Come utilizzare la matrice di Eisenhower per gestire le tue attività

Hai difficoltà a dare priorità alle tue attività o a portare a termine le cose in tempo? Se sei pronto per una nuova tecnica di gestione delle attività, prova la matrice di Eisenhower. Con essa, puoi dare priorità alle attività in base all’urgenza e all’importanza, aiutandoti a determinare quali attività affrontare per prime.

Indice dei contenuti

• Cos’è la matrice di Eisenhower?
• Come utilizzare la matrice di Eisenhower
• Strumenti e modelli della matrice di Eisenhower
• Domande frequenti

Cos’è la matrice di Eisenhower?

Come avrai intuito, il nome matrice di Eisenhower deriva dal 34° presidente degli Stati Uniti, Dwight D. Eisenhower.

In quanto leader politico e militare, aveva molte attività importanti da portare a termine ogni giorno. Questo lo portò a inventare il principio di Eisenhower per gestire il suo carico di lavoro. Questa tecnica lo aiutò, e ora aiuta anche noi, a dare priorità alle attività in base all’urgenza e all’importanza.

Ho due tipi di problemi: l’urgenza e l’importanza. L’urgenza non è importante, e l’importante non è mai urgente. — Dwight D. Eisenhower

A volte chiamata matrice urgenza-importanza o matrice di priorità, la matrice di Eisenhower organizza le attività in una struttura a griglia facile da gestire.

Ci sono due colonne e due righe nella griglia. Dove ogni colonna e riga si incontrano, hai un quadrante, per un totale di quattro. Le attività vengono collocate nei quadranti corrispondenti ai loro livelli di urgenza e importanza.

Sebbene tu possa vedere variazioni nella formulazione, il concetto rimane lo stesso.

• Urgente e Importante (Quadrante 1): attività che devono essere svolte per prime e entro la fine della giornata.
• Non Urgente e Importante (Quadrante 2): attività che sono importanti ma non urgenti, quindi possono essere svolte in seguito.
• Non Importante e Urgente (Quadrante 3): attività che sono urgenti ma non importanti e dovrebbero essere delegate ad altri.
• Non Importante e Non Urgente (Quadrante 4): attività che non sono né urgenti né importanti e non dovrebbero essere svolte affatto.

Come utilizzare la matrice di Eisenhower

Utilizzando questo metodo di gestione delle attività, smetterai di cercare di decidere quale attività affrontare per prima, poiché la matrice si occupa di questo per te. Posiziona le tue attività nei loro quadranti e inizia semplicemente a lavorarci sopra.

Quando è il momento di decidere in quale quadrante aggiungere le tue attività, questi dettagli dovrebbero aiutarti a ordinare gli elementi nella tua lista.

• Quadrante 1 (Fai, Fai ora, Fai oggi): attività che devono essere svolte per prime, ora o oggi. Pensa a un elemento con una scadenza per oggi, un’attività che avrà un effetto negativo se non completata immediatamente, o attività del Quadrante 2 che sono diventate urgenti.
• Quadrante 2 (Fai più tardi, Pianifica, Programma): attività che sono essenziali ma non urgenti e possono essere programmate. Questo include attività che necessitano di pianificazione, hanno una dipendenza, o non rientrano (ancora) nel Quadrante 1. Molte delle tue attività probabilmente rientreranno in questo quadrante.
• Quadrante 3 (Delega, Assegna): attività che sono meno importanti ma più urgenti che dovresti delegare a qualcuno. Quei compiti che non richiedono le tue particolari competenze e possono essere assegnati a un’altra persona. Questo è spesso chiamato il Quadrante della Delega.
• Quadrante 4 (Non fare, Elimina): attività che non farai affatto e puoi eliminare. Questo potrebbe includere attività che hai spostato da altri quadranti che non sono più importanti o urgenti o quelle che ritieni non necessarie.

Strumenti e modelli della matrice di Eisenhower

Sebbene tu possa facilmente utilizzare la tua attuale applicazione di gestione delle attività e i suoi strumenti integrati, potresti voler qualcosa di specifico per questo metodo. Potresti voler dare un’occhiata a questi strumenti e modelli della matrice di Eisenhower.

Usa una matrice di Eisenhower online

Uno strumento web fantastico che puoi utilizzare è fornito da Eisenhower.me. Offre quadranti per Fai prima, Pianifica, Delega e Non fare con alcune utili funzionalità extra. Lo strumento è gratuito e puoi accedere con Google, Facebook o un’email e password.

1. Una volta creato il tuo account gratuito, vedrai la tua matrice di Eisenhower pronta per le tue attività. Inserisci il tuo compito nella sezione “Crea nuovo compito” del quadrante.

1. La matrice visualizza il numero totale di attività per quadrante nella parte superiore di ciascuno, il numero di attività completate nella parte inferiore di ciascuno e statistiche per tutte le attività completate nella parte superiore.

1. Seleziona i tre punti a destra di un’attività per azioni aggiuntive. Le azioni rapide includono “Segna come completato” ed “Elimina”. Nota che puoi anche contrassegnare un’attività come completata utilizzando il segno di spunta a destra.

1. Se scegli “Delega”, vedrai aprirsi una nuova finestra di messaggio utilizzando il tuo servizio email predefinito che contiene i dettagli per il compito, pronta per essere completata e inviata.

1. Se selezioni “Modalità Focus”, ti verrà chiesto di inserire un tempo per concentrarti su quel particolare compito. Quando il tempo è scaduto, puoi contrassegnare il compito come completato, ripristinare il timer o utilizzare la “X” in alto a sinistra per uscire e tornare alla matrice.

