la condizione che desideri aggiungere nel menu a comparsa.

1. Se la tua selezione richiede input, inseriscilo nella casella “Autofiltro personalizzato”. Facoltativamente, aggiungi un’altra condizione se lo desideri e fai clic su “OK” per applicare il filtro di data.

1. Il tuo dataset si aggiornerà.

Cancellare o disattivare i filtri

• Per rimuovere il filtro in seguito, fai clic sullo stesso pulsante di filtro e scegli “Cancella filtro da.”

• Per disattivare il filtro e rimuovere i pulsanti, deseleziona il pulsante “Filtro” nella barra multifunzione.

Come utilizzare un filtro avanzato in Excel

Quando hai bisogno di un filtro più preciso o uno che posizioni i dati filtrati altrove piuttosto che aggiornare i dati esistenti, utilizza il filtro avanzato in Excel.

1. Per utilizzare il filtro avanzato, assicurati che i tuoi dati contengano intestazioni di colonna o “etichette”. In questo esempio, puoi vedere le nostre etichette Supervisore, Settore, Dipartimento e Vendite.

1. Inserisci almeno alcune righe sopra il tuo dataset. Qui inserirai i criteri per il tuo filtro. Inserisci le stesse etichette di quelle nel tuo dataset.

Inserire i criteri

Inserisci le condizioni per il tuo filtro avanzato utilizzando operatori di confronto per “uguale” o “diverso”, “maggiore di” o “minore di”, “maggiore o uguale a” e “minore o uguale a”. Inoltre, posiziona il testo o i valori tra virgolette per un formato che appare così: ="=condizione".

Di seguito alcuni esempi:

• Uguale a Nord: ="=Nord"
• Diverso da Nord: ="<>Nord"
• Maggiore di 500: =">500"
• Minore di 500: ="<500"
• Maggiore o uguale a 500: =">=500"
• Minore o uguale a 500: ="<=500"

Quando inserisci la condizione, Excel la riconosce e la formatta come necessario per il filtro.

• Per un esempio di base, stiamo filtrando i nostri dati per il nome del Supervisore Brown. Nella prima riga nella colonna Supervisore, abbiamo inserito la condizione come ="=Brown".

• Per soddisfare due condizioni nella stessa colonna, inserisci i criteri nelle colonne corrispondenti in righe diverse. Qui, stiamo filtrando sia per Brown che per Martin. Abbiamo inserito ="=Brown" nella prima riga della colonna Supervisore e ="=Martin" nella seconda riga della colonna Supervisore.

• Per soddisfare due condizioni in colonne diverse, inserisci i criteri nelle colonne corrispondenti e nella stessa riga. Stiamo filtrando sia per Brown che per Sud. Abbiamo inserito ="=Brown" nella colonna Supervisore e ="=Sud" nella colonna Settore.

• Per soddisfare qualsiasi condizione, inserisci i criteri nelle colonne corrispondenti ma in righe diverse. Abbiamo filtrato per Brown o Cibo inserendo ="=Brown" nella prima riga della colonna Supervisore e ="=Cibo" nella seconda riga della colonna Dipartimento.

• Per soddisfare tutte le condizioni più qualsiasi condizione, utilizza una combinazione di colonne e righe diverse. Per filtrare per Brown e Nord o Cibo, abbiamo inserito ="=Brown" e ="=Nord" nella prima riga delle colonne Supervisore e Settore, quindi abbiamo inserito ="=Cibo" nella seconda riga della colonna Dipartimento.

Applicare il filtro

Dopo aver inserito le condizioni che desideri utilizzare, è tempo di mettere in funzione il filtro avanzato.

1. Vai alla scheda “Dati” e seleziona il pulsante “Filtro avanzato” nella barra multifunzione.

1. Quando si apre la finestra “Filtro avanzato”, imposta il filtro. Inizia dall’alto scegliendo dove desideri posizionare i dati filtrati. Se selezioni “Copia in un’altra posizione”, il campo “Copia in” diventa disponibile per inserire quella posizione.

