Come visualizzare e ripristinare le modifiche apportate in Google Docs

Uno dei maggiori vantaggi di lavorare su un documento nel cloud è la possibilità di condividerlo in tempo reale. Non è più necessario passare le modifiche per cercare di mantenere un documento coerente; ora tutti possono contribuire allo stesso documento e persino modificarlo contemporaneamente. Sebbene sia molto utile, ci sono problemi che sorgono naturalmente quando più persone modificano lo stesso documento. Un giorno potresti aprire il documento e scoprire che sono state apportate molte modifiche, alcune delle quali non ti piacciono!

Fortunatamente, con qualsiasi buon software che consente la modifica collaborativa, c’è un modo per scoprire chi ha apportato quali modifiche e ripristinarle a una versione precedente. Ecco come farlo in Google Docs.

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Visualizzazione delle modifiche

In questo esempio analizzeremo un documento che ha subito modifiche. Qualcuno ha provato ad aggiungere un’immagine a questo articolo su Tutankhamon, ma nel farlo ha accidentalmente eliminato un paragrafo sopra l’immagine che discuteva della sua vita e dei suoi genitori.

Fortunatamente, possiamo ancora recuperare il paragrafo, anche se è stato eliminato. Prima di tutto, fai clic su “File”, poi su “Visualizza cronologia delle revisioni.” Puoi anche premere la scorciatoia “Ctrl + Alt + Shift + H”, anche se potrebbe essere difficile da ricordare!

La cronologia delle revisioni apparirà. Ciò che sta accadendo qui è che Google Docs “ricorda” diversi stati dell’articolo mentre viene scritto. Registra anche chi ha scritto quale voce, in modo da poter tornare indietro e vedere chi ha modificato il documento.

Se esaminiamo la cronologia, possiamo vedere che il nostro documento è stato modificato da Paul:

Possiamo fare clic su ciascuna revisione per vedere le modifiche apportate in quella versione della cronologia del documento. Nota che devi fare clic sulla casella “Mostra modifiche” in fondo alla cronologia delle revisioni per vederle.

Quando si esaminano le modifiche all’interno di una revisione, qualsiasi testo che è stato modificato sarà colorato dello stesso colore dell’utente che lo ha modificato. In questo caso, il colore di Paul è viola, quindi tutte le sue modifiche appariranno in viola. Il testo colorato con una linea attraverso è ciò che l’utente ha eliminato, mentre il testo colorato senza linea è ciò che è stato aggiunto.

Esaminando le modifiche, possiamo vedere il momento in cui Paul ha accidentalmente eliminato il nostro paragrafo:

Ora che sappiamo quando è stata effettuata la modifica, è tempo di recuperarla!

Ripristino delle revisioni

Prima di tutto, selezioneremo la revisione appena prima che il paragrafo fosse eliminato.

Ora, in alto a sinistra, c’è un pulsante chiamato “Ripristina questa revisione.” Fai clic su questo.

Poi, fai clic su “Ripristina” nel popup che appare.

Il documento ora torna al suo stato precedente. Nota che eventuali revisioni apportate dopo questo specifico punto temporale della revisione sono ancora salvate. Tornare a una revisione più vecchia non cancellerà automaticamente o sovrascriverà eventuali revisioni successive. Possiamo utilizzare questo per trasferire il contenuto aggiunto nelle revisioni più recenti in questa, in modo da poter mantenere il paragrafo eliminato e assicurarsi che il lavoro del nostro collaboratore sia ancora intatto.

La funzione “Suggerimento” di Google Docs

In futuro, se vuoi evitare questi mal di testa, dì ai tuoi autori di attivare la “modalità suggerimento.” Puoi farlo facendo clic sulla casella in alto a destra che dice “Modifica” e cambiandola in “Suggerendo.” Al momento della scrittura, non c’è modo di costringere gli autori a utilizzare questa modalità, quindi dovrai chiedere loro di farlo manualmente. Se entrambi state modificando il file contemporaneamente, puoi farlo tramite la chat del documento.

Quando le persone modificano il documento con i suggerimenti attivati, le modifiche appariranno come suggerimenti piuttosto che come modifiche effettive. Ciò significa che non puoi fisicamente eliminare testo; se ci provi, Google Docs semplicemente contrassegnerà il testo per l’eliminazione. Allo stesso modo, se aggiungi qualcosa, Google Docs lo aggiungerà come un’aggiunta suggerita all’articolo. Un registro di ciascuna modifica apparirà a destra e consente all’autore di spiegare le proprie modifiche se lo desidera.

Affinché le modifiche diventino “reali” devono essere accettate o rifiutate. Questo viene fatto tramite le caselle che appaiono a destra di qualsiasi modifica.

Se fai clic sulla casella di spunta, la modifica viene accettata e implementata nel documento. Se fai clic sul simbolo della croce, la modifica viene ripristinata a com’era originariamente. Nell’esempio sopra, se il nostro collaboratore stava utilizzando i suggerimenti per apportare le proprie modifiche, avremmo potuto accettare la richiesta di aggiunta per la loro immagine e paragrafo e rifiutare la richiesta di eliminazione per il nostro paragrafo. Molto più facile!

Modifica delle modifiche

Quando collabori con altri, può essere frustrante vedere parti importanti eliminate o cambiate accidentalmente. Con la cronologia delle revisioni puoi ripristinare l’ultimo stato ideale del documento e tornare a esso. Ancora meglio, con la modalità “Suggerimenti” attivata, puoi esaminare ciascuna modifica e approvarla o rifiutarla come meglio credi.

Usi regolarmente Google Docs per collaborare su documenti? Facci sapere qui sotto!