Taskworld: Strumento di Gestione Progetti Facile da Usare per Team di Tutte le Dimensioni

Hai mai fatto un progetto di gruppo in cui tutto era disorganizzato e nessuno era sulla stessa lunghezza d’onda? È un po’ difficile mantenere la propria sanità mentale, vero? Quando si lavora con gruppi (grandi o piccoli) e organizzazioni, una delle migliori cose che puoi fare per semplificare le cose e mantenere tutto organizzato è trovare una soluzione di gestione progetti efficace come Taskworld.

Ci sono molti strumenti di gestione progetti sul mercato, ma non tutti hanno le stesse esigenze o preferenze. Quindi, se ti piace fare prove ed errori prima di scegliere la soluzione perfetta, Taskworld dovrebbe essere in cima alla tua lista di strumenti da provare. Ecco uno sguardo a cosa ha da offrire questo avanzato gestore di progetti.

Questo è un articolo sponsorizzato ed è stato reso possibile da Taskworld. I contenuti e le opinioni reali sono le sole opinioni dell’autore che mantiene l’indipendenza editoriale, anche quando un post è sponsorizzato.

Creazione di un Account

A prima vista, ero già felice di vedere che potevo usare il mio account Google (tramite accesso Google) per registrarmi. Puoi usare la tua email se preferisci, ma personalmente, non ho bisogno di un altro login.

Puoi anche scegliere la tua lingua preferita dopo la registrazione, il che è fantastico se parli tailandese, francese, olandese, spagnolo, portoghese, cinese, coreano o giapponese. È bello vedere che hanno supporto per una così ampia varietà di lingue.

Iniziare con Taskworld

Taskworld si rende conto che non tutti amano capire le cose da soli, quindi hanno aggiunto un tutorial molto utile per iniziare. Naturalmente, puoi saltarlo se vuoi, ma ci vogliono solo un paio di minuti ed è utile seguirlo.

C’è un Progetto di Esempio con cui puoi giocare prima di crearne uno tuo. All’interno troverai “Elenco di Attività” e Attività di esempio. Tutto questo può essere eliminato ma è molto utile per i principianti.

Il tutorial ti dà davvero una buona idea di come funziona tutto e di quanto possa essere organizzato il tuo team. Al termine, ero piuttosto ansioso di iniziare.

Creazione di Nuovi Progetti

Dopo aver imparato le basi, puoi iniziare creando nuovi Progetti e aggiungendo Elenchi di Attività e Attività. Farlo è molto facile poiché c’è un pulsante “Nuovo Progetto” in alto a destra del sito.

Mi piace che tu abbia il controllo completo sulla privacy dei tuoi Progetti. Puoi scegliere di renderli Pubblici (disponibili per l’intero spazio di lavoro) o Privati (disponibili solo per i membri che specifichi).

Una delle mie funzionalità preferite sono i modelli di Progetto. Puoi sceglierne uno per ogni Progetto che crei. Oltre a fare le cose a modo tuo utilizzando il modello “Vuoto”, puoi anche scegliere:

• Modello Giornaliero – Ti fornisce un Elenco di Attività per ogni giorno della settimana
• Modello Team Singolo – Fornisce a ciascun membro del team il proprio Elenco di Attività
• Modello Dipartimenti – Fornisce a ciascun dipartimento il proprio Elenco di Attività (es. Vendite, Design, Finanza)
• Modello Kanban – Ti fornisce un Elenco di Attività Da Fare, In Corso e Fatto (il mio preferito personale)

Creazione e Gestione delle Attività

Aggiungere Attività al tuo Elenco di Attività e gestirle è facile quanto creare Progetti. Il “+” è nella posizione perfetta (accanto a ciascun titolo dell’Elenco di Attività) in modo da poter aggiungere rapidamente nuove Attività secondo necessità.

Ciò che è anche fantastico è che quei titoli dell’Elenco di Attività non sono scolpiti nella pietra. Puoi rinominarli in qualcosa di più adatto o più motivante.

Quando si tratta di Etichette, ci sono già quelle predefinite tra cui puoi scegliere. Puoi anche aggiungere le tue.

