Come utilizzare le categorie di Microsoft Outlook per organizzare le email

Mentre le cartelle in Microsoft Outlook ti offrono un metodo conveniente per archiviare le email, potresti voler trovare un modo per individuare facilmente determinati messaggi. Utilizzando le categorie in Outlook, puoi assegnare uno o più etichette codificate a colori alle tue email. Diamo un’occhiata a come usare le categorie in Outlook su Windows, Mac e Web.

Indice

• Come assegnare una categoria in Outlook
• Assegnare una categoria con un clic rapido su Windows
• Come disassegnare una categoria
• Rimuovere una categoria
• Rimuovere tutte le categorie
• Come ordinare la tua posta in arrivo per categoria
• Come gestire le categorie in Outlook
• Rinominare una categoria
• Eliminare una categoria
• Assegnare una scorciatoia da tastiera a una categoria su Windows
• Aggiungere una categoria ai tuoi preferiti sul Web
• Come creare una categoria in Outlook
• Creare una categoria su Windows
• Creare una categoria su Mac
• Creare una categoria sul Web
• Domande frequenti

Come assegnare una categoria in Outlook

Ci sono diversi modi per assegnare una categoria a un’email in Outlook. Le opzioni variano a seconda della piattaforma che stai utilizzando.

Su Windows, esegui una delle seguenti operazioni:

• Fai clic destro sull’email, vai su “Categorize” e scegli una categoria dal menu a discesa.
• Seleziona l’email, vai alla scheda “Home” e apri il menu a discesa “Tags”. Fai clic sul menu “Categorize” e scegli una categoria.
• Con l’email aperta, vai alla scheda “Message” e apri il menu a discesa “Tags”. Fai clic su “Categorize” e scegli una categoria.

Vedrai il nome della categoria e il colore in cima all’email così come nella colonna “Categorie” nella tua posta in arrivo.

Su Mac, esegui una delle seguenti operazioni:

• Fai clic destro sull’email, vai su “Categorize” e scegli una categoria dal menu a discesa.
• Seleziona l’email, vai alla scheda “Home” e apri il menu a discesa “Tags”. Fai clic sul menu “Categorize” e scegli una categoria.
• Con l’email aperta, vai alla scheda “Message”, apri il menu a discesa “Categorize” e scegli una categoria.
• Seleziona “Message -> Categorize” nella barra dei menu e scegli una categoria.

Vedrai il nome della categoria e il colore in cima al messaggio e nella colonna “Categorie”.

Sul Web, esegui una delle seguenti operazioni:

• Fai clic destro sull’email, vai su “Categorize” e scegli una categoria dal menu a discesa.
• Seleziona l’email, apri il menu a discesa “Categorize” e scegli una categoria.

Vedrai il nome della categoria e il colore in cima all’email e accanto alla riga dell’oggetto nella tua posta in arrivo.

Segui lo stesso processo per la tua piattaforma per assegnare ulteriori categorie a un’email.

Assegnare una categoria con un clic rapido su Windows

Un altro modo semplice per assegnare una categoria a un’email in Outlook su Windows è creare un’azione Clic Rapido. Questo imposta una categoria predefinita, consentendoti di assegnarla facendo clic sull’indicatore nella colonna “Categorie”. A partire da questo scritto, la funzionalità Clic Rapido è disponibile solo su Windows.

1. Apri il menu “Categorize” e scegli “Set Quick Click.”

1. Quando appare la finestra piccola, utilizza l’elenco a discesa per selezionare la categoria predefinita e fai clic su “OK” per salvarla.

1. Per assegnare la categoria predefinita con Clic Rapido, fai clic sull’indicatore nella colonna “Categorie” accanto all’email nella tua posta in arrivo.

Come disassegnare una categoria

Se utilizzi le tue categorie come segnali temporanei o semplicemente vuoi rimuovere una categoria da un’email, puoi farlo anche.

Rimuovere una categoria

Apri il menu “Categorize” come descritto sopra e deseleziona la categoria che desideri rimuovere.

Rimuovere tutte le categorie

Apri il menu “Categorize” e scegli “Clear All Categories” su Windows, “Clear All” su Mac, o “Clear Categories” sul Web.

Come ordinare la tua posta in arrivo per categoria

Sebbene tu possa visualizzare le categorie per i messaggi, puoi ordinare o filtrare la tua posta in arrivo per categorie. Questo ti offre un modo semplice per visualizzare tutte le email in una categoria elencate in ordine alfabetico per nome della categoria.

Su Windows, fai clic sull’intestazione della colonna “Categorie” o scegli “Categories” nella casella di filtro/ordinamento.

Su Mac, fai clic sull’intestazione della colonna “Categorie” o seleziona “View -> Arrange By -> Categories” nella barra dei menu.

Ordinare per categoria non è una funzionalità disponibile sul Web, a partire da questo scritto.

Consiglio: dai un’occhiata al nostro tutorial su come ordinare la tua posta in arrivo di Gmail, anche!

Come gestire le categorie in Outlook

Puoi gestire l’elenco delle tue categorie in Outlook rinominando o eliminando una categoria. Inoltre, puoi assegnare un tasto di scelta rapida in Windows o aggiungere una categoria ai tuoi preferiti sul Web.

Apri il menu “Categorize” come descritto in precedenza e seleziona “All Categories” su Windows, “Edit Categories” su Mac, o “Manage Categories” sul Web.

