La Guida Completa ai Filtri di Todoist

Se stai già usando Todoist per tenere traccia della tua vita, potresti chiederti come puoi renderlo ancora più utile. La risposta semplice: i filtri di Todoist. Questi hanno il potere di semplificare e organizzare meglio tutte le tue attività, specialmente quando hai aggiunto così tanti to-do che non sai nemmeno da dove cominciare. La buona notizia è che puoi usare filtri predefiniti o crearne di tuoi. Continua a leggere per saperne di più.

Indice

• Cosa Sono i Filtri di Todoist?
• Migliori Filtri Predefiniti di Todoist
• Creare i Tuoi Filtri
• Creare Filtri Avanzati di Todoist
• Filtri Più Utili
• Trovare Ispirazione per i Filtri di Todoist
• Domande Frequenti

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Cosa Sono i Filtri di Todoist?

Todoist ha già una comoda barra di ricerca per trovare rapidamente le attività. I filtri di Todoist, però, portano tutto un passo oltre permettendoti di creare ricerche personalizzate per quelle che usi spesso. Ad esempio, potresti creare un filtro per le chiamate o le email a cui devi rispondere entro la fine della giornata. Puoi filtrare per tag e data di scadenza per vedere rapidamente solo quelle attività.

Se hai alcune centinaia di attività nella tua lista di cose da fare, semplicemente scorrere non è sufficiente. Anche se le categorizzi con attenzione usando tag e priorità, potresti comunque sprecare tempo prezioso cercando ciò di cui hai bisogno e potresti facilmente perdere un’attività importante.

Per vedere davvero quanto possano essere utili i filtri di Todoist, immaginiamo un professionista impegnato che ha diverse centinaia di attività elencate per la settimana. Questo potrebbe essere un mix di email, chiamate, progetti e persino cose da fare sulla strada di casa. Quando accede per vedere le sue attività all’inizio della giornata, vuole mettersi subito al lavoro.

Crea un filtro per mostrare prima solo le attività di massima priorità. Personalizza ulteriormente il filtro per mostrare le attività in scadenza quel giorno, possibilmente anche le attività in scadenza prima di pranzo. Se gestisce sempre le email rimaste dalla giornata precedente come prima cosa al mattino, personalizzerebbe il filtro un’altra volta per mostrare solo le attività email. Improvvisamente, quell’elenco estremamente lungo mostra solo il numero ristretto di attività che la persona deve fare non appena inizia a lavorare quel giorno.

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Lo stesso vale quando escono per la giornata. Filtrerebbero le attività per Casa insieme alla giornata corrente. Potrebbero anche filtrare per persona se volessero vedere le attività imminenti (come le attività extrascolastiche) per i loro figli, coniuge, amici o organizzazioni di beneficenza.

Migliori Filtri Predefiniti di Todoist

Per impostazione predefinita, Todoist ti offre alcuni filtri. Questi possono variare in base alla piattaforma che stai usando. Per il fine di questo post, sto usando la versione Web gratuita.

I seguenti filtri sono inclusi per impostazione predefinita senza la necessità di creare nulla:

• Assegnati a me – elenca solo le attività che ti sono assegnate
• Priorità 1 – elenca le attività etichettate come Priorità 1
• Nessuna data di scadenza – elenca solo le attività senza una data di scadenza
• Visualizza tutto – mostra tutte le tue attività in un’unica lista

Se non vedi tutti e quattro, non preoccuparti: potresti avere solo alcuni di questi. Tuttavia, usali per testare come funzionano i filtri. Puoi anche cliccare sull’icona di modifica (matita) accanto a un filtro per vedere i dettagli della query utilizzata. Questo ti aiuta a familiarizzare di più con come creare i tuoi filtri.

Tra questi predefiniti, Priorità 1 e Assegnati a me sono probabilmente i più utili, poiché puoi vedere rapidamente quali potrebbero essere le tue attività più urgenti.

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Creare i Tuoi Filtri

Nel grande schema delle cose, i filtri predefiniti di Todoist sono estremamente basilari e potrebbero non essere molto utili. È allora che è meglio creare i tuoi filtri.

Per rendere i filtri migliori, è importante utilizzare etichette, date (se applicabile) e priorità quando crei attività. Altrimenti, è difficile creare filtri basati su quei criteri. Puoi creare etichette quando crei o modifichi un’attività o utilizzando la sezione “Filtri & Etichette”.

1. Per creare il tuo filtro, seleziona “Filtri & Etichette” nel pannello di sinistra. Su Android, trascina il menu verso l’alto dal basso e seleziona “Filtri”. In iOS, tocca “<” per aprire il menu e seleziona “Filtri & Etichette”.