Ciò che è davvero comodo è che puoi cercare tra le tue etichette utilizzando la barra di ricerca. Non c’è bisogno di scorrere un elenco per trovare quella(i) di cui hai bisogno.

Sono rimasto piacevolmente sorpreso dalle opzioni aggiuntive che sono apparse cliccando su un’Attività attuale. Essere in grado di cambiare il colore dell’etichetta è davvero importante per me poiché mi piace usare i colori per rappresentare urgenza e importanza. La funzione di checklist sarà sicuramente utile, specialmente per liste della spesa e forniture necessarie per un progetto.

Qualcosa che Taskworld fa molto bene è incorporare conversazioni all’interno delle attività. Hanno effettivamente creato il proprio sistema di chat invece di integrare un altro strumento. Cliccando su “Commenti” puoi lasciare un commento e persino aggiungere una formattazione di base. Allo stesso modo, tutti gli altri che possono vedere quell’attività possono anche aggiungere commenti. Aiuta sicuramente a liberare la tua casella di posta elettronica.

Puoi anche inviare messaggi privati ai membri del tuo team cliccando sulla loro “Testa di Chat” nel pannello a sinistra; fino a cinque membri del team possono essere fissati qui per un facile accesso. Ancora una volta, riduce le email ed è un metodo estremamente efficace per comunicare con i membri del team.

Poiché mi piace spesso allegare immagini e link alle attività, sono felice di avere la sezione “File e Link” per farlo.

Il migliore di tutti, puoi caricare file dal tuo computer o aggiungerli dal Cloud (Box, Dropbox, Google Drive). La maggior parte delle persone utilizza almeno uno di questi servizi.

Altre Funzionalità

Una delle funzionalità più interessanti di Taskworld è la funzione Timeline che scorre orizzontalmente per i Progetti; è attualmente in Beta. Ti consente di avere una vista diversa delle tue Attività; puoi vedere tutto a colpo d’occhio. C’è una Legenda che spiega cosa significa tutto in modo da non sentirti come se stessi solo guardando un mucchio di forme e colori.

Non ho visto questo con altri strumenti simili che ho usato. Voglio anche sottolineare che questo è in aggiunta alla vista Calendario (anch’essa disponibile) che contiene Attività per tutti i tuoi Progetti. Ottieni una Timeline per ogni Progetto. Trovo più facile vedere tutto a colpo d’occhio qui.

Una delle funzionalità più preziose di ogni Progetto è l’Analisi. Ti consente di vedere chi sta facendo cosa, chi sta rallentando e quanto tempo è produttivo rispetto a quello non produttivo. C’è persino un grafico “Burn Up” che confronta l’ambito di un progetto con il lavoro totale svolto per aiutare a misurare la velocità del tuo team.

È anche bello sapere che non è necessario avere un Progetto per aggiungere attività per te stesso. Con le “Attività Dirette” puoi aggiungere attività alla tua casella di posta personale. Queste non sono associate a nessun Progetto e sono solo per i tuoi occhi.

Questo è ottimo per cose personali e domestiche – specialmente poiché puoi avere attività ripetitive.

Considerazioni Finali

Se sei familiare con Trello, noterai che Taskworld è impostato e funziona in modo molto simile. Infatti, Taskworld ha persino una pagina di confronto che ti mostrerà tutte le funzionalità che hanno da offrire che Trello non ha. Puoi persino importare le tue attività da Trello a Taskworld in un solo passaggio (carica il tuo file JSON di Trello, e hai finito).

Come qualcuno che ha usato sia Trello che Taskworld, posso sicuramente concordare che qui ci sono molte più funzionalità. Alcuni altri strumenti simili sono Asana, MeisterTask e Teamwork. Li ho provati tutti ma sono rimasto più colpito da Taskworld.

Se stai cercando un nuovo Gestore di Progetti, penso assolutamente che Taskworld ti conquisterà. Ha un’interfaccia user-friendly, una tonnellata di funzionalità che utilizzerai davvero e una curva di apprendimento molto ridotta.