Come utilizzare le regole di Microsoft Outlook per gestire la tua posta in arrivo

Gestire la tua posta in arrivo richiede impegno, specialmente quando ricevi molte email ogni giorno. Utilizzando le regole in Microsoft Outlook, puoi occuparti automaticamente della tua posta in arrivo. Questo ti fa risparmiare tempo dall’agire manualmente sui messaggi e ti aiuta a gestire la tua email.

Indice

• Come funzionano le regole in Outlook?
• Come creare una regola in Outlook
• Creare una regola da zero
• Creare una regola basata su un’email
• Esempi di regole di Outlook
• Spostare i messaggi in una cartella
• Contrassegnare l’email per un follow-up
• Assegnare una categoria a un’email
• Contrassegnare i messaggi con priorità
• Domande frequenti

Come funzionano le regole in Outlook?

Le regole in Outlook ti consentono di impostare azioni per le email che soddisfano determinati criteri. Quando i messaggi arrivano nella tua posta in arrivo, le regole prendono il sopravvento per eseguire quelle azioni automaticamente.

Ad esempio, puoi spostare le email dal tuo negozio preferito a una cartella di acquisti, contrassegnare i messaggi che provengono dal tuo supervisore come importanti, o inoltrare automaticamente le email al tuo partner.

Puoi fare tutto questo automaticamente una volta impostate le regole, e poi semplicemente rilassarti e lasciare che le regole di Microsoft Outlook si occupino della gestione della tua posta in arrivo senza muovere un dito.

Come creare una regola in Outlook

Impostare una regola in Outlook è un processo passo dopo passo che l’applicazione ti guida. Inizia selezionando i criteri dell’email, passa alla scelta delle azioni, aggiungi eventualmente delle eccezioni alla regola e poi attiva la regola.

Creare una regola da zero

1. Per creare una regola in Outlook da zero, seleziona “File -> Informazioni,” poi “Gestisci regole e avvisi.”

1. Scegli un’email account in cima se ne hai più di uno e clicca su “Nuova regola.”

1. La casella della procedura guidata delle regole ti offre i principali tipi di attivatori per iniziare, simili ai modelli in Outlook. Sotto “Inizia da una regola vuota,” puoi scegliere se la regola si applicherà alle email che ricevi o invii.

1. Se scegli criteri in una delle prime due sezioni, utilizza i link che si visualizzano in fondo per aggiungere l’elemento. Ad esempio, se scegli “Riproduci un suono quando ricevo messaggi da qualcuno,” clicca sul link “persone o gruppo pubblico” per selezionare la persona e sul link “suono” per selezionare il suono. Dopo fai clic su “Avanti.”

1. Conferma la condizione e aggiungi altre se vuoi. Ricorda che tutte le condizioni devono essere soddisfatte affinché la regola si applichi. Clicca su “Avanti” quando hai terminato di scegliere le condizioni.

1. Conferma l’azione e opzionalmente aggiungi di più. Ricorda che tutte le azioni che selezioni verranno eseguite. Clicca su “Avanti” dopo aver terminato di aggiungere azioni.

1. Le eccezioni ti consentono di bypassare la regola per alcune email. Seleziona le caselle per le eccezioni che desideri aggiungere, utilizza i link in fondo per scegliere gli elementi e clicca su “Avanti.”

1. Dai un nome alla tua regola in cima e seleziona le “Opzioni di configurazione della regola.” Seleziona la casella per “Attivare questa regola.” Facoltativamente, seleziona le altre due per eseguire immediatamente la regola sulle email correnti e per utilizzare la regola su tutti i tuoi account di posta.

1. Conferma le condizioni, le azioni e le eccezioni nella casella Passo 3 in basso e fai clic su “Fine.”

1. La tua regola ora appare con un segno di spunta accanto ad essa nella casella Regole e avvisi. Se in seguito desideri disabilitare la regola, puoi tornare qui e deselezionare la casella. Seleziona “OK” o “Applica” per salvare ed uscire o “Annulla” se cambi idea.

Lo sapevi: puoi trasformare le email in attività in Microsoft Outlook.

Creare una regola basata su un’email

1. Per creare una regola basata su un’email esistente, seleziona il messaggio nella tua posta in arrivo o aprilo in una finestra a parte. Vai alla scheda “Home”, apri il menu a discesa “Regole” e seleziona “Crea regola.”

1. Nella finestra “Crea regola”, vedrai le condizioni disponibili in cima. Poiché stai creando una regola basata sull’email, puoi usare criteri come da quella persona, cosa contiene l’oggetto, o inviato solo a te.

1. Scegli l’azione che desideri eseguire in base alla condizione. Puoi visualizzarla nella finestra di avviso del nuovo elemento, riprodurre un suono, o spostarla in una cartella.

1. Se desideri aggiungere ulteriori condizioni o azioni, scegli “Opzioni avanzate.” Vedrai le stesse caselle della procedura guidata delle regole. Fai le tue selezione per creare la tua regola.

1. Se sei soddisfatto della regola così com’è, clicca su “OK” per salvarla e applicarla.

Suggerimento: la prossima volta che ti prendi qualche giorno di libertà, imposta un messaggio di assenza dal lavoro in Outlook.

Esempi di regole di Outlook

Ora che sai come creare una regola in Outlook, vediamo alcuni esempi utili. Stiamo creando queste regole da zero utilizzando le istruzioni sopra.

