Come Usare Google Sheets: Consigli Chiave per Iniziare
Fin dall’inizio di Windows, Microsoft Excel è stato il programma di riferimento per la gestione dei numeri, fogli di calcolo, fatture e tutte le altre cose nella vita che vuoi organizzare in infinite griglie di righe e colonne.
Ma da quando il Cloud è diventato prominente, Google Sheets è diventato il programma preferito per molte persone. Potrebbe non essere ricco di funzionalità come Excel, ma c’è molto di più di quanto si possa percepire a prima vista.
Ecco alcuni suggerimenti e trucchi per utilizzare Google Sheets che dovrebbero assicurarti un inizio fluido.
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1. Importa Dati Da Un Altro Foglio di Lavoro
Puoi facilmente impostare Google Sheets per importare dinamicamente dati da un tuo foglio di lavoro a un altro. Questo è perfetto se vuoi mostrare la somma di determinati risultati in un foglio di lavoro, o se desideri trasferire un’intera sezione di una tabella. Nota che questo non è lo stesso del copiare i dati, poiché mentre aggiorni i dati nel foglio originale, essi si aggiorneranno anche in quello a cui stai importando.
La formula per questo è conosciuta come ImportRange e appare così:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","NomeFoglio!A1:D200")Il lungo codice criptico è il nome URL del tuo foglio di lavoro, che troverai nella barra degli indirizzi dopo “spreadsheets/d/“. Dove dice “NomeFoglio” sopra, dovresti sostituire con il nome esatto del foglio da cui stai importando i dati, quindi la parte dopo il punto esclamativo rappresenta l’intervallo di righe/colonne da cui desideri estrarre i dati.
2. Fissa Righe e Colonne
Quando crei un foglio di lavoro, in quasi tutti i casi, vorrai avere certe informazioni visualizzate sullo schermo in ogni momento. Ad esempio, se stai monitorando il tuo lavoro freelance, vorrai avere informazioni di intestazione come “Importo pagato”, “Data di fattura” e “Sito web” costantemente visualizzate anche quando scorri verso il basso la pagina.
Per fare ciò, dovrai “Fissare” la riga o la colonna che desideri avere sempre in mostra. Basta cliccare su “Visualizza -> Fissare”, poi selezionare il numero di righe o colonne che vuoi fissare. Se selezioni una cella prima di cliccare su “Visualizza”, allora avrai l’opzione per fissare ogni riga o colonna fino a quella cella.
3. Crea Moduli Usando Google Sheets
Una funzionalità poco conosciuta ma incredibilmente robusta di Google Sheets è l’opzione per creare moduli e questionari. Apri un nuovo Google Sheet, clicca su “Strumenti -> Crea un modulo”, e verrai indirizzato all’app avanzata di Google per la creazione di moduli.
È abbastanza semplice da usare. Dai un titolo e una descrizione al modulo, inserisci una domanda dove dice “Domanda senza titolo”, e poi clicca su “Scelta multipla” se vuoi cambiare il formato in modo che le persone possano rispondere (scelte multiple, caselle di controllo, menu a discesa, ecc.).
Nella parte superiore destra dei Moduli, vedrai anche una serie di opzioni che ti permettono di personalizzare ulteriormente l’aspetto del tuo questionario.
4. Inserisci Immagine In Una Cella
Prima di farti venire in mente che inserire immagini in Google Sheets è solo una questione di cliccare su “Inserisci -> Immagine”, beh, non è proprio così. Se usi questo metodo, un’immagine apparirà sopra il tuo foglio di calcolo piuttosto che essere posizionata ordinatamente in una cella.
Per inserire un’immagine direttamente in una cella, clicca sulla cella, poi digita =immagine("URL dell'immagine che vuoi inserire"). Per impostazione predefinita, l’immagine manterrà il suo rapporto di aspetto mentre si adatta alla dimensione della cella, ma ci sono diverse varianti che puoi apportare alla formula per ottenere l’immagine/cella della dimensione desiderata.
=immagine("URL dell'immagine",2)– rimodella l’immagine per adattarsi alla dimensione della cella esistente=immagine("URL dell'immagine",3)– l’immagine mantiene la sua dimensione originale senza cambiare la dimensione della cella
5. Aggiungi Velocemente Numeri
È una funzione classica dei fogli di calcolo eppure strana da dimenticare. Fortunatamente, Google Sheets rende le cose relativamente semplici per te. Se desideri sommare rapidamente i numeri in una riga o colonna, basta evidenziare tutto ciò che vuoi calcolare con un clic sinistro del mouse, e vedrai istantaneamente la somma di quei numeri nell’angolo in basso a destra di Google Sheets.
Puoi quindi cliccare sulla somma in basso a destra, e otterrai un elenco di opzioni per guardare invece alla media, al numero più piccolo, al numero più grande, e così via.
Se desideri avere una cella che mostri il totale di un insieme di cifre in una riga o colonna, clicca sulla cella dove vuoi che il totale sia visualizzato, poi digita =somma(A1:A13) dove A1 e A13 sono le celle dove desideri sommare i numeri.
6. Formattazione Condizionale
Non c’è niente di meglio di un po’ di codifica a colori per semplificare tutti i dati del foglio mostrati davanti a te. Per impostare regole automatiche per formattare e colorare le celle, clicca su “Formato -> Formattazione condizionale”.
In un pannello a destra, ora vedrai una serie di “Regole di formattazione condizionale”. Qui puoi far sì che il tuo foglio di lavoro colori automaticamente una cella di rosso, ad esempio, se è vuota (un ottimo modo per sapere immediatamente se devi rincorrere qualcuno per pagamenti scaduti), o colorare celle contenenti una certa parola in un colore a tua scelta.
Ci sono molte opzioni qui, quindi sbizzarrisciti! Il tuo foglio di lavoro è la tua tela.
7. Aggiungere un’opzione a discesa alla tua cella
Supponiamo di voler limitare il contenuto di una cella a solo due (o più) valori. Il modo migliore per implementare questo è aggiungere un’opzione a discesa. Per fare ciò, dovrai creare un nuovo Foglio per contenere i valori delle opzioni.
Crea un nuovo Foglio cliccando sull’icona “+” sulla barra degli strumenti in basso.
Nel nuovo foglio, inserisci i tuoi valori del’opzione nella prima colonna.
Torna al primo Foglio (o al foglio su cui stai lavorando), seleziona la cella in cui desideri inserire la discesa.
Fai clic con il tasto destro su di essa e seleziona “Convalida Dati” (alla fine del menu contestuale).
Nel campo “Criteri”, seleziona “Elenco da un intervallo” e seleziona il Foglio, colonne e cella nel campo “Dati”. Seleziona l’opzione “Mostra l’elenco a discesa nella cella”.
- Clicca OK. Ora dovresti vedere il campo a discesa dove puoi limitare il contenuto della cella a un intervallo specifico di valori.
La situazione ideale in cui trovarsi con un foglio di calcolo è avere un sacco di regole che automatizzano cose come la codifica a colori e i calcoli in modo da poter lavorare il più velocemente e efficientemente possibile. Speriamo che questi sette suggerimenti ti aiutino a raggiungere questo obiettivo, rendendo le informazioni contenute molto più chiare e rendendo più interessante il processo talvolta sterile di gestione di un foglio di calcolo.