Rinominare una categoria

Microsoft Outlook ti fornisce categorie predefinite nominate per colori. Ad esempio, hai la categoria Blu, la categoria Rossa, la categoria Verde e così via. Fortunatamente, puoi rinominare una categoria in qualsiasi cosa tu voglia e non sei obbligato ai nomi dei colori.

Su Windows, seleziona la categoria, fai clic su “Rename”, inserisci il nuovo nome e premi Invio.

Su Mac, fai doppio clic sul nome, inserisci il nuovo e premi Invio.

Sul Web, seleziona l’icona Modifica (matita), inserisci il nuovo nome e fai clic su “Salva”.

Eliminare una categoria

Se desideri rimuovere una categoria, sia essa una categoria predefinita o una che hai creato, puoi farlo in pochi passaggi.

Su Windows, seleziona la categoria, fai clic su “Delete” e conferma facendo clic su “Yes” nella finestra di pop-up.

Su Mac, seleziona la categoria, fai clic sul pulsante meno e conferma facendo clic su “Delete” nella finestra di pop-up.

Sul Web, fai clic sull’icona Elimina (cestino) e fai clic su “Delete” per confermare la rimozione.

Assegnare una scorciatoia da tastiera a una categoria su Windows

Per categorizzare più rapidamente le tue email, puoi assegnare una scorciatoia da tastiera in Outlook su Windows.

Seleziona la categoria e apri il box a discesa “Shortcut Key” a destra. Scegli la combinazione di tasti che desideri utilizzare e fai clic su “OK” per salvarla.

Quando vuoi assegnare una categoria, seleziona l’email nella tua posta in arrivo e premi la scorciatoia da tastiera.

Aggiungere una categoria ai tuoi preferiti sul Web

Per un accesso rapido a una categoria, puoi aggiungerla ai tuoi preferiti in Outlook sul Web. Sarà visualizzata nella sezione “Preferiti” nella barra laterale sinistra.

1. Fai clic sulla stella sul lato destro di una categoria esistente o a destra del nome di una nuova categoria.

1. Espandi “Preferiti” a sinistra per visualizzare tutte le email in quella categoria.

Come creare una categoria in Outlook

Se desideri andare oltre le categorie predefinite in Outlook, puoi crearne di tue, consentendoti di darle un nome personalizzato e scegliere un colore.

Creare una categoria su Windows

1. Apri il menu “Categorize” come descritto in precedenza, sia facendo clic destro che aprendo il menu “Tags”, poi seleziona “All Categories.”

2. Fai clic su “New” sul lato destro.

1. Aggiungi l’etichetta nel campo “Name” e scegli un colore dal menu a discesa “Color”. Facoltativamente, puoi aggiungere una “Shortcut Key” utilizzando quel box a discesa.

1. Fai clic su “OK” per salvare la tua nuova categoria.

Creare una categoria su Mac

1. Apri il menu “Categorize” come descritto sopra, sia cliccando destro che aprendo il menu “Tags”, poi seleziona “Edit Categories.” In alternativa, vai su “Outlook -> Settings” nella barra dei menu e seleziona “Categories.”

1. Fai clic sul “segno più” in fondo all’elenco.

1. Inserisci un nome di categoria nella casella corrispondente e seleziona l’indicatore di colore per scegliere un colore.

1. Fai clic su “Add” per salvare la categoria.

Creare una categoria sul Web

1. Apri il menu “Categorize” come descritto in precedenza, sia cliccando destro che aprendo l’elenco a discesa “Categorize”, poi seleziona “New Category.”

1. Inserisci un’etichetta per la categoria nella casella “Name”, scegli un colore e fai clic su “Save.”

Domande frequenti

Perché le mie categorie di Outlook non vengono visualizzate?

Ci sono un paio di possibili motivi per cui potresti non vedere le categorie in Outlook. Innanzitutto, la funzione di categoria non è disponibile per gli account email IMAP.

Inoltre, potresti non avere visualizzata la colonna “Categorie” nella tua posta in arrivo. Per farlo su Windows, vai alla scheda “View”, seleziona “View Settings” e scegli “Columns.” Sotto “Available Columns,” scegli “Categories” e fai clic su “Add.”

Su Mac, fai clic destro su un’intestazione di colonna e fai clic su “Categories” per posizionare un segno di spunta accanto ad essa.

Posso cercare per categoria in Outlook?

Puoi utilizzare le opzioni di ricerca avanzata su Windows e Mac per cercare per categoria. Su Windows, seleziona l’icona del filtro a destra del campo “Search” e utilizza il box a discesa “Categories” per scegliere una categoria. Su Mac, fai clic all’interno del campo “Search” per aprire la scheda “Search” e scegli “Categories.” Poi, seleziona una categoria in cima.

Sul Web, digita il nome della categoria nel campo “Search” e selezionalo dai risultati.

Posso creare sotto-categorie in Outlook?

Attualmente non è possibile creare sotto-categorie in Outlook. Tuttavia, puoi imitare questo utilizzando una convenzione di denominazione e colori corrispondenti. Ad esempio, puoi avere una categoria chiamata “Clienti” e poi categorie aggiuntive chiamate “Clienti – Anderson,” “Clienti – Brown,” e “Clienti – Carlson” con il/i colore/i di tua scelta.