1. Inserisci il dataset nel campo “Intervallo elenco”. Puoi anche selezionare le celle trascinando il cursore su di esse, il che popola quel campo.

1. Inserisci l’”Intervallo criteri” in quel campo. Questo è l’intervallo sopra il tuo dataset dove hai aggiunto le nuove righe. Ancora una volta, puoi trascinare il cursore attraverso l’intervallo per popolare automaticamente il campo.

1. Se desideri localizzare record distinti, seleziona la casella per “Solo record unici”. Seleziona “OK” per applicare il filtro.

1. Vedrai i dati filtrati o nel posto o nella posizione selezionata.

Suggerimento: se desideri trovare duplicati piuttosto che valori unici, dai un’occhiata alla nostra guida per trovare e rimuovere duplicati in Excel.

Come utilizzare la funzione FILTER in Excel

Un altro modo per filtrare in Excel è con la funzione omonima. Utilizzando la funzione FILTER, puoi filtrare per un numero, testo o data utilizzando il suo riferimento di cella. Inoltre, puoi inserire un valore se la formula non trova gli elementi.

La sintassi per la formula è FILTER(range, include, not_found), dove solo i primi due argomenti sono richiesti.

Per iniziare, stiamo utilizzando un esempio semplice. Stiamo filtrando l’intervallo A1 fino a D6 per l’intervallo B1 fino a B6, dove l’elemento è uguale al valore nella cella B2 (Sud).

=FILTER(A1:D6,B1:B6=B3)

Puoi anche utilizzare questa formula con l’elemento da filtrare tra virgolette:

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Sud")

Abbiamo ricevuto due risultati per il nostro filtro utilizzando entrambe le formule.

Ora stiamo filtrando gli stessi intervalli e includendo l’argomento opzionale per se non viene trovato alcun risultato. Verrà visualizzato come “Nessuno.”

=FILTER(A1:D6,B1:B6="Giù","Nessuno")

Utilizzare AND o OR con la funzione FILTER

Se desideri filtrare per più criteri con la funzione, puoi inserire un asterisco (*) per soddisfare entrambe le condizioni (AND) o un segno più (+) per soddisfare una delle condizioni (OR).

Stiamo filtrando lo stesso dataset per Sud e Abbigliamento utilizzando questa formula:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)*(C1:C6=C3))

Abbiamo ricevuto un risultato, come previsto. Anche se ci sono due record con Sud nell’intervallo B1 fino a B6, solo uno di essi ha anche Abbigliamento nelle celle C1 fino a C6.

Per mostrare come funziona l’operatore OR per la funzione FILTER, stiamo filtrando lo stesso dataset per Sud o Cibo con questa formula:

=FILTER(A1:D6,(B1:B6=B3)+(C1:C6=C6))

Questa volta abbiamo ricevuto tre risultati: due includendo Sud e uno includendo Cibo.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra filtrare e ordinare?

Come hai appreso qui, filtrare mostra i dati che corrispondono alle tue condizioni e nasconde il resto. Ordinare, d’altra parte, riordina i tuoi dati in ordine, come alfabetico o cronologico.

Esiste una scorciatoia per filtrare in Excel?

Per attivare l’Autofiltro in Excel, utilizza la scorciatoia da tastiera Ctrl + Shift + L su Windows o Command + Shift + F su Mac.

Quindi, scegli la colonna e premi Alt + freccia giù su Windows o Opzione + freccia giù su Mac per aprire il pop-up del filtro e fare la tua selezione.

Come posso filtrare le celle in Excel con formule?

Seleziona un intervallo di celle o l’intero foglio. Vai alla scheda “Home” e scegli “Trova e seleziona -> Vai a speciale.” Nella finestra, seleziona “Formule” e facoltativamente controlla gli elementi sottostanti, quindi seleziona “OK.” Vedrai le celle contenenti formule evidenziate.

Crediti immagine: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.