1. Per ulteriori opzioni, seleziona l’icona dell’ingranaggio nell’angolo in alto a destra. Puoi quindi cambiare lo sfondo, impostare un tempo predefinito per la Modalità Focus, ricevere notifiche e cambiare la lingua.

Usa un gestore di attività e progetti online

Gli strumenti di gestione dei progetti online strutturati in un layout Kanban sono anche ottimi per la matrice di Eisenhower. Ti offrono la visualizzazione di cui hai bisogno per i tuoi quadranti e attività. Puoi utilizzare applicazioni come Trello, Asana, Monday o MeisterTask. Per un esempio di come impostare la tua matrice con uno di questi strumenti, stiamo utilizzando Trello.

1. Crea una bacheca per la tua matrice di Eisenhower e aggiungi un elenco per ciascun quadrante partendo da urgente, importante a sinistra fino a non urgente, non importante a destra. Facoltativamente, puoi includere un elenco a destra per le attività completate.

1. Inserisci una scheda per ogni attività all’interno dell’elenco corrispondente (quadrante). Seleziona “Aggiungi una scheda” e inserisci il nome dell’attività.

1. Puoi disporre le attività all’interno del quadrante nell’ordine che preferisci. Trascina una scheda su o giù per posizionarla nella posizione desiderata. In alternativa, seleziona i tre punti in alto a destra dell’elenco e scegli “Ordina per” per ordinare le schede per data di creazione o in ordine alfabetico.

1. Facoltativamente, apri una scheda per aggiungere ulteriori dettagli all’attività. Puoi includere una descrizione, aggiungere etichette, inserire commenti o inserire un elenco di controllo.

1. Se hai bisogno di spostare un’attività da un quadrante a un altro, basta trascinare la scheda dall’elenco corrente a quello nuovo.

1. Man mano che completi le attività nelle tue liste, puoi aprire le schede e selezionare Archivia per spostarle negli Elementi Archiviati. Se includi un elenco Fatto come menzionato sopra, basta trascinare una scheda in esso quando completi l’attività.

Suggerimento: Ci sono molti altri modi per utilizzare Trello per gestire i progetti.

Usa un modello per Microsoft Word o Google Docs

Un altro buon strumento per la matrice di Eisenhower è un modello con i quadranti impostati e pronti all’uso. Se utilizzi Microsoft Word o Google Docs, puoi utilizzare questo modello gratuito di Smartsheet.

1. Quando apri questo modello in una delle due applicazioni, vedrai i quadranti codificati a colori “Fai”, “Decidi”, “Delega” e “Elimina”, con un breve suggerimento di scopo accanto a ciascuno.

1. Inserisci semplicemente le attività nei quadranti nell’ordine in cui desideri che siano elencate. Per rendere le liste ordinate e pulite, puoi anche inserire punti elenco o creare elenchi numerati se lo desideri.

1. Quando completi un’attività, puoi utilizzare il formato di testo barrato per contrassegnarla o semplicemente rimuoverla dal quadrante.

Nota: puoi anche creare un elenco di controllo in Microsoft Word.

Usa un modello per Excel o Google Sheets

Se preferisci un modello per Microsoft Excel o Google Sheets, Vertex42 offre questo modello gratuito della matrice di Eisenhower.

1. Inizia aggiungendo il tuo nome o logo in alto a destra, quindi inserisci l’argomento, il titolo o l’obiettivo nella casella sottostante.

1. Aggiungi le attività a ciascun quadrante sulle righe fornite.

1. Se hai bisogno di spostare un’attività da un quadrante a un altro, seleziona la cella e trascinala nel quadrante desiderato.

1. Una funzionalità utile di questo modello è che include anche caselle di controllo per contrassegnare facilmente le tue attività completate.

Prova questo: modelli Excel gratuiti per gestire il tuo budget.

Domande frequenti

Dovrei limitare il numero di attività nella matrice?

Non è mai bene sovraccaricare la tua lista di attività, quindi cerca di non aggiungere troppe attività ai quadranti nella matrice di Eisenhower per evitare di sentirti sopraffatto.

Come regola generale, mantieni non più di sei a otto attività non completate in ciascun quadrante alla volta. Se decidi di utilizzare lo strumento online della matrice di Eisenhower descritto qui, puoi scegliere di ricevere una notifica quando aggiungi più di otto attività a un quadrante.

Cos’è il layout Kanban menzionato sopra?

Il layout visivo è utilizzato nel metodo Kanban di gestione agile dei progetti, che utilizza bacheche, elenchi (o categorie) e schede. Utilizzando questo sistema, sposti le schede da un elenco all’altro man mano che progredisci in un progetto fino al suo completamento.

Questa tecnica consente a te e al tuo team di visualizzare le fasi di un progetto e osservare come le attività si spostano attraverso ciascuna fase.

Qual è un buon modo per concentrarsi sul completamento delle attività?

Può essere difficile concentrarsi sul completamento delle attività quando hai molte distrazioni. Considera di utilizzare uno strumento utile disponibile per il tuo dispositivo.

Ad esempio, puoi dare un’occhiata a un’app che può aiutarti a rimanere concentrato quando utilizzi il tuo dispositivo mobile. Puoi anche guardare la funzione Focus Assist in Windows o provare la Modalità Focus di Apple su Mac.

Crediti immagine: Pixabay. Tutti gli screenshot di Sandy Writtenhouse.