2. Accanto a “Filtri”, seleziona il pulsante “ +“ per aggiungere un nuovo filtro. (Per questo esempio, sto creando un filtro che mostra le attività scadute. Questo funziona bene per quelle attività che vengono trascurate ma devono comunque essere completate. Questo funziona solo se le tue attività hanno una data di scadenza.)

1. Inizia inserendo un nome per il tuo filtro. Usa qualcosa di descrittivo in modo da ricordare a cosa serve.
2. Inserisci la tua query di filtro. In questo caso, è solo una singola parola: “scaduto”. (Puoi anche usare “od.”) Puoi aggiungere altri dettagli, come un’etichetta, per vedere solo le attività scadute per un progetto specifico. Poi, seleziona un colore per il tuo filtro (se lo desideri). Trovo che la codifica a colori aiuti con la mia organizzazione personale. Infine, scegli se aggiungerlo ai tuoi preferiti. (Puoi farlo in seguito.)
3. Clicca su “Aggiungi” per creare il filtro.

Quando clicchi ora sul nome del filtro, otterrai un elenco di attività scadute.

Quando crei filtri di base, ci sono alcune cose da tenere a mente:

• Se la tua query si basa su un’etichetta, usa sempre il simbolo “@” prima del nome dell’etichetta, come “@lavoro”.
• Se la tua query si basa su un progetto/sezione principale o solo su una sottosezione, usa sempre “#” prima del nome, come “#PostaInArrivo”.
• Se vuoi che la tua query includa una sezione principale insieme a tutte le sue sottosezioni, usa “##” prima del nome.
• Se vuoi escludere una specifica sottosezione, aggiungi un “!” prima del nome della sottosezione, come “##PostaInArrivo & !#Followups”. (Questo include tutte le sezioni nella sezione principale Posta In Arrivo, escludendo qualsiasi cosa dalla sottosezione Followups).
• Se vuoi cercare sezioni con lo stesso nome in più progetti, usa “/“ prima del nome, come “/Email”, che potrebbe essere una sottosezione in più sezioni principali.

Per un elenco dei filtri più utili, sentiti libero di saltare alla sezione Filtri Più Utili qui sotto. Se desideri ulteriori informazioni, continua a leggere per vedere come creare filtri di Todoist più avanzati.

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Creare Filtri Avanzati di Todoist

Creare un filtro di base è abbastanza facile. Basta usare il nome di un’etichetta, sezione, data o parola o frase specifica (come scaduto, ricorrente, senza data, senza etichetta). Tuttavia, non sei limitato a un solo criterio di filtro. Ad esempio, nella sezione sopra, hai visto come escludere una sottosezione in un filtro.

Prima di creare filtri avanzati, dovresti sapere che alcuni tipi di filtri sono solo per utenti premium. Inoltre, gli utenti gratuiti sono limitati a soli tre filtri alla volta.

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Per utilizzare più criteri, usa i seguenti operatori:

• “&” (e) – Usalo per combinare due criteri, come “Oggi & scaduto” o “Oggi & #PostaInArrivo”. Le attività devono soddisfare entrambi i criteri per apparire nell’elenco.

• “|” (o) – Usalo per filtrare per un criterio o l’altro. Le attività possono soddisfare uno dei criteri, come “Oggi | Priorità 1” o “@lavoro | @articolo”.

• “!” (escludi) – Usalo per escludere qualcosa dal filtro. Ad esempio, potrei cercare attività nella mia Posta In Arrivo che non sono etichettate come articolo con “#PostaInArrivo & !@articolo”.

• Combina più filtri usando le virgole – Se desideri un filtro di Todoist ancora più avanzato, crea più filtri e separali con le virgole. Ad esempio, cerca attività di Priorità 1 in scadenza domani e attività di Priorità 2 scadute con “p1 & domani, p2 & scaduto”.

• ““ (carattere jolly) – Rendi il tuo filtro più ampio con un simbolo jolly. Ad esempio, cerca tutte le attività assegnate a chiunque con il cognome Crowder con “assegnato a: crowder”.

Puoi inserire più criteri tra parentesi. Ad esempio, “(domani | scaduto) & #PostaInArrivo”. Questo mostrerebbe le attività che sono in scadenza domani o scadute e nella sezione Posta In Arrivo.

Se ami creare filtri di ricerca in tutte le app di produttività che usi, scopri come padroneggiare VLOOKUP in Excel e Google Sheets.

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Filtri Più Utili

Per aiutarti a iniziare, Todoist ha un generatore di query di filtri AI. Potrebbe non ottenere tutto giusto, ma può darti un punto di partenza.

