Le Migliori Funzionalità di Gmail che Dovresti Conoscere per Migliorare l'Esperienza Email

Non vedi molti aggiornamenti importanti nelle funzionalità di Gmail. In un certo senso, è rimasto comodamente invariato nel corso degli anni, mentre rivali come Outlook sembrano aver cambiato continuamente per le capricci di un designer facilmente distratto. In questo articolo, ti mostriamo come aumentare la tua produttività attingendo a una serie di funzionalità di Gmail meno conosciute durante le tue attività di invio email.

Indice

• 1. Snooze
• 2. Formattazione Email Facile
• 3. Risposte Intelligenti
• 4. Modalità Riservata
• 5. Gestione Spam
• 6. Imposta Gesture di Scorrimento Personalizzate
• 7. Prevenire Azioni Accidentali
• 8. Dimentica i Promemoria
• 9. Imposta Rapidamente un Messaggio di Assenza

1. Snooze

Non ti stiamo incoraggiando a rimandare la risposta a email importanti a una data successiva, ma a volte non hai altra scelta! La funzione Snooze nasconde un’email e poi la riporta in cima alla tua casella di posta nel giorno e nell’ora che specifichi.

Per snoozare un’email, fai semplicemente clic destro su di essa, clicca su Snooze, quindi scegli l’ora a cui vuoi snoozarla. Se gli orari elencati non si adattano al tuo programma, puoi cambiare le impostazioni predefinite di Snooze in Google Keep. (Si applicheranno anche a Gmail.)

Vai su Google Keep, clicca sull’icona dell’ingranaggio -> Impostazioni, quindi cambia le Impostazioni di Promemoria in base a ciò che ti si addice.

2. Formattazione Email Facile

Questa funzionalità tende a essere trascurata abbastanza frequentemente: puoi formattare rapidamente le email che scrivi sul tuo telefono con facilità.

Basta aprire una nuova email, premere a lungo su uno spazio vuoto e poi toccare Formato per far apparire un menu di opzioni di formattazione del testo che vanno dal cambiare il colore del testo, sottolineare il testo e altro ancora.

3. Risposte Intelligenti

Ho ritardato la rivoluzione delle “Risposte Intelligenti” sugli smartphone, ma sembra che sia abbastanza popolare da essere arrivata anche alla versione desktop.

Per i non iniziati, le Risposte Intelligenti sono risposte rapide preconfezionate relative a un’email che hai ricevuto. È un ottimo risparmio di tempo anche se c’è qualcosa di distopico e di “morte del linguaggio” in tutto ciò.

4. Modalità Riservata

La privacy è un grande problema per molte persone, motivo per cui Google ha aggiunto una “Modalità Riservata” alla sua app Gmail per dare agli utenti il controllo sulle email contenenti informazioni sensibili o private.

Per accedere alla Modalità Riservata sul tuo dispositivo, apri l’app Gmail, quindi tocca il pulsante Componi nell’angolo in basso a destra dello schermo. Ora, individua il menu a tre punti in alto a destra, toccalo e da lì seleziona “Modalità Riservata.”

Ora puoi impostare una data di scadenza per il tuo messaggio che va da un giorno a cinque anni, dopo di che il messaggio si auto-eliminerà automaticamente. Se prevedi di inviare un’email ancora più sensibile, sarebbe una buona idea impostare un codice di accesso/codice SMS. Questi codici di accesso sono generati casualmente da Google e inviati in modo sicuro ai destinatari.

Leggi anche: Come Impostare l’Inoltro Automatico in Gmail

5. Gestione Spam

Ci sono molte cose sotto il cofano che Google afferma possano combattere il 99,9% delle truffe e delle email non affidabili. (Non c’è modo di testarlo, ma va bene.)

In modo più tangibile, quando butti email nella cartella Spam, Gmail ora chiederà se vuoi che provi a disiscriversi dalla mailing list del mittente, il che è premuroso. Inoltre, se Gmail rileva che non apri mai email da determinati mittenti regolari, ora chiederà se vuoi bloccare quel mittente.

6. Imposta Gesture di Scorrimento Personalizzate

Gmail per Android consente facilmente di assegnare azioni diverse alle tue gesture di scorrimento. Scorrere a sinistra o a destra su un messaggio archivierà il messaggio per impostazione predefinita, ma se vuoi, puoi cambiare questo comportamento.

Nella tua app Gmail, tocca il menu hamburger situato nell’angolo in alto a sinistra, trova Impostazioni in fondo, toccalo e seleziona “Impostazioni Generali.” Da lì, seleziona “Azioni di Scorrimento.”

Da qui puoi abbinare i tuoi scorrimenti a una di queste azioni: Archivia, Elimina, “Segna come letta/non letta,” “Sposta in” e “Snooze.” Seleziona l’opzione che meglio si adatta alle tue esigenze.

Leggi anche: Come Richiamare o Annullare l’Invio di un’Email in Gmail

7. Prevenire Azioni Accidentali

Capita a tutti noi a un certo punto o un altro: inviare mail prima che siano pronte o eliminare accidentalmente un’email perché siamo distratti. Fortunatamente, Gmail offre un modo per prevenire questi piccoli imprevisti. È estremamente utile per coloro di noi che tendono a avere la testa tra le nuvole abbastanza frequentemente.

Seguendo il percorso descritto sopra, vai su “Impostazioni Generali,” quindi cerca l’opzione “Conferma Azione” e scegli tra tre opzioni: “Conferma prima di eliminare,” “Archiviare,” o “Inviare.”

Ad esempio, quando vuoi eliminare un messaggio, Gmail ti chiederà di confermare. Nota che questo trucco funziona solo quando elimini le email nel modo classico: aprendo un’email alla volta e premendo sull’icona del cestino nell’angolo in alto a destra. Stranamente, queste conferme non appaiono se stai scorrendo per eliminare i tuoi messaggi. Anche se l’opzione per annullare l’azione appare in basso allo schermo immediatamente dopo aver eliminato un’email in questo modo, puoi recuperarla se ti muovi rapidamente.

8. Dimentica i Promemoria

Una funzionalità di Gmail è che può ricordarti automaticamente di rispondere alle email che hai ricevuto di recente suggerendo di “Rispondere e seguire.” Tuttavia, molti utenti trovano questo meno utile e semplicemente fastidioso. Se rientri in quest’ultima categoria, dovresti sapere che puoi disattivarlo.

Per farlo da solo, devi tornare su “Impostazioni di Gmail -> Seleziona il tuo account Google -> Promemoria -> Rispondere e seguire.” Tocca sulla funzionalità e deseleziona entrambe le opzioni. Ora puoi stare tranquillo che non sarai più disturbato dai promemoria poco sottili di Gmail.

9. Imposta Rapidamente un Messaggio di Assenza

Hai in programma di prendere qualche giorno di ferie? Imposta il tuo messaggio di assenza in Gmail senza chiamare il supporto tecnico. È abbastanza facile. Segui lo stesso percorso descritto sopra, ma cerca “Risponditore di Vacanza” sotto Generale.

Tocca l’opzione e inizia ad aggiungere i tuoi dettagli, a partire dalle date in cui sarai assente. Inoltre, puoi aggiungere un messaggio veloce per far sapere alle persone che non sarai disponibile per il periodo di tempo sopra menzionato e chi possono contattare in caso di emergenza. È super semplice!

Vuoi continuare a sbloccare più funzionalità di Gmail? Potresti essere interessato a scoprire come accedere a Gmail dal tuo desktop o abilitare e utilizzare Gmail offline.

Crediti immagine: app di posta Google visualizzate su iphone 6s da DepositPhotos