Spostare i messaggi in una cartella

Se spesso sposti i tuoi messaggi in cartelle per mantenere la tua posta in arrivo organizzata, puoi impostare una regola per spostarli automaticamente e risparmiare un po’ di tempo.

1. Nella prima casella della procedura guidata delle regole, seleziona “Sposta messaggi da qualcuno in una cartella.” In alternativa, scegli uno degli altri due criteri “Sposta messaggi.” Seleziona “persone o gruppo pubblico” in fondo per scegliere il contatto e “specificato” per scegliere la cartella. Clicca su “Avanti.”

Nel nostro esempio, stiamo selezionando “[email protected]” e “Risorse di Marketing,” rispettivamente.

1. Prosegui con la procedura guidata delle regole come mostrato sopra scegliendo eventualmente ulteriori condizioni e azioni, aggiungendo eccezioni e infine dando un nome ed abilitando la regola.

Contrassegnare l’email per un follow up

Contrassegnare l’email è un altro buon modo per organizzare i messaggi, in quanto ti consente di assegnare e vedere il segnale non appena l’email arriva.

1. Nella prima casella della procedura guidata delle regole, seleziona “Contrassegna i messaggi di qualcuno per un follow-up.” Seleziona “persone o gruppo pubblico” per scegliere il contatto e “follow-up a questo orario” per scegliere il tipo di follow-up e il tempismo.

In questo esempio, stiamo selezionando “[email protected],” “Chiamare,” e “Domani.”

1. Segui i rimanenti prompt per procedere attraverso la procedura guidata delle regole e salvare e abilitare la tua regola.

Nota: una volta che un messaggio contrassegnato appare, puoi programmare la tua risposta in Outlook.

Assegnare una categoria a un’email

Per individuare rapidamente le email che rientrano in determinate categorie, perché non creare una regola che lo faccia in anticipo? Questo metterà i messaggi nelle rispettive categorie così puoi vederli a colpo d’occhio.

1. Nella prima casella della procedura guidata delle regole, seleziona “Applica regola ai messaggi che ricevo.” Clicca su “Avanti” per impostare le condizioni.

1. Seleziona le caselle per le condizioni e i dettagli che desideri utilizzare. Nel nostro esempio, stiamo usando “con parole specifiche nell’oggetto” e scegliendo “parole specifiche” per aggiungere la parola “progetto.” Clicca su “Avanti.”

1. Seleziona la casella per “assegnalo alla categoria,” quindi clicca su “categoria” per selezionare quella che desideri utilizzare. Stiamo scegliendo la nostra categoria “Clienti.” Clicca su “Avanti.”

1. Facoltativamente, aggiungi eccezioni e clicca su “Avanti.”
2. Dai un nome alla regola, attivala, conferma l’impostazione e clicca su “Fine.”

Contrassegnare i messaggi con priorità

Se assegni una priorità ad alcune email, come quelle dal tuo capo o da un cliente speciale, puoi contrassegnarle come importanti fin da subito. O forse vuoi contrassegnare le email a cui sei incluso come CC come priorità bassa.

1. Proprio come nella regola sopra, seleziona “Applica regola ai messaggi che ricevo” nella procedura guidata delle regole e clicca su “Avanti” per selezionare le condizioni.

2. Seleziona le caselle per le condizioni che desideri utilizzare e clicca per aggiungere i dettagli. Qui, stiamo usando “dove il mio nome è nella casella CC.” Clicca su “Avanti.”

1. Seleziona la casella per “contrassegnalo come importanza” e clicca su “importanza” per scegliere il livello che desideri utilizzare. Stiamo scegliendo “bassa importanza.” Clicca su “Avanti.”

1. Facoltativamente, aggiungi eccezioni e clicca su “Avanti.”
2. Dai un nome alla regola, attivala, conferma l’impostazione e clicca su “Fine.”

Suggerimento: diventa un professionista della posta elettronica con le scorciatoie da tastiera di Outlook.

Domande frequenti

Dove posso trovare le mie regole di Outlook?

Puoi accedere alle tue regole se desideri disabilitarne, modificarne o eliminarne una o più nella finestra Gestore regole.

Puoi andare su “File -> Informazioni” oppure aprire il menu “Regole” nella scheda “Home” e selezionare “Gestisci regole e avvisi.”

Perché la mia regola di Outlook non funziona?

Ci possono essere diverse ragioni per cui una regola che hai impostato in Outlook non funziona come previsto. Ecco alcune cose da controllare:

• Controlla la casella “Gestisci regole e avvisi” per assicurarti che la regola sia attivata.
• Assicurati che la regola richieda una cartella o un contatto validi e non uno che hai eliminato.
• Conferma che un’altra regola non venga applicata prima.

Per ulteriori cause e soluzioni, consulta la pagina di supporto Microsoft.

Posso impostare una regola di formattazione condizionale in Outlook?

La formattazione condizionale è disponibile in Outlook in un luogo separato rispetto alle regole della posta in arrivo di cui abbiamo parlato qui.

Vai alla scheda “Visualizzazione” e seleziona “Impostazioni visualizzazione” nel nastro. Nella casella che appare, scegli “Formattazione condizionale,” quindi imposta la regola nella successiva casella di formattazione condizionale.

Crediti immagini: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.