Se non sei sicuro da dove iniziare per creare i tuoi filtri, considera di utilizzare alcune delle query di filtro più utili, tra cui:

• Assegnato da: nome – Trova attività assegnate da una persona specifica. Puoi usare “me” come nome per te stesso.
• Assegnato a: nome – Trova attività assegnate a una persona specifica. Questo è ottimo per vedere solo le attività assegnate a te. Assicurati solo di usare il nome della persona in Todoist. Ad esempio, se il nome di qualcuno è Robert Jones, ma è elencato come Bob Jones in Todoist, usa Bob Jones nel tuo filtro.
• (oggi | scaduto) & #NomeProgetto – Sostituisci #NomeProgetto con il tuo progetto/sezione desiderato. Usalo ogni mattina per vedere cosa è in scadenza oggi e cosa è scaduto da ieri.
• scadenza prima: data e scadenza dopo: data – Vedi le attività che sono in scadenza prima o dopo una data specifica. Puoi usare giorni o orari, come “scadenza prima: 10 febbraio” o “scadenza dopo: 16:00”.
• ricorrente – Vedi tutte le attività ricorrenti. Puoi anche aggiungere filtri di etichetta o progetto/sezione per filtrare meglio la tua ricerca.
• nessuna data, nessun orario, !assegnato – Questi sono perfetti per vedere qualsiasi attività che non ha una data, un orario o una persona assegnata. Se stai delegando e programmando attività, potresti usare questi tre spesso.
• p1, p2, p3, e p4 – Filtra in base all’etichetta di priorità. Puoi anche usare “nessuna priorità” per vedere attività senza priorità elencata.
• creato, creato prima, e creato dopo – Trova attività create in, prima o dopo una data o un numero di giorni. Ad esempio, trova attività create nelle ultime due settimane con “creato dopo: -14 giorni”. Oppure, vedi attività create prima del 1 dicembre 2021 con “creato prima: 1 dicembre 2021”.
• cerca – Se vuoi eseguire una semplice ricerca per parola chiave, usa “cerca: parola chiave” per filtrare solo per quella parola. Combina questo con altri criteri per limitare la tua ricerca a solo una sezione o etichetta.

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Trovare Ispirazione per i Filtri di Todoist

Vuoi diventare un maestro dei filtri di Todoist? Tutto ciò di cui hai bisogno è la giusta ispirazione. Il blog di Doist ha 24 filtri incredibili e altamente utili per aiutarti a organizzarti rapidamente. Questi sono anche ottimi esempi di utilizzo di filtri più complessi.

Tuttavia, il posto migliore per trovare ispirazione o ricevere aiuto nella creazione di filtri avanzati è il subreddit r/todoist. La comunità attiva di oltre 40.000 persone è sempre felice di aiutare e mostrare i propri filtri, suggerimenti e trucchi di Todoist. Questo thread, ad esempio, è specificamente dedicato a trovare ispirazione per i filtri.

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Domande Frequenti

1. Come posso accedere più rapidamente ai miei filtri più usati?

Se hai solo pochi filtri, andare alla sezione “Filtri & Etichette” non è un problema. Tuttavia, se hai dozzine di filtri, trovare quello giusto può richiedere tempo.

Puoi aggiungere qualsiasi filtro alla tua lista Preferiti (che appare nella barra laterale o nel menu nelle app) cliccando o toccando l’icona a forma di cuore accanto al nome del filtro. Poi, cerca semplicemente sotto Preferiti per il tuo filtro.

In alternativa, se conosci il nome o almeno parte del nome del tuo filtro, inizia a digitare nella casella di ricerca e clicca sul risultato del filtro pertinente.

2. Posso filtrare le attività completate?

Attualmente, i filtri di Todoist non si applicano alle attività completate. Per visualizzare eventuali attività completate, apri il progetto pertinente, clicca sull’icona del menu a tre punti accanto al progetto e seleziona “Mostra attività completate”.

3. Devo creare un filtro per tutte le mie ricerche?

No. Puoi inserire qualsiasi criterio di filtro nella casella di ricerca. I filtri sono progettati per ricerche che esegui spesso, specialmente ricerche complesse. Invece di digitarli ogni volta, basta cliccare sul nome del filtro. Se c’è una ricerca che usi raramente, non è necessario salvarla come filtro se non lo desideri.

4. Come posso organizzare i miei filtri?

È facile che i filtri diventino disordinati. Ci sono diversi modi per tenerli organizzati:

• Aggiungi i tuoi più usati ai Preferiti.
• Raggruppa filtri simili con etichette codificate a colori.
• Trascina e rilascia per organizzare i filtri come desideri nella tua lista Filtri & Etichette.
• Se ci sono filtri che non usi più, eliminali. Meno filtri hai, più facile è trovare ciò di cui hai bisogno.